Sähköposti voi olla nopea ja tehokas tapa pitää yhteyttä kollegoihin, mutta virheellinen käyttö ei ole pelkästään ammattimainen, vaan se saattaa maksaa sinulle työtä. Muutamia vinkkejä voi auttaa ylläpitämään ammattitaitoista sähköpostin etikettiä.
Aloita lähettämällä sähköpostiosoite vastaanottajalle käyttämällä oikeaa nimikettä eli Dear Mrs. Miss. Dr. jne. Muodollisuuden puute on yleisin virhe. Tietoliikenteen välineestä riippumatta tietty etiketti on välttämätön. Jos osoittaisit vastaanottajalle henkilökohtaisen nimensä, tee se myös sähköpostiviestissäsi.
$config[code] not foundJos sähköpostiviesti toimitetaan usealle vastaanottajalle, voit korvata hyvät herrat, naiset, herrat, (yrityksen nimi) henkilöstö jne.
Ohita yksi rivi ja kirjoita sisältösi - artikkelin käsittelemä tieto. Tämän ei pitäisi koskaan sisältää slangia, syvyyttä, alastomuutta, sarkasmia, vitsejä, yksilön huonontumista tai muuta tietoa, jota voidaan tulkita loukkaavaksi kenellekään.
Pidä viestisi suoraan ja pisteeseen. Perusta se tosiasioihin, ei tunteisiin.
Älä koskaan unohda, että sähköpostit ovat helposti siirrettävissä. Vaikka suunnitellut vastaanottajat eivät välitä sähköpostia, jotkin yritykset valvovat sähköpostin kirjeenvaihtoa, joka ei ole tietoinen tietokoneen käyttäjälle. Lisäksi, kun jotain on tulostettu, joko sähköisesti tai muuten, se voidaan viitata määrittelemättömään aikaan. Ystävällinen vastaanottaja voi tänään olla huomenna vastustaja.
Ohita rivi ja sulje oikea allekirjoitus. Tähän pitäisi sisältyä täydellinen nimi, yrityksen nimi, osasto, tarvittaessa, yrityksen osoite ja yhteystiedot puhelimitse.
Esimerkki:
Parhain terveisin;
John Smith, toimittaja ABC Entertainment 123 Main Street, Suite 280 Los Angeles, CA 92567 Puhelin: (213) 456-7485 Cell: (213) 654-8768
Otsikkorivillä anna sähköpostiosoite asianmukaisesti, jotta se on helposti tunnistettavissa.
Aina oikeinkirjoituksen tarkistus! Oikeinkirjoitusvirheet heijastavat huonosti kirjoittajaa.
Oikolukea. Sitten anna sen istua 20 minuuttia tai niin kauan kuin mahdollista ja korjaa uudelleen. Jos tärkeää kohtaa tai asiaa käsitellään, anna toinen yksilöllinen oikaisu ennen lähettämistä vastaanottajille.
Lähetyspainiketta on erittäin helppo lyödä, mutta ohjata kehotusta, koska sähköpostin lähettämisen jälkeen et voi korjata virheitä.
Älä käytä hymiöitä, niin söpöjä kuin ne näyttävät.
Vältä myös liian monen värin käyttöä. Yritä pitää värit kahdessa maksimissa sähköpostissa.
Aina BCC (Blind Carbon Copy) itse, joten sinulla on kopioita kirjeenvaihdostasi, vaikka sähköpostiohjelmasi tallentaa automaattisesti lähetettyjen sähköpostiviestien kopiot.
Tulet pian tottumaan muodollisuuteen. Vastaanottajat arvostavat ammattimaisuuttasi ja voit auttaa välttämään mahdollisesti haitallisia virheitä.
