Kokoussuunnittelija suuressa konferenssissa sijaitsevassa majoituspaikassa vastaa asiakkaan tapahtumasta alkukontaktista, kunnes ryhmä lähtee hotellista. Suunnittelija käsittelee kaikkea varauksesta kokous- ja hotellihuoneista elintarvikkeiden ja laitteiden asentamiseen. Suuressa laitoksessa voi olla useita kokoussuunnittelijoita, joilla kaikilla on erilaiset osaamisalueet ja työskentelevät yhdessä ryhmätapahtumissa. Esimerkkejä näistä eri alueista ovat varaukset, ruoka ja juoma sekä suhdetoiminta.
$config[code] not foundPR ja markkinointi
Tässä roolissa kokouksen suunnittelija toimii edustajana majoitus- ja konferenssitilaisuudesta yleisölle. Suunnittelijan tehtävänä on varmistaa, että laitoksella on positiivinen maine ja autetaan tuomaan asiakkaiden varauksia. Kokousten suunnittelijat luovat esitteitä, joissa kuvataan laitoksen palvelut, vastataan sähköpostitse lähetettyihin tai puhelimitse tapahtumien suunnittelupalveluihin liittyviin tiedusteluihin ja annetaan tietoa nykyisistä kokoustiloista ja palveluista hotellin verkkosivuilla. Tässä roolissa suunnittelija luo sisältöä multimediasisältöille laitoksen tapahtumien suunnitteluosastolle. Suunnittelijan on myös pyydettävä yrityksiä ja yleissopimuksia edistämään uutta ja jatkuvaa liiketoimintaa.
Varaukset ja rekisteröinti
Kun työskentelet ensisijaisesti varauksissa ja rekisteröinnissä, kokoussuunnittelija auttaa asiakkaita tekemään hotelli- ja juhlasalivarauksia osallistujille. Riippuen siitä, kuinka suuri ryhmä on ja mitä toimintoja pidetään paikan päällä, kokouksen suunnittelija ehdottaa, että kokouskeskuksen kokoushuoneet vastaavat parhaiten asiakkaan tarpeita. Suunnittelija myös kirjaa hotellihuoneiden ryhmiä asiakkaan osallistujille ja avustaa tarvittavassa ylivuodon yhteydessä. Osa kokouksen suunnittelijan roolista sisältää ryhmän diskonttokoron neuvottelemisen ja mahdollisesti matkajärjestelyjen avustamisen. Kokousten suunnittelijat auttavat myös osallistujien rekisteröintiä paikan päällä.
Päivän video
Syöttää sinulle SaplingRuoka ja juoma
Jokainen sopimus tarvitsee ruoka- ja juomapalveluja. Asiakkaille onneksi kokouksen suunnittelijat huolehtivat helposti tästä asiasta. Kokoussuunnittelija auttaa asiakasta selvittämään, kuinka paljon ruokaa tarvitaan osallistujien ennustetulle määrälle. Osa tästä auttaa määrittämään, tuleeko ateriat tarjoillaan illallisella tai buffet-tyylillä ja mitä juomia tulisi tarjota. Kokouksen suunnittelija käsittelee kunkin aterian valikkoa asiakkaan kanssa ja auttaa kehittämään budjetin tai pakettitarjouksen asiakkaalle.
Tekniset tehtävät
Kokouksen suunnittelijan tehtävää on monia erilaisia teknisiä näkökohtia suuressa kokoustilamajoituksessa. Yksi roolin teknisistä taloudellisista näkökohdista on auttaa asiakasta kehittämään talousarviota ja määrittämään, miten kaikki laitoksen palvelut maksetaan. Kokouksen suunnittelija järjestää asiakkaan koko tapahtuman varmistaen, että asiakas tietää, mitä konferenssihuoneita on saatavilla milloin tahansa ja kehittää tapahtuman aikataulua. Suunnittelijat vastaavat myös asiakkaan tarpeiden mukaisten audiovisuaalisten tai muiden erikoislaitteiden paikantamisesta, vuokraamisesta ja asettamisesta. Kokouksen suunnittelija voi myös paikantaa ja järjestää viihdettä asiakkaan pyynnöstä.
