Vastuu useimmista pienyritysten omistajista haluaisi unohtaa. Mutta on ehdottoman välttämätöntä, että jokainen, joka käyttää jotakin suurempaa kuin yksittäinen yritys. Tämä on sinun velvollisuutesi pitää kirjaa työntekijöistänne. Vaikka tämä ei ehkä ole yrityksen jännittävin osa, se on tärkeää.
Työntekijöiden tietueiden säilyttämistä koskevat vaatimukset
Liittovaltion, valtion ja paikallishallinnon kaikilla on erilaisia vaatimuksia, kun on kyse tarkasta dokumentoinnista vuokraus- ja muista HR-toiminnoista työntekijöiden ja yritysten suojelemiseksi. Yrityksenä, jos näitä tietueita ei pystytä pitämään käsillä, voit jättää sinut avoinna virheellisiin päätöksiin tai vastaaviin vaikutuksiin ilman mitään paperityötä puolustamaan itseäsi. Seuraavassa on joitakin vaatimuksia, joita yrityksesi joutuu tyydyttämään työntekijätietojen säilyttämisessä.
$config[code] not foundPidä vuokratietueita vuodessa
Kun palkaat uuden paikan, liittovaltion säädökset, kuten amerikkalaiset vammaiset ja VII osasto, edellyttävät, että olet syrjimätön palkkauksessa. Siksi sinun tulee pitää kaikki hakemukset, ansioluettelot ja muut dokumentit vuokrausprosessista vähintään vuoden kuluttua työn täyttämisestä, jos joku osapuolista, jotka eivät ole vastaanottaneet työtä, päättävät jättää asian.
Pidä palkkalistoilla kolme vuotta
Palkkalaskelmat ovat välttämättömiä sen varmistamiseksi, että työntekijät saavat kohtuullisen korvauksen heidän käyttämästään tunneista ja varmistavat, että yrityksesi noudattaa ylityö- ja vähimmäispalkkavaatimuksia. Laissa edellytetään, että pidät nämä tiedot ennallaan vapautetuille työntekijöille kolmen vuoden ajan. Työntekijät voivat kuitenkin myös jättää oikeusjuttuja, jos he kokevat olevansa velkaa takaisin ylityöstä. Siksi voi olla hyödyllistä pitää ne käsillä enintään viisi vuotta irtisanomisen jälkeen.
Pidä I-9-lomakkeet vuoden päättymisen jälkeen
I-9-lomakkeita tarvitaan, jotta yritykset voivat osoittaa, että he ovat vahvistaneet, että työntekijä on oikeutettu työskentelemään Yhdysvalloissa. Lain mukaan sinun on pidettävä nämä lomakkeet kolmen vuoden ajan työntekijän palkkaamisesta tai vuoden kuluttua työntekijän irtisanomisesta sen mukaan, kumpi päivämäärä tulee myöhemmin. Sinun on myös säilytettävä nämä lomakkeet erillään muista henkilöstön tietueista.
Pidä erottelupaperit viiden vuoden kuluttua irtisanomisesta
Asiakirjojen säilyttäminen irtisanomisen tai erottamisen yhteydessä on myös välttämätöntä, jos olet joutunut virheellisiin irtisanomiskysymyksiin. Pidä irtisanomisilmoitukset ja poistu haastatteluasiakirjat kädessä kolmen vuoden ajan työntekijän lähtiessä ja erottelupaperit viisi vuotta.
Pidä FMLA Leave Reports -raportit kolmen vuoden kuluttua irtisanomisesta
Family Medical Leave Act on olemassa, jotta varmistetaan, että oikeutetut työntekijät saavat palkatonta lomaa, jos heidän työnsä on suojattu lääketieteellisessä tai perheongelmassa. Jos työntekijä jättää FMLA-lomaa koskevan pyynnön, sinun on pidettävä nämä tiedot tietueissasi vähintään kolmen vuoden ajan sen jälkeen, kun työntekijä on käyttänyt liiketoimintasi osia, riippumatta siitä, onko loma myönnetty vai ei.
Pidä eläke-etuudet lomakkeita kuudeksi vuodeksi
Jos annat työntekijöille eläke-etuuksia, sinun tulee säilyttää nämä tiedot vähintään kuuden vuoden ajan työntekijän lähtiessä tai päättyessä työntekijöiden eläketurvan lain mukaan. Lisäksi tuomioistuimet ovat todenneet, että yrityksen vastuulla on todistaa, että he tarjoavat riittävän kattavuuden ja hyödyt siinä tapauksessa, että työntekijä haastaa, eikä työntekijän velvollisuudesta todistaa kattavuus riittämättömäksi.
Pidä huumeiden testitiedot viisi vuotta
Joissakin tapauksissa taustan tarkistus ja lääkkeiden testaustiedot voivat kuulua muiden palkkaustietojen standardiin. Jos työ liittyy kuljetukseen, sinun on kuitenkin pidettävä kirjaa kaikista viiden vuoden ajan tehdyistä lääkekokeista osana liikenneosaston turvallisuusmääräyksiä.
Pidä työntekijöiden veroasiakirjat neljän vuoden ajan
Kun kyse on työntekijöihin liittyvistä veroista, IRS suosittelee kirjanpidon pitämistä neljän vuoden ajan tarkastuksen yhteydessä. Tähän pitäisi sisältyä kaikki palkat, eläkemaksut, kärki-, W-2- ja W-4-lomakkeet sekä kaikki muut niihin liittyvät tiedot.
Pidä työntekijöiden terveyttä ja turvallisuutta koskevat tiedot viiden vuoden ajan
Työterveys- ja työturvallisuuslaki edellyttää, että otat ja pidät kirjaa kaikista työpaikalla saavutetuista työntekijöiden vammoista ja sairauksista, joissa on lyhyt kuvaus ja muut asiaankuuluvat tiedot. Näin varmistetaan, että työntekijöille tarjotaan turvallinen työympäristö ja että kaikki asiat hoidetaan vastaavasti.
Pidä työttömyysvakuutustiedot jopa seitsemän vuoden ajan
Työttömyysvakuutustietovaatimukset vaihtelevat valtion mukaan. Joissakin tapauksissa saatat kuitenkin joutua pitämään nämä tiedot neljästä seitsemään vuoteen. Erityisesti Washington D.C. vaatii yrityksiä pitämään nämä tiedot ajan tasalla seitsemän vuotta.
Säilytä jopa viiden vuoden sopimukset
Jos työskentelet riippumattomien urakoitsijoiden tai kolmansien osapuolten kanssa, saatat joutua täyttämään myös joitakin valtion kirjanpitovaatimuksia. Virginia on velvollinen pitämään sopimukset käsiinsä viiden vuoden ajan sopimuksen tekemisestä. Joillakin muilla valtioilla on myös samanlaisia vaatimuksia, jotka ovat kolmen ja neljän vuoden välillä.
Kuva Shutterstockin kautta
2 Kommentit ▼
