Vastaanottovirkailija edustaa yritystä olemalla kasvot ja ääni, joka tervehtii asiakkaita heidän ensimmäisen vierailunsa tai puhelunsa yhteydessä. Vastaanottovirkailijan kyky luoda hyvä ensivaikutelma on tärkeä osa yrityksen yleistä menestystä. Vaikka työnantajan tehtävät voivat vaihdella jonkin verran työnantajan ja teollisuuden mukaan, vastaanottovirkailijalla on yhteisiä taitoja ja ominaisuuksia, jotka ovat välttämättömiä mihin tahansa työhön.
$config[code] not foundViestintätaidot
Viestintä on vastaanottovirkailijoiden tehtävien ytimessä. Hänen on voitava puhua selkeästi puhelimessa ja henkilökohtaisesti. Hän ottaa viestejä ja välittää ne oikeaan yksilöön. Hän voi antaa ohjeita, vastata kysymyksiin ja ohjata kävijöitä tai soittajia toiseen työntekijään tai osastoon. Hyvä vastaanottovirkailija on luettavissa käsin, joten muistiinpanoja ja viestejä voi lukea helposti.
On myös tärkeää tietää alan terminologia. Esimerkiksi lääketieteen vastaanottovirkailijoiden taidot sisältävät usein perustiedot lääketieteellisistä menettelyistä ja vakuutusyhtiöiden ja lääkkeiden edustajien käyttämistä termeistä. Hyvä vastaanottovirkailija tietää tarpeeksi yrityksen ja sen erikoistuneesta sanastosta voidakseen vastata peruskysymyksiin ja ohjata soittajia ja vierailijoita asianmukaisiin osastoihin.
Kyky olla joukkueen pelaaja
Vastaanottovirkailija toimii linkkinä asiakkaiden ja työntekijöiden välillä, jotka tarjoavat halutut palvelut. Vastaanottovirkailijat auttavat asiakkaita ja asiakkaita saamaan haluamansa. Ne auttavat työtovereita monin tavoin, puhelujen tekemisestä ja ottamisesta ajanvarauskirjojen pitämiseen ja muiden rutiinitoimintojen suorittamiseen. Vastaanottovirkailijat helpottavat usein työtovereidensa välistä viestintää, mikä auttaa varmistamaan, että liiketoiminta toimii mahdollisimman sujuvasti.
Tietokoneiden lukutaito
Työpaikasta riippuen vastaanottovirkailija voi tehdä paljon enemmän kuin vastata puhelimiin ja tervehtiä asiakkaita. Vastaanottoviranomaisen tehtävät voivat olla kirjeiden, muistioiden, laskujen, aikataulujen ja muiden asiakirjojen ja tietueiden luominen. Useimmat yritykset luottavat nykyisin sähköisiin keinoihin asiakirjojen alkuperästä ja ylläpidosta. Vastaanottovirkailijoiden tulisi tuntea tavallinen tekstinkäsittely- ja taulukkolaskentaohjelmisto, kuten Microsoft Word ja Excel. Heidän pitäisi pystyä oppimaan erikoistuneita ohjelmistoja, joita yritys voi käyttää hallinnolliseen työhönsä.
Vastaanottovirkailijoiden tulisi myös tietää, miten toimitaan tavanomaisissa toimistolaitteissa. Tähän kuuluvat moniriviset puhelimet, kopiokoneet, faksit ja postimittarit.
Oikea persoonallisuus
Joitakin vastaanottovirkailijan ominaisuuksia ei voi oppia koulussa. Vastaanottovirkailija voi olla stressaavaa; hyvä vastaanottovirkailija hoitaa useita tehtäviä kerrallaan rauhallisesti ja tehokkaasti. Saattaa olla useita asiakkaita odottamassa linjaa huomiota. Toimitusohjain saattaa tarvita allekirjoituksen, kun jongleoit puheluita useilla riveillä. Yksi työtoveri saattaa pyytää viestejä samaan aikaan, kun toinen pyytää sinua tarkistamaan tapaamisaikataulun. Hyvä vastaanottovirkailija pystyy järjestämään ja priorisoimaan tehtävät, jotta ne saadaan aikaan oikein ja oikea-aikaisesti.
Vastaanottovirkailijana saat todennäköisesti käyttää luottamuksellisia tietoja työtovereista ja asiakkaista. Molemmilla poikkeuksilla on vastaanottovirkailijan uskollisuus ja harkintavalta yksityisten tietojen suojaamisessa.
Lähtevä persoonallisuus on selkeä plus hyvä vastaanottovirkailija. Riippuen siitä, missä työskentelet, päiväsi voi olla varsin kiireinen, sillä on paljon vuorovaikutusta asiakkaiden ja työtovereiden kanssa. On tärkeää olla miellyttävä ja liike-elämän kaltainen aina riippumatta siitä, mitä tunnet olosi tai millainen päivä sinulla on ollut.
Työympäristö
Vastaanottovirkailijat istuvat yleensä pöydässä vastaanottoalueella, odotushuoneessa tai toimistossa. Tuoreen kyselyn mukaan Bostonin maapallo yli 90 prosenttia tällä hetkellä työskentelevistä vastaanottovirkailijoista on naisia. Koska vastaanottajat tarvitsevat monenlaisia toimialoja ja asetuksia, on olemassa mahdollisuuksia täysi- ja osa-aikatyöhön, säännöllisen työajan ja ilta-, yö-, loma- ja viikonlopun aikatauluihin.
Palkat ja työennusteet
Vastaanottovirkailijan keskipalkka on $34,800 vuodessa, jonka alue vaihtelee tyypillisesti $31,247 ja $39,012. Paljon tekijöitä voivat vaikuttaa palkka, mukaan lukien työnantaja, maantieteellinen sijainti, koulutus, vastaanottovirkailijoiden tehtävät ja vuosien kokemus.
Yhdysvaltain työtilastotoimiston, joka seuraa useimpien siviilialan ammattien osalta, mukaan vastaanottovirkailijoiden odotettavissa oleva kasvuvauhti on noin 9 prosenttia vuoteen 2026 mennessä. Se on yhtä nopea kuin keskimäärin muihin ammatteihin verrattuna.
