Muistio, joka sisältää huonoja uutisia budjettileikkauksista, on yhtä stressaavaa henkilölle, jonka on kirjoitettava se sellaisenaan työntekijöille, jotka saavat sen. Mutta on olemassa keinoja käsitellä oikeanlaista muistioa tämän tyytymättömän tehtävän kohdalla, ja siihen kuuluu sellaisten ominaisuuksien pitäminen, kuten sävy, suoruus ja empatia. Kohta huonot uutiset suoraan muistioon, selitä, mitä seuraavaksi tapahtuu, ja menet pitkälle kohti tätä kielteistä tilannetta koskevaa perusteltua hyväksyntää.
$config[code] not foundOhjeet
Selitä, mitä tapahtuu muistiossa mahdollisimman pian. Aloita tunnustuksella, että uutiset, joita aiotte tuottaa, eivät ole toivottavia. Esittäkää sitten budjettileikkausten syyt ja tee se rauhallisella ja järkevällä tavalla.
Kuvaile, mitä budjettileikkaukset tarkoittavat työntekijöiden työpaikkoja. Se on suurin kysymys, jota sinulla on, ja sinun täytyy käsitellä sitä jo varhain. Ilmoittakaa, mitä leikkauksia yrityksesi osastot vaikuttavat, ja kuinka monta työpaikkaa linjalla on.
Vältä vihollisen, pilkottavan tai pilkottavan kielen käyttöä mihin tahansa muistioon. Kunnioita työntekijääsi kertomalla totuus ja myötätuntoisella tavalla. Mutta älä pyydä anteeksi tai kirjoita liikaa siitä, miten tuntuu järkyttyneeltä. Työntekijät näkevät todennäköisesti sellaiset kommentit kuin epäasialliset.
Kiinnostus palautteeseen. Ilmoita työntekijöillesi, miten he pääsevät sinuun kysymyksiin talousarvion leikkauksista. Yritä ennakoida erilaisia kysymyksiä, joita he pyytävät, ja olla valmiita antamaan uskottavia, ytimekkäitä vastauksia.
Kiitos työntekijöistä heidän ajastaan, ei pelkästään muistion lukemisesta, vaan heidän kovasta työstään ja sitoutumisestaan työhön. Vältä phony myötätuntoa. Osoita sen sijaan empatiaa ja huolta. Anna heille tukea sisällyttämällä muistioon tiedot neuvonnasta ja muista työntekijöiden avun muodoista, jotka saattavat olla käytettävissä.
Ohjaa työntekijät henkilöstöresursseihin saadaksesi lisätietoja budjettileikkauksista. Vaikka kyseisen osaston olisi ilmoitettava työntekijöille järjestelyistä, kuten erorahasta, vakuutuksesta ja työharjoittelusta, vältetään lähettämästä työntekijöitä siellä vastaamaan huolenaiheisiin kysymyksiin. Sinun velvollisuutesi on saada työntekijät tuntemaan olonsa helpommaksi, ja heidän pitäisi tulla teille näihin kysymyksiin.
Sisällytä kaikki liitetiedostot, jotka saatat liittyä budjettileikkauksiin. Kun olet kirjautunut muistiinpanosi, jossa on lupaus saatavuudesta, voit myös lisätä kommentin, joka ohjaa lukijat kaavioihin ja muihin tilastotietoihin, jotka tukevat päätöstä leikata budjettia. Tämä voi auttaa työntekijöitä ymmärtämään paremmin liikkeen syy.
Kärki
Päätä huhuja kirjoittamalla muistio mahdollisimman pian. Huhut lähestyvistä huonoista uutisista voivat aiheuttaa häiritseviä moraaliongelmia, jotka on käsiteltävä nopeasti.
Tarkista muistio huolellisesti kieliopin, kielen tai oikeinkirjoituksen virheistä. Virheet aiheuttavat ilmoituksen vakavan tuonnin.
