Jos olet liittänyt yrityksesi S-konserniin tai C-konserniin, useimmat valtiot vaativat, että pidät huolellisesti yrityksen toimintaa. Joka kerta, kun hallituksenne kokoontuu, yrityksesi pitää kirjaa asiakirja-aineistosta sääntöjen noudattamista varten.
On olemassa pitkä luettelo mahdollisista tapahtumista ja päätöslauselmista, joita sinun on ehkä pidettävä kirjattuna. Tähän voi sisältyä mitä tahansa:
$config[code] not found- Uuden upseerin nimittäminen.
- Johtajan eroaminen.
- Ostovakuutus.
- Myynti varastossa
- Luottokortin / luottokortin saaminen yrityksen nimessä.
Tietojen säilyttäminen voi olla paljon, jotta pienten yritysten omistaja voisi olla suorassa. Asianmukaiset kokouspöytäkirjat ovat kuitenkin välttämättömiä, jotta yrityksesi pysyy hyvässä kunnossa ja ylläpitää henkilökohtaista vastuuta. Alla on joitakin tärkeimpiä asioita, jotka sinun on tiedettävä, kun pidät kokouksia.
Mitä ovat kokouspöytäkirjat?
Kokouspöytäkirjat pitävät virallisen selvityksen siitä, mitä virallisissa kokouksissa tehtiin tai joista puhuttiin, mukaan lukien tehdyt päätökset tai toteutetut toimet.
Ne toteutetaan yhtiön hallituksen tai osakkeenomistajien virallisen kokouksen aikana, kuten alustavat ja vuosittaiset kokoukset. Kokouspöytäkirjat tallennetaan yleensä yrityksen sihteerille (tai muulle kokoukseen nimitetylle henkilölle).
Mitä tulee kokouspöytäkirjoihin?
Kokouspöytäkirjasi ei tarvitse sisältää kaikkia pieniä yksityiskohtia. Sinun tarvitsee vain dokumentoida keskeiset tiedot ja tehdyt päätökset tai toteutetut toimet. Yleensä sinun pitäisi olla riittävän yksityiskohtaisia, jotta ne voivat toimia yrityksen ”institutionaalisena muistina”.
Tyypillisiä minuutteja ovat seuraavat:
- Perustiedot kokouksesta: päivämäärä, aika, sijainti.
- Kuka osallistui ja erityinen huomautus niissä tapauksissa, joissa osallistujat tulivat myöhään tai lähtivät aikaisin.
- Esityslistan kohdat, joissa on lyhyt kuvaus kustakin kohdasta.
- Äänestystoimenpiteet, joissa on yksityiskohtainen selvitys siitä, miten kukin yksittäinen henkilö äänesti, sekä kaikki äänestykset.
- Aika, jolloin kokous keskeytettiin.
Useimmissa tapauksissa sinun ei tarvitse luoda minuutteja tyhjästä. Voit löytää ilmaisia malleja verkossa, jotta ne voivat toimia lähtökohtana. Valitse minuuttisi / dokumentaatiotyyppisi, täytä aihiot ja tulosta se, ja olet täyttänyt kirjausvelvollisuutesi.
Kuka on velvollinen pitämään kokouspöytäkirjat?
Suurin osa valtioista vaatii sekä S-yhtiöiden että C-yhtiöiden dokumentoimaan merkittäviä liiketoimintapäätöksiä ja tärkeimpiä kokouksia.
Tällä hetkellä seuraavat valtiot Älä vaatii, että minuutit on säilytettävä:
- Delaware
- Kansas
- Nevada
- Pohjois-Dakota
- Oklahoma
Lisäksi yhtiöiden ei tarvitse säilyttää minuutteja.
Mitä minun pitäisi tehdä pöytäkirjojen jälkeen, kun ne on tallennettu?
Pöytäkirjoja ei tarvitse jättää valtiolle, vaan ne voidaan säilyttää muiden yritystietojen, kuten yhtiöjärjestysten, sääntöjen ja päätöslauselmien, kanssa.
Muiden asiakirjojen tapaan sinun pitäisi säilyttää minuutteja kädessä vähintään seitsemän vuotta. Yhtiön jäsenillä, kuten osakkeenomistajilla, virkailijoilla ja johtajilla, on oikeus tutustua yhtiökokouksen pöytäkirjaan "kohtuullisella pyynnöllä".
Vaikka sinun ei tarvitse toimittaa näitä asiakirjoja valtiolle, niitä on edelleen pidettävä tärkeinä asiakirjoina, ja ne ovat välttämättömiä yrityksen hyvän aseman ja rajoitetun vastuun suojaamiseksi.
16 Huomautukset ▼
