Perinteinen paperin arkistointi on suurelta osin korvattu tai tuettu tiedostojen tallennuksella tietokantoihin. Perinteiseen arkistointiin liittyy etuja ja haittoja. Vaikka paperitiedostot ovat ulottuvillasi ja helposti saatavilla, ne vievät myös paljon tilaa ja jätepaperia. Sen määrittäminen, onko perinteinen arkistointijärjestelmä sopiva sinulle, riippuu yrityksestäsi. Oikeudelliset yritykset ja lääketieteellisiä asiakirjoja pitävät yritykset saattavat huomata, että niiden tiedostot muuttuvat tai kasvavat niin nopeasti, että perinteinen paperin arkistointi on ainoa tapa pysyä päivittäisessä kehityksessä.
$config[code] not foundHelppo käyttää
Perinteinen tiedostojärjestely on helppo käyttää. Tiedostot ovat fyysisesti keskeisellä paikalla. Jos et löydä jotain, voit viettää niin kauan kuin tarvitset jokaisen tiedoston läpi, kunnes löydät juuri sen, mitä etsit. Kyky nähdä, koskettaa ja lukea tiedostojasi aina, kun haluat auttaa sinua miettimään, miten innovaatioita yrityksesi osa-alueista.
Helppo ymmärtää
Perinteiset arkistointijärjestelmät ovat yleensä helposti ymmärrettäviä. Tiedostot voidaan järjestää useilla tavoilla, mukaan lukien aakkosjärjestyksessä, aiheen tai taitoluettelon mukaan, numeerisesti, päivämäärän, sijainnin tai tärkeysjärjestyksen mukaan. Vaikka et aluksi ymmärrä käytössä olevaa arkistointijärjestelmää, voit selvittää sen käymällä läpi tiedostot ja kiinnittämällä huomiota niiden määrittäviin tekijöihin.
Päivän video
Syöttää sinulle SaplingVanhentunut
Toisaalta perinteiset paperitiedostot on korvattu monissa organisaatioissa tietokoneiden arkistointiin. Enemmän yrityksiä skannaa ja lataa tiedostojaan toimistokoneisiin. Tällä menetelmällä työntekijät voivat löytää tiedostoja ja ladata ne välittömästi hakutietokantaohjelmistolla, mikä säästää aikaa ja lisää tuottavuutta.
Vaikea suojata
Perinteisesti järjestettyjä tiedostoja on vaikea suojata. Tulipalot tai muut luonnonkatastrofit voivat tuhota tiedostoja, jotka voivat johtaa liiketoiminnan menettämiseen. Perinteisten tiedostojen varmuuskopiointi on aikaa vievää, ja sen kopiointi, merkitseminen ja uudelleenkirjoittaminen kestää tunnin.
Tilan ja tehokkuuden puute
Perinteinen tiedostoorganisaatio voi päästä käsistä. Järjestettävien tiedostojen määrä kasvaa yrityksesi kanssa; tietokannassa voi olla kipua löytää tilaa kaikille paperityöille. Tapahtumien asettaminen tehokkaasti voi myös olla haaste.
