Toimistoautomaatiohenkilöstö on hallinnollinen ammattilainen, joka huolehtii pääasiassa virastojen tehtävistä. Toimistoautomaatiohenkilöt ovat vastuussa viestinnän, dokumentaation ja toimintojen virtauksesta oman osastonsa eri osissa. Heidän tehtävänsä vaihtelevat puheluihin vastaamisesta ja vastaavuuden tekemisestä tutkimus- ja raporttiprotokolliin. Toimistoautomaatiohenkilöt tarjoavat elintärkeää hallinnollista tukea alalle, sisäiselle toimistolle ja valvontaviranomaiselle, jotta varmistetaan sujuva toiminta kaikkialla palkkaavan osaston tasolla.
$config[code] not foundTarvittavat taidot
Toimistoautomaatiohenkilöiden on oltava järjestäytyneitä, kärsivällisiä ja tarkkaavaisia, jotta kirjeenvaihto ja yhteydenpitotoiminnot toimivat sujuvasti. Heillä on oltava erinomaiset ihmissuhteet ja pystyttävä käsittelemään vuorovaikutusta useiden ihmisten kanssa sekä osaston sisällä että sen ulkopuolella. Toimistoautomaatiohenkilöstön on myös oltava perehtynyt erilaisiin toimistotarvikkeisiin, kuten kopiokoneisiin, postimittauslaitteisiin, faksilaitteisiin ja verkkokäyttöisiin henkilökohtaisiin tietokoneisiin.
Ensisijaiset tehtävät
Toimiston automatisointitoimistot käsittelevät pääasiassa erilaisia hallinnollisia tehtäviä valvontaviranomaisten puolesta, mukaan lukien puhelinviestintä, asiakirjojen valmistelu, kirjeenvaihtoluonnokset, tietokannan ylläpito ja joissakin tapauksissa tutkimustutkimus. Office-automaatiohenkilöstö vastaa myös välitöntä toimistotukea koskeviin pyyntöihin, kuten tiedonhakuihin, toimisto-muistion luonnoksiin tai viittaushakuihin. He myös luetteloivat ja hallinnoivat osastokirjoja ja tiedostoja, jotta ne voidaan hakea nopeasti ja tehokkaasti. Toimistoautomaatiohenkilöt vuorovaikutuksessa ja yhteistyössä vaihtelevien osastojen henkilöstön kanssa varmistavat hyvän osaston viestinnän yleisesti.
Päivän video
Syöttää sinulle SaplingToissijaiset tehtävät
Vaikka toimistoautomaatiohenkilöt ovat monipuolisia ensisijaisissa tehtävissään, he suorittavat myös toissijaisia toimintoja, kuten uudempien virkailijoiden kouluttamista, henkilökunnan kokouksiin osallistumista ja osastokeskuksen tukemien sosiaalisten toimintojen, kuten piknik- ja lomapuolueiden, osallistumista toimiston yhteenkuuluvuuden tukemiseen. Jotkut toimistoautomaatiohenkilöt suorittavat tehtäviä omasta aloitteestaan, kuten kuvitettujen kaavioiden, kalenterien tai motivoivien julisteiden luominen toimistoympäristön parantamiseksi. Toisinaan toimistoautomaation virkailijat joutuvat ottamaan vastaan poissaolevan esimiehen tai virkailijan hallinnolliset vastuut myös tietyissä tapauksissa.
Taustaprofiili
Hallituksen palveluksessa olevien toimistoautomaatiohenkilöiden on oltava 18-vuotiaita tai vanhempia. Useimmat osastot vaativat vähintään kuusi kuukautta asiaankuuluvaa yleistä toimistokokemusta ja kykyä nostaa vähintään 20 kiloa. Kaikkien toimistoautomaatiohenkilöstön on suoritettava taustatutkimus luottamuksellisen turvatarkastuksen tai korkeamman tietokannan saamiseksi henkilötietojen tiedostoihin. Miehen toimistoautomaatiohenkilöiden on oltava rekisteröityjä valikoivaan palveluun.
