Kokousmuistioissa käsitellään kokouksen tarkoitusta, asiaankuuluvia faktoja ja sitä, miten vastaanottajien olisi vastattava tietoihin. Pidä muistio mahdollisimman suorana ja ytimekkäästi ja lähetä se sähköisesti tai sijoita se työntekijöiden sisäisiin postilaatikoihin. Vankka liikekokouksen muistio auttaa johtajia, tiimijohtajia ja työtovereita jakamaan tietoja työntekijöiden kanssa tulevista kokouksista oikea-aikaisesti ja tehokkaasti.
$config[code] not foundMuistion muoto
Noudata kokousten muistion muotoilussa noudatettuja kirjallisia yritysviestintämenettelyjä. yksi tila ja vasemmisto oikeuttavat sisällön, ohita rivien välinen kohta, aseta yksi tila jokaisen jakson jälkeen ja älä lisää, kun aloitat uuden kappaleen. Käytä tiettyjä otsikoita, kuten "Mitä saada kokous" auttaa vastaanottajia tunnistamaan tärkeitä tietoja, ja tarjoamaan numeroidut luettelot ja luettelomerkit, jotta he voivat nopeasti löytää tarvitsemansa tiedot, suosittelee Purduen yliopiston online-kirjoittamislaboria. Jätä yläreunaan 1,5 tuuman marginaali - ellet käytä kirjelomakkeita ja lisää marginaalia - ja kirjoita sana "MEMORANDUM" sivun yläreunassa lihavoiduilla isoilla kirjaimilla, suosittelee Loyolan yliopistoa New Orleansissa.
Tiedot ja aihe
Antakaa tarkat tiedot kokouksesta. Älä käytä kokousmuistioita keskustellaksesi muista asioista, jotka eivät ole merkityksellisiä kokoukselle, suosittelee Marylandin yliopiston yliopiston korkeakoulua. Sisällytä kokouksen päivämäärä, kellonaika ja sijainti, ensisijainen aihe ja kuka tekee kokouksen otsikossa. Osoita muistio yksittäisille työntekijöille, koko osastolle, tiettyyn tiimiin tai koko henkilöstöön. Anna lyhyt yhteenveto siitä, mitä kokouksessa käsitellään ja sisältää ohjeita tai liitteitä, jos haluat työntekijöiden lukea tai valmistaa materiaaleja ennen kokouksen päivämäärää. Pidä muistio yhtä sivua tai vähemmän.
Päivän video
Syöttää sinulle SaplingProfessional-ääni
Käytä yhteistä päivittäistä ammatillista kieltä muistioon ja välttää slangia, sarkasmia tai vitsejä. Selvitä selvästi, milloin, missä ja miksi pidät kokousta, ja älä yritä tehdä vaikutteita vastaanottajille, joilla on frilly sanastoa. Ole suora ja täsmällinen kokoustietojesi ja ohjeiden kanssa, samalla kun pidät kohtelias ja kohtelias sävy. Vältä tunteita ja tartu kokouksen perustietoihin, Loyolan yliopiston mukaan. Vaikka keskusteltaisitte kokouksessa emotionaalisesti veloitetuista asioista, konflikteista tai yrityksen huolista, kokouksen muistio tarvitsee rauhallisen, neutraalin sävyn.
Tapoja lähettää kokousmuistio
Lähetä kokousmuistio samalla tavalla kuin tavallisesti kommunikoida työtovereiden ja henkilökunnan kanssa. Esimerkiksi peruskoulun päällikkö saattaa asettaa muistion kovalevyn jokaiselle opettajan sisäiselle postilaatikolle. Tai hän voi lähettää muistiinpanoja sähköisesti opettajien työn sähköpostiosoitteisiin. Lähetä tekstiviestimuistio vain työntekijöillesi, jos olet jo ilmoittanut heille etukäteen, että aiot vastaavalla tavalla. Muistiinpanot ovat yleensä liian kauan lähettää tekstiviestejä, ellet toimita vain päivämäärää, aikaa ja sijaintia. Älä käytä työntekijöiden henkilökohtaisia sähköpostitilejä liiketoimintaa varten, mutta älä epäröi lähettää kokousmuistioita toimiakseen sähköpostiosoitteita.
