Kokouspöytäkirjat ovat tärkeitä tietoja kokouksessa tapahtuneista tapahtumista, mukaan lukien käsitellyt asiat, tehdyt päätökset, toteutetut ja delegoidut tehtävät sekä asetetut aikataulut. Ihannetapauksessa sekä kokouspöytäkirjat käyttävät molempia kokouksen osanottajia että niitä, jotka ovat jääneet kokoukseen viitteeksi toteutettavista toimista. Pöytäkirjoja käytetään myös tulevaisuudessa resurssina, jos joku haluaa palata ja viitata tiettyyn aikaan tai projektiin. Talouskokouksen muistiinpanojen on oltava erityisen yksityiskohtaisia ja yksityiskohtaisia, koska niissä käsitellään tärkeitä lukuja ja tilastoja. Jos olet vastuussa rahoituskomitean kokousten muistiinpanoista, varmista, että muistiinpanot noudattavat yrityksen protokollaa ja noudattavat tehokkaita ja tehokkaita kokouksia koskevia huomautuksia.
$config[code] not foundHuomaa yrityksen nimi, päivämäärä ja kellonaika asiakirjan yläosassa. Sisällytä myös muita asiaankuuluvia tietoja, kuten osaston tai tiimin nimi tai erityinen syy, miksi kokousta kutsuttiin.
Tallentaa osallistujia. Rahoituskomitean kokoukseen osallistuvat tyypillisesti hallituksen puheenjohtajan, hallituksen jäsenet ja suoraan yhtiön rahoitukseen liittyvät henkilöt, kuten tilintarkastaja tai talouspäällikkö. Jos kyseessä on valtion rahoituskokous, kaupunginjohtaja ja jopa pormestari voivat olla läsnä. Lisäksi ulkopuoliset yritykset voivat olla edustettuina kokouksessa, jos keskustellaan tietystä hankkeesta. Muista merkitä ihmisten otsikot. Jos haluat, siirry läsnäololomakkeen ympärille, jotta saat varmasti oikeat nimet osallistujista. Voit myös tallentaa osallistujien nimet, jotka eivät voineet olla läsnä, mutta tarvitsevat kopion minuuteista.
Jos on esityslista, tallenna muistiinpanosi jokaiselle aiheelle, kun aihe on keskusteltu. Rahoitusvaliokunnan kokouksessa käsitellään usein budjettia, tiettyjä hankkeen rahoitusta, tuloja tai tilinpäätöksiä, tulevia määrärahoja tai muutoksia tai päivityksiä talousarvion kalenteriin. Sisällytä tärkeimmät keskustelupisteet ja alipisteet prose- tai bullet-muotoon yrityksen protokollan mukaan. Huomaa, kuka puhuu, kaikki nimet tai numerot, jotka on mainittu, sekä kuka tahansa, jolle tehtävä on määritetty, ja tehtävän eräpäivä.
Levy "Muu liiketoiminta". Kun esityslistalla olevat asiat on käsitelty, luo uusi osio, jonka otsikko on Muu liiketoiminta. Täällä voit ottaa huomioon kaikki uudet asiat, jotka on otettu esille keskustelua varten. Huomaathan jälleen puhujan, keskustelluista päivämääristä tai numeroista sekä määritetyt tehtävät ja eräpäivät.
Oikoluku ja puuttuvat tiedot. Varmista ennen kokouksen muistiinpanojen lähettämistä, että ne ovat luettavia ja kieliopillisia, ettei kirjoitusvirheitä ole ja että nimet on kirjoitettu oikein. Jos tiedät puuttuvat tiedot, yritä löytää puuttuvat tiedot. Yritä kirjoittaa minuutit mahdollisimman pian kokouksen jälkeen, mutta voit silti muistaa, mitä keskusteltiin.
