Kukaan ei halua oppia työntekijän kuolemasta, mutta kun teet sen, on suunnitelma siitä, miten sinä ja yrityksesi käsittelevät sitä. Suunnitelmaan on sisällytettävä luettelo lomakkeista, jotka sinun on lähetettävä työntekijän edunsaajalle, perheelle tai suorittajalle, sekä toimenpiteet, jotka sinun on tehtävä ennen työntekijän lopullisen palkkakirjan myöntämistä ja sen jälkeen. Valtion lait noudattavat yleensä liittovaltion suuntaviivoja, mutta tarkista valtiosi kanssa.
$config[code] not foundVuokraushetkellä
Sisällytä kaikkien uusien palkattujen työntekijöiden paperityöhön edunsaajalomake. Täyttämällä tämän lomakkeen työntekijä ilmoittaa, kenen pitäisi saada hänen lopullinen palkkansa siinä tapauksessa, että hän kuolee työskennellessään siellä. Muistuta työntekijöitä vuosittain tarkistamaan lomakkeen sen varmistamiseksi, että sen tiedot ovat ajankohtaisia ja pysyvät työntekijän toiveiden mukaisesti. Jos työntekijäsi ei nimetä edunsaajaa, voit antaa lopullisen palkkakirjan toimeenpanijalle tai lähimmäiselle sukulaiselle, jos heillä on tarvittavat asiakirjat, kuten alkuperäinen testamentti- tai hallintokirje, todistettu jäljennös kuolintodistuksesta ja sovellettava W -9 lomake.
Työntekijän kuoleman jälkeen
Kun olet oppinut työntekijän kuolemasta, valmistele ja lähetä tietopaketti työntekijän perheelle ja / tai edunsaajan nimitys. Tässä paketissa on oltava tiedot mahdollisista eduista, lomakkeista, jotka on täytettävä, postimaksuiset palautuskuoret tarvittaessa, yhteystiedot ja tiedot mahdollisista palkkioista ja niiden maksamisesta. Ilmoita välittömästi palkkalisto-osastolle työntekijän kuolemasta. Tämän osaston on pysäytettävä työntekijän palkat ja lopetettava suora talletus, kunnes se saa tarvittavat paperityöt, joihin sisältyy kuolintodistus ja lomake W-9 edunsaajalle tai omaisuudelle. Palkkalisto-osaston olisi myös laskettava lopullisen palkkion määrä, johon olisi sisällyttävä palkat ja muuntyyppiset palkkiot, kuten loma-aika tai kertynyt sairausaika. Jos käytät palkkahallintapalvelua, saatat joutua antamaan sille oikeaksi todistetun kopion työntekijän kuolintodistuksesta ennen työntekijän lopullisen palkkakäsittelyn käsittelyä. Nämä vaiheet ovat tärkeitä, koska pankki voi jäädyttää vainajan pankkitilin, joka voi vaikuttaa viimeisen palkkakirjan vastaanottamiseen.
Päivän video
Syöttää sinulle SaplingLoppumaksun käsittely
Jos työntekijä on saanut, mutta ei ole vielä maksanut palkkaa, sinun on lopetettava maksun suorittaminen ja annettava kyseiselle summalle uusi tarkistus työntekijän saajalle tai omaisuudelle. Jos työntekijälle on maksettu palkkio maksamatta olevista voittovaroista, luovuta se työntekijän saajalle tai omaisuudelle. Tarkista valtion lakit, jotka koskevat kaikkia erityisiä ehtoja, jotka on täytettävä ennen lopullisen palkkion myöntämistä.
Tulojen raportointi IRS: lle
Saman kalenterivuoden aikana, jolloin työntekijä kuoli, maksettavien ja maksettujen palkkojen osalta sinun on sisällytettävä palkat työntekijän lomakkeeseen W-2 ja ilmoitettava myös lopullisen palkkion määrä lomakkeessa 1099-MISC tuensaajan tai toteuttajan nimissä. Jos palkka maksetaan sen vuoden jälkeen, jona työntekijä kuolee, älä anna W-2 työntekijän nimeksi sen vuoden, jona annat lopullisen palkkion. Sen sijaan annat vastaanottajalle tai toteuttajalle lomakkeen 1099-MISC, joka sisältää lopullisen palkkion määrän. Voit saada kopioita näistä lomakkeista IRS: ltä, joka voi myös tarjota lisäohjeita näiden lomakkeiden täyttämisestä ja antamisesta.
