Toimistosihteeri on usein liima, joka pitää toimistoa tai liiketoimintaa yhdessä, kun hän tukee eri henkilöstön jäseniä ja osastoja. Toimistosihteerit eivät tarvitse muodollista koulutusta, mutta useimmat yritykset tarkastelevat tietoteknisten taitojen ja muiden toimistoon liittyvien taitojen valmistumista hyödykkeenä. Payscale.comin mukaan toimistosihteerit tekevät vuodesta 2010 lähtien keskimäärin 20 893–30 990 dollaria vuodessa.
$config[code] not foundTervetuloa ja sisäänkirjautuminen
Toimistosihteeri tervehtii asiakkaita, työnhakijoita ja muita vierailijoita, kun he saapuvat toimistoon. Jos kävijällä on tapaaminen yrityksen kanssa työskentelevän henkilön kanssa, toimistosihteeri tarkistaa vierailijan ja ilmoittaa saapumisestaan asianomaiselle työntekijälle.
Koska toimistosihteeri on usein yrityksen ensivaikutelma, hänen on säilytettävä ammattimainen ulkonäkö ja käyttäytyminen aina. Asianmukaisen etiketin käyttö ja ystävällinen asenne ovat tärkeä osa toimistosihteerin työtä. Saapuessaan kädenpuristus ja silmäkosketus antaa vierailijalle tietää, että hänen läsnäolonsa on tunnustettu ja arvostettu. Kun kävijä tai asiakas lähtee rakennuksesta, toimistosihteeri kiittää häntä siitä, että hän saapui ja tarkistaa hänet tarvittaessa.
Viestintä ja kirjeenvaihto
Puhelin ja kirjallinen viestintä ovat välttämättömiä, jotta yritys voi siirtyä eteenpäin ja rakentaa liiketoimintaa. Toimistosihteerillä on suuri rooli viestintäprosessissa toimistossa ja yrityksessä. Hän ottaa puheluja, ohjaa soittajan asianomaiselle henkilölle tai ottaa viestin, sijoittaa puhelut asiakkaille ja antaa tietoja tai ohjeita apua pyytäville.
Puhelinviestinnän lisäksi toimistosihteeri osallistuu myös kirjalliseen ja sähköpostiviestintään. Johtajat tai johtajat voivat pyytää toimistosihteeriä kirjoittamaan kirjeitä tai vastaamaan asiakkaiden tiedusteluihin. Olipa viestintä tai kirjeenvaihto puhelimessa, kirjeen tai sähköpostin välityksellä, toimistosihteerin on aina kommunikoitava ammattimaisesti, pitäen yllä mainetta, jonka yritys on työskennellyt rakentaa.
Päivän video
Syöttää sinulle SaplingTietueiden säilyttäminen
Kiireinen toimisto vaatii jatkuvasti tietueiden ja tietojen päivittämistä. Jos yritys on mukana tuotteiden tai palveluiden myynnissä, myyntitietueita, varastoja ja asiakkaiden pyyntöjä on päivitettävä päivittäin. Toimistosihteeri syöttää asiakkaiden ja asiakkaiden suorittamat maksut ja voi myös avustaa kirjanpito-osastoa päivitetyistä tiedoista toimittajille lähetetyistä maksuista.
Myyntiä koskevien tietojen lisäksi toimistosihteeri pitää myös kokousten pöytäkirjoja kokousten pöytäkirjoina. Tietojenkäsittely antaa yritykselle historiaa siitä, mitä on tapahtunut, ja se voi olla elintärkeää yrityksen etenemisen kannalta. Toimistosihteeri viettää useita tunteja, päivittää ja ylläpitää tietokoneella olevia kirjallisia asiakirjoja.
