Miten aloittaa virallinen kirje

Se, miten kirje alkaa, sanelee sen äänen. Muodolliset kirjeet eroavat henkilökohtaisista kirjeistä, koska niitä käytetään ensisijaisesti ammatillisessa kontekstissa. Virallisen kirjeen tarkoitus voi vaihdella, mutta se, mikä on aina toivottavaa, on se, että sinä kirjoittajana, näytätte, että otat sekä itsesi että kirjeen vastaanottajan vakavasti. On olemassa joukko yleissopimuksia, jotka koskevat sekä kieltä että muotoa, jotka antavat tämän tiedon.

$config[code] not found

Ajattele, mitä haluat sanoa. Ilmentää itseäsi selkeästi ja ytimekkäästi, että henkilö, joka vastaanottaa kirjeen, on varma siitä, mitä sanotte. Se osoittaa myös, että otat huomioon aikarajoitukset, joita hän todennäköisesti alittaa. Kirjoita kirjeen luonnos, korosta, mitä pidät tärkeimpänä informaationa ja katso sitä ilmaisemalla mahdollisimman yksinkertaisella ja suorimmalla tavalla.

Käynnistä tietokone ja avaa tekstinkäsittelyohjelma. Kirjoita Times New Roman-koon 12 fonttiin ja käytä yhden rivin välejä. Peruuta teksti oikealle, jotta sivun oikeassa yläkulmassa voit kirjoittaa yhteystietosi: nimi yhdellä rivillä ja osoite kolmella rivillä. Lisää sitten kaikki ylimääräiset yhteystiedot, kuten puhelinnumero tai sähköpostiosoite, varmista, että annat jokaiselle erilliselle yhteydelle oman rivin tekstissä. Jätä yhden rivin aukko ja kirjoita päivämäärä.

Jätä kahden tai kolmen rivin välilyönti ja perustele teksti vasemmalle. Aloita kirjain "Rakas" ja sitten henkilön nimi: Ms, rouva, herra tai tohtori ja sitten heidän sir-nimi, jota seuraa pilkku. Jos et tiedä, kuka saa kirjeen, "Dear Sir or Madam" voidaan käyttää tai "Kenelle se voi koskea". Paina näppäimistön näppäintä kahdesti, jolloin kirjaimen rungon eteen jää tilaa, jolloin kirjain on luettavissa.

Mene suoraan pisteeseen. Jos olet tavannut henkilön, jolle lähetät kirjeen, on yleinen käytäntö ilmoittaa hänelle, missä se oli; "Rakas rouva X, tapasimme Tuscaloosan penssakonferenssissa." Muuten on parasta päästä suoraan tietoihin, joita haluat välittää tai joihin olet vastannut. Tässä on viittaus alkuperäiseen luonnoksesi: tilata kirjeenne sisältöä tärkeän informaation suhteen, eli sijoita eniten kiireellinen huolenaihe ja aseta loput huolenaiheet tärkeysjärjestykseen. Edellä kuvatut muodollisuussopimukset antavat lukijalle mahdollisuuden tietää, millaista kirjettä hän vastaanottaa, joten pitkää johdantoa ei tarvita.