Vanhemmat sihteerit työskentelevät yleensä toimistoissa ja suorittavat keskeisiä hallinnollisia tehtäviä, jotta päivittäiset liiketoimintaprosessit toimivat tehokkaasti. Vanhempi sihteeri voi työskennellä yhden tai useamman johtajan alaisuudessa ja sen odotetaan pitävän täsmällistä kirjaa kaikista keskeisistä kirjeenvaihdoista yrityksen sisällä. Vanhemmat sihteerit työskentelevät monenlaisissa yrityksissä julkisella ja yksityisellä sektorilla.
Tuki-rooli
Vanhempien sihteerien ensisijaisena tehtävänä on vapauttaa aikaa esimiehilleen suorittamalla keskeisiä hallinnollisia tehtäviä. Vanhemmat sihteerit ovat keskeisessä asemassa sen varmistamisessa, että viestit toimitetaan vaadittaville osapuolille tarkasti ja oikea-aikaisesti. Vanhempi sihteeri sanelee tyypillisesti ylimmän johdon muistiinpanot, kirjoita muistiinpanot kirje- tai raporttimuotoon ja jakaa tiedot aiottuille vastaanottajille, kuten Champaign County -verkkosivustolla on ilmoitettu. Korkeana sihteerinä pitäisi siksi olla vankka käsitys kieliopillisista säännöistä ja välimerkinnöistä ja osaa käyttää perustoimisto-ohjelmistosovelluksia tilastotietojen antamiseen tai kirje-mallipohjien käyttöön. Vanhempi sihteeri odotetaan myös pitävänsä tarkkailijalle tarkan nimitysaikataulun ja vahvistavat järjestelyt yritysten kokouksiin kaikkien odotettujen osallistujien kanssa. Hänen tehtävässään voi olla myös matkajärjestelyjen tekeminen ja majoituspaikkojen varaaminen muualla kuin konferensseissa.
Viestinnän rooli
Kaksi toimistotyöntekijää kuvan Vladimir Melnikilta Fotolia.comista Vanhempi sihteeri pyydetään joskus koordinoimaan ja valvomaan toimihenkilöiden antamia keskeisiä työtehtäviä varmistaakseen, että ne on saatettu päätökseen tehokkaasti ja aikataulussa. Vanhempien sihteerien odotetaan myös kouluttavan uutta henkilöstöä ja uudelleenkouluttamaan nykyistä henkilöstöä, kun muutoksia normaaliin liiketoimintakäytäntöön mukautetaan. Vanhempi sihteeri voi myös välittää puheluja sisäisistä ja ulkoisista lähteistä, välittää viestejä osastojen välillä ja näytönpyynnöt, jotka johtajat ovat ottaneet varmistaakseen, että kaikki merkitykselliset tiedot on merkitty. Hänelle voidaan myös antaa tehtäväksi kävijöiden tiedustelujen vastaanottaminen vastaanotosta, kuten Total Jobs -sivustolla on kuvattu.
Päivän video
Syöttää sinulle SaplingMuita tehtäviä
leikkaamalla sen budjetti 3 kuvaa Brown Brownilta Fotolia.comista Vanhempi sihteeri voi myös ottaa pöytäkirjoja pöytäkirjoissa ja sen tehtävänä on tavallisesti täyttää kirjeenvaihto sisäisistä ja ulkoisista lähteistä. Vanhempi sihteeri vastaa myös keskeisten toimistotarvikkeiden seurannasta ja uusien tilausten tekemisestä niiden täydentämiseksi. Hän voi myös avustaa budjettiarvojen ja myyntilaskujen valmistelussa ja käsittelyssä sekä avustaa usein palkkahallinnossa. Vanhemmat sihteerit tekevät usein tutkimuksia ja tuottavat raportteja liiketoiminnan suorituskyvystä, myyntiluvuista ja ostokustannuksista, kuten Monterey County -sivustolla on kuvattu.
