Asiakirjahallinnan rooli

Asiakirjapäällikkö on IT-henkilöstön jäsen, jonka tavoitteena on organisoida, päivittää ja parantaa yrityksen dokumentaation yleistä työnkulkua. Yritykset ovat asiakirjapäälliköiden suurimpia työnantajia, vaikka tietyillä toimialoilla, kuten suuremmilla kiinteistöyhtiöillä, oikeudellisilla palveluilla, rahoituksella, terveydenhuollolla ja vakuutuksilla, on todennäköisesti käsin asiakirjapäällikkö koosta riippumatta. Useimmat asiakirjapäällikön paikat vaativat vähintään yhden tai kolmen vuoden kokemuksen aikaisemmasta kokemuksesta; Viime aikoina valmistuneet korkeakoulututkinnon suorittaneet voivat kuitenkin siirtyä suoraan asemaan. Tietyn ohjelmiston, kuten asiakirjojen hallintajärjestelmien ja / tai asiakassuhteenhallintaohjelmien, taito on välttämätön työtehtävän kannalta. Asiakirjajohtajilla on viisi päätehtävää: saatavuuden lisääminen, asiakirjojen arkistointi, tietojen päivittäminen, jäljitettävyyden tallentaminen ja asiakirjojen hakeminen.

$config[code] not found

Lisää saavutettavuutta

Työntekijät tarvitsevat pääsyn asiakirjoihin, kuten kirjekuoriin, markkinointimateriaaleihin, opetusohjelmiin ja asiakastietoihin. Perinteisesti työntekijät ovat tallentaneet nämä tiedostot suoraan kiintolevyilleen tulevaa käyttöä varten, mutta on olemassa riski, että tiedostot vanhentuvat. Lisäksi työntekijät voivat tuhlata kallisarvoista aikaa kiintolevyjen yhdistämiseen asiakirjoihin, joita he eivät ole koskaan lataaneet. Asiakirjahallintajärjestelmä ratkaisee kaikki nämä ongelmat. Se luo keskipisteen, jossa kaikki asiakirjat tallennetaan. Lisäksi samoja asiakirjoja voidaan jakaa henkilöstön ja asiakkaiden kanssa verkkosivuston kautta. Useimmat asiakirjojen hallintajärjestelmät voivat lähettää sivustolle helposti; etuna on, että se on kaikkien saatavilla Internet-yhteydellä, eikä se vaadi muita ohjelmistoja tai asennuksia tarkasteltavaksi (se voi edellyttää käyttäjätunnusta ja salasanaa, mutta se voidaan määrittää).

Asiakirjojen arkistointi

IRS edellyttää, että rahoituslaitokset pitävät kaikki asiakirjaan liittyvät asiakirjat viiden vuoden ajan tilin päättymisen jälkeen. Oikeusministeriö vaatii vielä pidempää aikaa asianajotoimistoille, mikä tarkoittaa sitä, että kaikki nämä tiedostot täytyy mennä jonnekin. Asiakirjanhallinta arkistoi asiakirjat tyypillisesti aikajärjestyksessä, vaikka jotkut pitävät aakkosjärjestyksessä riippuen tallennettavan tiedon määrästä. Jos se on paperiton toimisto, asiakirjat tulee varmuuskopioida (kahdessa eri paikassa), ja sitten ne poistetaan palvelimelta.

Päivän video
Syöttää sinulle Sapling
Asiakirjojen päivittäminen

Organisaation koosta riippuen kirjoitustaidot voivat olla keskeinen tekijä dokumentinhallinnan roolissa. Kannekirjeet, mallit ja opetusohjelmat edellyttävät jatkuvia päivityksiä, jotta ne pysyisivät tärkeinä. Lisäksi yksityisyyden suojaa koskevat tiedot, tyhjät sopimukset ja tekniset asiakirjat saavat pieniä tweaksia noin kerran vuodessa. Riippumatta siitä, tekeekö dokumentinhallinta muutokset henkilökohtaisesti, hänen vastuunsa on varmistaa, että jokainen käyttää uusimpia versioita. Yksinkertaisin tapa tehdä tämä on asiakirjojen hallintajärjestelmän avulla.

Tallennus Jäljitettävyys

Asiakirjat muuttuvat, ja asiakirjanhallinnan vastuulla on tietää, kuka teki muutokset. Jäljitettävyys on standardiominaisuus useimmissa asiakirjojen hallintaohjelmissa. Asiakirjahallinta voi kuitenkin seurata jäljitettävyyttä ilman ohjelmistoa tekemällä jokaisen asiakirjan vain lukukelpoiseksi ja sitten pyydettäessä muutoksia pyydettäessä.

Asiakirjojen noutaminen

Tulee aikoja, jolloin asiakirjanhallinnan on löydettävä jo arkistoituja kohteita. Useimmiten tämä johtuu tarkastuksista, oikeudenkäynneistä ja luonnonkatastrofeista, jotka kaikki edellyttävät tarkkoja kirjauksia menneistä tapahtumista. Tästä syystä asiakirjojen hallinnoijien on arkistoitava materiaalit mahdollisimman loogisesti ja tarkasti. Näin jokainen asiakirjapäällikkö voi käyttää niitä tarvittavia tietueita riippumatta siitä, kuka alun perin tallensi ne. Kun on kyse luonnonkatastrofien valmistelusta, tallenna toimistopalvelimen varmuuskopiot toimiston ulkopuolelle. Jos mahdollista, säilytä se toisella alueella, kuten satelliittitoimistossa.