Toimistopäällikön tärkein tavoite on varmistaa, että yhtiön hallinnollinen tehtävä edistää organisaation tavoitteita riippumatta siitä, onko kyseessä voittoa tavoittelematon tai voittoa tavoitteleva yritys. Tehtäviisi toimistopäällikkönä ovat toimistotoiminnan valvonta, yrityspolitiikkojen suunnittelu ja toteuttaminen, palkanlaskennan valmistelu, yrityksen ja asiakkaiden tietojen säilyttäminen sekä henkilöstön johtaminen. Voit myös odottaa järjestävänsä sähköisiä ja paperin arkistointijärjestelmiä, valvomaan varastoja ja ylläpitämään vuotuisia talousarvioita. Toimiston johtajat raportoivat ylimmälle johdolle ja ilmoittavat heille toimiston tarpeista ja huolenaiheista.
$config[code] not foundTyöntekijöiden tiedonanto
Yksi tärkeimmistä tavoitteistasi on varmistaa, että toimihenkilöstö ja hallintohenkilöstö pitävät kiinni työtehtävistään. Sinun tehtäväsi on valvoa päivittäisiä hallinnollisia tehtäviä, kuten kirjanpito, arkistointi, rahoitustapahtumat, varasto ja asiakaskirje. Sinun on kommunikoitava kaikkien osastojen työntekijöiden kanssa varmistaaksesi, että jokainen on samalla sivulla yrityksen tavoitteiden, politiikkojen ja budjettien osalta. Ilmoitat työntekijöille myös yrityksen ilmoituksista, toimintapoliittisista muutoksista, henkilöstökokouksista, tarkistetuista turvatoimista ja tulevista toimistojen ylläpidosta tai korjauksista.
Toimistotoiminnot
Olet myös vastuussa siitä, että toimisto toimii sujuvasti. Tervetuloa kävijät ja ohjaa heidät sopiviin toimistoihin tai kokoustiloihin ruuhkaisten työtilojen poistamiseksi. Kommunikoi vuokranantajien, hyötyyritysten, puhelinpalvelujen ja Internet-palveluntarjoajien kanssa varmistaaksesi, että kaikki tietojärjestelmät toimivat oikein. Sinun täytyy hallita varastoja varmistaaksesi, että toimistotarvikkeet ovat aina työntekijöiden käytettävissä. Saatat tutkia toimistolaitteita ja suorittaa kevyitä huoltotoimenpiteitä toimistokoneissa, joten ne toimivat tehokkaasti. Tärkein tavoite on hallinnollisten ongelmien vianmääritys, joten työntekijät voivat saada työnsä nopeasti.
Päivän video
Syöttää sinulle SaplingRahanhallinta
Toimistopäällikkönä ensisijainen tavoite on erinomaisesti rahanhallinnassa, jotta yritys pysyy budjettirajoitteidensa rajoissa. Sinun on kuultava osastopäälliköitä, jotta budjettiehdotukset täyttyvät. Saatat luoda taloudellisia laskentataulukoita, joissa kuvataan kunkin osaston tarvikkeiden, sopimusten ja laitteiden odotetut kustannukset. Valmistele vuosittaiset talousarviot, jotka ovat välttämättömiä toimistokulujen ja muiden toimintakustannusten kattamiseksi, joten ylempi johto voi tehdä luotettavia taloudellisia päätöksiä.
Laitoksen ylläpito
Sinun on myös odotettava tarkasti tiloja, jotta varmistetaan, että ne ovat turvallisia, turvallisia, siistejä ja hyvin hoidettuja. Sinun on varmistettava, että toimistossa on kaupunkien hyväksymät palokuntasuunnitelmat, riittävät sammuttimet ja ensiapupakkaukset. Sinun velvollisuutesi on varmistaa työntekijöille, että toimistotiloissa ei ole terveysriskejä, ympäristöongelmia tai turvallisuuskysymyksiä. Sinun on myös ajoitettava viallisten laitteiden, mukaan lukien mekaaniset ja sähköiset järjestelmät ja tietokoneet, korjaukset ja palkattava ammattitaitoisia puhdistusaineita työalueiden puhdistamiseksi. Ilmoita evakuointisuunnitelmat, valtion myöntämät työasiakirjat ja yrityksen käytännöt näkyvissä paikoissa koko toimistossa, joten työntekijät saavat tietoa hätätilanteista ja tärkeistä säännöistä.
