Kokoukset ovat liiketoiminnan tukipilari - ne nopeuttavat päätöksentekoa ja toimia. Tuottavimmat kokoukset hallitsevat toiminta-asioita ottamatta aikaa pois muista tärkeistä esityslistan aiheista. Jos toimintoja ei hallita kunnolla, voi tuhlata arvokasta aikaa keskustelemaan tehtävistä, jotka eivät ole valmiita, eivät täytä aiottuja tavoitteita tai tuoda mitään arvoa organisaatiolle. Toimintatietojen tehokkaaseen hallintaan sulkemiseen alkaa niiden täsmällinen tallentaminen kokouksen pöytäkirjaan.
$config[code] not foundMäärittely
Määrittele tehtävät selkeästi, eikä jätä tilaa väärinkäsitykseen. Toista toimenpide uudelleen, koska se on dokumentoitu, jotta varmistetaan, että kokouksen osanottajat sopivat ja ymmärtävät, mitä odotetaan. Määritä toimenpide joku, joka on läsnä kokouksessa, ja anna henkilölle suullisesti tunnustaa vastuu. Heikosti ilmoitettu joku, joka ei ole ollut läsnä kysymyksen nostamisen yhteydessä, voisi jäädä avoimeksi toistaiseksi.
Äänite
Käytä kokousten tallennusta varten standardoitua muotoa, ja siinä on osio, joka on nimenomaan suunniteltu toimien luetteloon. Muotoilun pitäminen yhtenäisenä auttaa varmistamaan, että ongelmat on otettu asianmukaisesti huomioon, jotta seuranta olisi tehokasta. Merkitse, mitä on tehtävä, kuka on vastuussa siitä, että se tapahtuu, päivämäärä, jona ongelma nostettiin tai toimi on annettu, ja päivämäärä, jona toimen odotetaan valmistuvan. Jokaisessa tehtävässä on ensisijainen omistaja ja varmuuskopiointihenkilö - varmuuskopiointi voi toimia ensisijaisen omistajan yhteistyökumppanina ja tukea tehtävää, jos sitä pyydetään.
Päivän video
Syöttää sinulle Saplingjakelusta
Älä odota liian kauan, jotta voit jakaa kokousten minuutteja. Jos joku ottaa sähköisiä muistiinpanoja kokouksen aikana, minuutit voivat olla valmiita jakeluun heti kun kokous suljetaan tai pian sen jälkeen. Pitkät viivästykset voivat aiheuttaa osanottajien menettämisen välittömyyden tunteen. Viimeaikaiset toimeksiannot voivat sitten ottaa enemmän etusijaa kuin kokouksen aikana annetut.
Seuranta
Voit seurata toimeksiantoja, jotka perustuvat tunnistettujen eräpäivien perusteella. Jos kokous oli osa säännöllisesti suunniteltua sarjaa, aloita seuraava kokous ja tarkastele avoimia toimia. Ilmoita osallistujille etukäteen, jotta he voivat valmistaa tarvittavia esitysaineistoja edistymisen raportoimiseksi. Jos kokous oli ainutlaatuinen tai itsenäinen istunto, seurantatoimien omistajat erikseen tai uudessa kokouksessa keskittyivät yksinomaan toiminnan seurantaan sulkemiseen.
näkyvyys
Jos eräpäivät jäävät huomiotta tai ilmoitetut toimet eivät täytä odotuksia, tee nämä tiedot tiimin jäsenille. Jatka toimintojen luettelon jakamista, mukaan lukien kirjalliset kommentit, jotka selittävät selvästi, mikä viivästystä on aiheuttanut, miksi toimenpidettä pidettiin riittämättömänä ja mitä on tehtävä, jotta saat takaisin raiteilleen. Jos hallintatukea tarvitaan tieliikennevirtojen poistamiseksi, aikatauluta aika asianmukaisten johtoryhmän jäsenten kanssa, jotta saadaan tiivistelmä sekä ongelmasta että tiimin suositellusta ratkaisusta.
Päättäminen
Kun toimenpide on valmis, päivitä toimintokohteiden luettelo määrittämällä päivämäärä, jolloin ongelma on suljettu. Jakele luettelo uudelleen ryhmän jäsenille, jotta he voivat nähdä, mitä toimia suljettiin ja milloin. Kun kaikki ovat nähneet suljetut kohteet, poista ne luettelosta. Suljetut kohteet voidaan arkistoida tai poistaa tiimin tarpeista tai johdon odotuksista riippuen.
