Kaikki organisaatiot, joilla on paljon jäseniä laajalla alueella, riippumatta siitä, onko se klubi, voittoa tavoittelematon yritys, yritys tai paikallinen hallitus, voivat hyötyä julkaisemasta uutiskirjeen, jotta viestintäjärjestelmät pysyvät avoimina jäsenten välillä. Monet ihmiset voivat osallistua uutiskirjeeseen, mutta jokainen uutiskirje tarvitsee toimittajan varmistaakseen, että julkaisu julkaistaan säännöllisesti. Vain muutaman sivun pituinen, joskus vain yksi sivu, uutiskirje on pienikokoinen versio sanomalehdestä. Mutta tämä tarkoittaa, että uutiskirjeen toimittajien kokonaismäärä on suurempi.
$config[code] not foundTee yhteystietoja
Uutiskirjeen toimittajien on tiedettävä, mitä tarinoita on olemassa kehittämällä ja ylläpitämällä yhteyksiä koko niiden peittoalueella. Jos organisaatio on riittävän suuri palkkaamaan kokoaikaisen toimittajan, kyseinen henkilö pystyy käyttämään suurimman osan ajastaan näiden yhteyksien tekemiseen. Tärkein työkalu, jota toimittaja voi käyttää, on kattava ja jatkuvasti kasvava luettelo tärkeiden ja asiaankuuluvien ihmisten puhelinnumeroista.
Määritä ja kirjoita tarinoita
Jos uutiskirje on tarpeeksi pieni, toimittajat kirjoittavat kaikki tarinat. Muuten toimittajat siirtävät tehtäviä kirjailijoille. Kolme sisältötyyppiä esiintyy yleensä uutiskirjeissä: lehdistötiedotteet, uutisartikkelit ja sarakkeet. Niin kauan kuin toimittaja pitää avointa viestintälinjaa lehdistötiedotteita varten, heidän tulee tulla pyytämättä. Toimittajat pyytävät uutisartikkeleita aktiivisesti joko jakamalla tehtäviä kirjoittajille tai rohkaisemalla heitä ajamaan omia ajatuksiaan. Sarakkeet määrittelee editori.
Sivun asettelu
Editoijan on koottava kerätty sisältö sivulle. Microsoft Wordissa voi heittää yhteen pienen yhden sivun uutiskirjeen. Adobe InDesignissa luodaan ammattimainen uutiskirje. Toimittajan tehtävänä on luoda johdonmukainen ja houkutteleva muoto tietojen esittämiseen.
Tulostus ja jakelu
Kun uutiskirje on kirjoitettu, editorin lopullinen tehtävä on jakaa se lukijoille. Pienimmät julkaisut voidaan tulostaa toimistotulostimesta. Perinteinen painettu uutiskirje tulostetaan kopiopalvelussa ja jaetaan postin välityksellä. Edullisempi vaihtoehto on tallentaa uutiskirje pdf-tiedostona ja levittää sitä sähköisesti sähköpostilistalla. Toimittajan vastuulla on pitää ajan tasalla oleva luettelo lukijoista.
