Yrityksessä ehdotuksen kirjoittaminen edellyttää usein ratkaisuja todellisiin ongelmiin. Mary Guffey kertoo teoksessaan "Business Communication: Process and Product", että "ehdotukset ovat vakuuttavia tarjouksia ongelmien ratkaisemiseksi, palvelujen tarjoamiseksi tai laitteiden myymiseksi." Vaikka ehdotusten kirjoittaminen vaatii usein laajaa tutkimusta ja se on tehtävä tiukasti määräajassa, rikkomalla asiakirjojen peruskomponenttien avulla voidaan yksinkertaistaa prosessia huomattavasti ja lisätä mahdollisuuksia saada ehdotus vastaamaan myönteisesti.
$config[code] not foundEsikirjoitus ja luonnostelu
Tunne yleisösi. Tee tutkimusta, jotta voidaan määrittää ehdotuksen lukemista käsittelevät henkilöt. Näin määritetään, miten kielen tulisi olla tekninen, onko sanastoa tarpeen määritellä termejä, sävy ja kuinka paljon taustainformaatiota ongelma on sisällytettävä.
Tee tutkimuksia, jotta voidaan selvittää aikaisemmat yritykset ratkaista ongelma ja näiden ponnistelujen puutteet. Selvitä materiaalien ja työvoiman kustannukset ja määritä, kuinka kauan se kestää alusta loppuun loppuun asti, kun olet suorittanut kaikki ehdotetun ratkaisun toteutusvaiheet.
Käytä johdantoa ongelman ja sen merkityksen tunnistamiseen. Tarjoa näyttöä siitä, että ongelma on olemassa, kuten todistettavissa oleva rahan, ajan tai asiakkaan menetys. Kuvaile, miksi tarvitaan nyt ongelman ratkaisemiseksi tarvittavia toimia. Esittele ratkaisu lyhyesti ja anna tutkimuksen perusteella todiste siitä, että ehdotettu ratkaisu toimii.
Anna taustan ongelmasta kehon kohdissa, mukaan lukien sen syyt ja aiemmat yritykset ratkaista ongelma. Hyväksy vaihtoehtoisia ratkaisuja, kartoitus- tai graafista tietoa. Robert Adlerin ja Jeanne Elmhorstin, ”Viestintä työpaikalla: liiketoimintaperiaatteet ja ammatit” -toimittajan mukaan, vertaileva analyysi ”on erityisen hyödyllinen, kun yleisö harkitsee ajatusta, joka kilpailee sen kanssa, jota kannatat.”
Tarjonnan syistä ongelma on ratkaistava ja ehdotettava ratkaisua ja sen etuja. Sisällytä suositeltavan tuotteen tai palvelun kuvaukset ja tiedot siitä, miten se ratkaisee ongelman. Sisällytä aikataulu, jossa esitetään hankkeen kunkin vaiheen määräajat.
Ilmoita kustannukset, jotka ovat parhaillaan käytössä, ja kerro, miten ratkaisu säästää rahaa. X.J Kennedyn ym. Julkaisussa "The Bedford Guide for College Writers", ehdotuksen kirjoittajilta suositellaan "arvioimaan resurssit - raha, ihmiset, taidot, aineisto - ja aika, joka tarvitaan ratkaisun toteuttamiseen."
Päätetään lopullisilla suosituksilla ja mahdollisilla seurauksilla, joita ei ole, kun se liittyy organisaation tavoitteisiin. Johtopäätöksen avulla voit "vakuuttaa vakuuttavasti jälleen ehdotuksenne korostamalla ratkaisun, tuotteen tai palvelun etuja kilpailevien ideoiden yli", Gerald Alfred et al., "Teknisen kirjoittamisen käsikirjan" toimittajat.
