Monet yrityskokoukset ovat välttämättömiä viestinnän ja hallinnon kannalta artikkelin "Business Balls" mukaan. Kuitenkin ihmiset pelkäävät kokouksia, joita he pitävät tehottomina, järjestämättöminä ja ajanhukkaina. Ennen kuin lähetät seuraavan kokouskutsun, valmistaudu siihen kokouksen tarkistuslistan avulla. Tämäntyyppinen työkalu helpottaa kokouksen tavoitteita ja tunnistaa tarvittavat osallistujat ja toimet.
$config[code] not foundKokousta edeltävä tarkistuslista
Onnistuneimmat kokousten suunnittelijat suunnittelevat kaikki kokoustoiminnot ja kohteet ennen kutsujen lähettämistä. Kokousta edeltävään toimintaan kuuluu kätevän kokouksen ja päivän järjestäminen, kokouspaikan varaaminen (kuten kokoushuone, tapahtumahalli tai yksityinen ravintola) ja päättää, kuka on kokouksessa. Monet kokoukset jäävät pois, koska heillä ei ole lainkaan välttämättömiä päätöksentekijöitä tai jos heillä on liian monta mielipidetiedostoa, jotka heittävät kaikki pois pääteemasta. Muita esivalmistelujen tarkistuslistan olennaisia kohtia ovat kokouksen esityslista, jossa on kunkin jakson tai aiheen ajanjaksot; kaikki esitystyökalut, mukaan lukien kannettavat yhteydet, puhelinkonferenssit ja oheistuotteet; ja lounas tai virvokkeita. Useimmat kokoussuunnittelijat nimeävät myös kokousilmoituksen saajan.
Kokouksen tarkistuslista
Kun kokous alkaa, tehokkaimmat kokousjohtajat käyttävät tarkistuslistaa varmistaakseen, että mitään esityslistan kohtia ei unohdeta. Tarkistuslistan kohteisiin kuuluu kokouspyynnön vastaanottaminen, viimeisimmän kokouksen muistiinpanojen tarkistaminen ja nykyisen kokouksen esityslistan selkeä määrittely. Useimmat kokousten esityslistat sisältävät ongelman määrittelyn, ratkaisujen aivoriihit, ratkaisujen äänestämisen ja ongelman ratkaisun. Moniin tapaamisjohtajiin kuuluu esimerkiksi ”varmista, että pyydätte ja vastaanotatte mielipiteitä kaikista osallistujista”, varsinkin kun heillä on muita vokaalisia, arvostettuja osallistujia. Muista keskustella seuraavista vaiheista ennen kokouksen päättymistä.
Päivän video
Syöttää sinulle SaplingKokouksen jälkeinen tarkistuslista
Kokouksen jälkeen on yleensä useita toimia, ja kokouksen tarkistuslista voi auttaa varmistamaan, että mitään ei unohdeta tai unohdeta. Jotkut tapaamisen jälkeisistä tarkistuslistan kohdista saattavat sisältää kokousten muistiinpanojen kirjoittamisen, muistiinpanojen jakamisen ja seuraavien vaiheiden seurannan. Joissakin seuraavissa vaiheissa voidaan käsitellä aiheita tarkemmin, tavata muita osakkeenomistajia tai asettaa seurantakokouksen päivämäärä. Muita esimerkkejä tällaisista kohteista ovat työryhmän luominen, osallistujien palautteen saaminen ja suurten päätösten ilmoittaminen muulle yritykselle.
