Joukkueen avustaja auttaa kantamaan työmäärää suorittamalla hallinnollisia tehtäviä, jotta toimistoryhmän jäsenet vapautuvat muista tehtävistä. He astuvat oikeassa auttamaan nykyisissä projekteissa, jotta kokeneemmat jäsenet voivat keskittyä keinoihin parantaa hanketta, ratkaista ongelmia tai korjata asiakkaiden vaatimuksia. Ylimääräinen hallinnollinen apu on välttämätöntä määräaikojen täyttämiselle ja hankkeiden ajoissa täyttämiselle. Avustajat työskentelevät tiimijohtajien suorassa valvonnassa.
$config[code] not foundHallinnolliset tehtävät
Joukkueen avustajat auttavat hallinnollisia tehtäviä, jotka edellyttävät vähän valvontaa. He suunnittelevat tapaamisia asiakkaiden kanssa ja varmistavat, että asiakkaat saavat asiakirjoja ja saatavia ajoissa. He järjestävät sisäisiä tiimikokouksia ja valmistelevat reittejä sen varmistamiseksi, että kaikki työntekijät ovat samalla sivulla. Muita tehtäviä ovat: sähköpostiviestien lajittelu tärkeyden mukaan, hälytys tiimin jäsenille tuleville määräajoille, kopioiden tekeminen, vireillepano, asiakirjojen valmistelu ja sähköisten tiedostojen järjestäminen. Nopea työvaatimukset ovat nopea, tehokas viestintätaito ja huomiota yksityiskohtiin.
Tiedot ja toimitukset
Työryhmät tarvitsevat usein ylimääräistä hallinnollista tukea, joka auttaa kirjaamista, tietojen hallintaa ja hankkeiden tuloksia. Joukkueen avustajat ottavat muistiinpanoja kokousten aikana ja laativat nämä muistiinpanot projektimuistioihin. He keräävät ja syöttävät tietoja sähköisiin tiedostoihin, jotta tiimin jäsenillä on kirjaa analyysien ja hankkeen tulosten palauttamiseksi. Avustajat valmistelevat hankkeen tuloksia lisäämällä sivunumeroita, houkuttelevia kansioita, termien luetteloita ja sisällön taulukoita kirjallisiin raportteihin. Tietotekniset taidot, tietojenkäsittelytaidot ja oikolukuja tukevat hakijat erottuvat pätevistä työnhakijoista.
Ateriat ja matkajärjestelyt
Projektin avustajat koordinoivat toimiston lounaita ja illallisia tiimin jäsenten kanssa. He tilaavat ja noutavat aterioita työntekijöille, jotka työskentelevät pitkiä aikoja täyttääkseen määräajat. He tekevät matkajärjestelyjä, mukaan lukien lennot, majoitus- ja vuokra-autot. Tutkimalla konferenssin reittejä ja ilmoittamalla tiimin jäsenille seminaarin yksityiskohdista, he vapauttavat enemmän aikaa kokeneille jäsenille keskittymään laajoihin ja aikaa vieviin projekteihin.
Taloudellinen vastuu
Varmista, että joukkue pysyy budjetissaan, on elintärkeä työtehtävä. Joukkueen avustajat pitävät kirjaa hankekuluista ja ostotuloista ja kirjaavat nämä numerot kirjanpito-ohjelmiin ja laskentataulukoihin. He eivät tee ostopäätöksiä, mutta ne ilmoittavat joukkueen johtajille, kun budjetit näyttävät siltä, että he voisivat mennä punaisiksi. Avustajat tilata tarvikkeita ja tuotteita, kun varastot ovat alhaiset. Talousarviointi ja kirjanpidon perustiedot auttavat hankkeen avustajia ylläpitämään ehdotettuja taloudellisia tavoitteita.
