Lähes kaksi kolmasosaa eli 64 prosenttia pienyrityksistä ei voi seurata, kuinka paljon niiden tulostuslaitteet maksavat heille, eivätkä ne voi seurata niiden käyttöä. Ja jos et pysty seuraamaan näitä perusasetuksia yrityksessäsi, et tiedä, kuinka paljon hukkaan.
Xeroxin (NYSE: XRX) IT-budjetin optimointi älykkäämpiä asiakirjojen hallintaa (PDF) -raportin ja SMB-asiakirjojen hallinnan tilannekatsauksen avulla antaa arvokkaita oivalluksia ja ratkaisuja digitaaliseen maailmaan.
$config[code] not foundTulostimen valvonnan edut
Kysely
Kysely toteutettiin Yhdysvalloissa, Ranskassa, Saksassa ja Yhdistyneessä kuningaskunnassa, ja siihen osallistui yli 1000 pientä ja keskisuuria yritystä. Tavoitteena oli selvittää, miten nämä yritykset hallitsivat tulostusta ja asiakirjoja. Tulostimen käytön erittely edustaa pienten yritysten tapahtumia. Haastatelluista yrityksistä 56 prosenttia ilmoitti laskutuksesta ja laskuista paperin intensiivisenä prosessina organisaatiossa, 53 prosenttia sanoi, että liiketoiminta- ja taloudellinen raportointi oli samankaltaista paperia.
Neljäkymmentäseitsemän prosenttia valitti työntekijöitä, jotka painoivat sähköpostin lisäämistä huomattavaan osaan niiden tulostimen käytöstä, ja sama prosenttiosuus väitti, että oikeudelliset allekirjoitukset olivat suuri paperin ja tulostimen käyttö. Hieman yli 40 prosenttia yrityksistä ilmoitti ostovahvistuksista, markkinointimateriaaleista ja asiakkaiden noteerauksista otti hyvän määrän paperia ja tulostusresursseja.
Pienille lääketieteellisille, oikeudellisille, arkkitehtonisille ja muotoilualan yrityksille tulostustulos voi olla paljon korkeampi kuin kysely osoitti. Näillä yrityksillä ei usein ole hallittua tulostuspalvelujen tarjoajaa, joka huolehtii tästä työvoimavaltaisesta tehtävästä.
Toinen selvä tilastotieto kyselystä oli se, kuinka kauan painettiin painatusprosesseihin? Tulostimessa töiden odottaminen, tarvikkeiden loppuminen tai tulostimien ostaminen asiakirjojen keräämiseksi lisää aikaa. Kustannukset eivät tietenkään ole näkyvissä, mutta se on siellä.
Xerox sanoo Yhdysvalloissa, että asiakirjan odotusaika yrityksessä, jossa on yhteinen keskus tulostin, on noin kolme minuuttia kullekin työntekijälle. Tämä on 13 tuntia joka vuosi työntekijää kohden. Joten jopa 10 työntekijän pienyritys voi kokea 130 tuntia tuhlata aikaa.
Raportti
"Miten optimoida IT-budjetti älykkäämpiä asiakirjojen hallintaa" -raportissa on ratkaisuja, joita pienyritykset voivat käyttää välttääkseen ongelmat, joita kysely korostaa.
Ensimmäinen on löytää hallittu tulostuspalvelu-kumppani, joka auttaa heitä hallitsemaan tulostimen käyttöä tehokkaammin. Xerox-kanavan markkinointipäällikkö Lisa Graham kirjoittaa virallisessa Xerox-blogissa olevalla postitse, että yritysten on arvioitava tulostimen käyttöä ennakoivammin. ”Tulostusarvioinnissa voidaan nopeasti tunnistaa kustannussäästöt ja tehokkuuden parantaminen”, Graham selittää.
Kaikkia hylättyjä asiakirjoja tulostusalustojen ostoihin, väritöntä tulostusta ja muita tehottomuutta maksetaan sinulle.
Digitoinnilla, joka muuntaa lähes jokaisen yrityksen osan, luotettu hallittu tulostuspalvelu tai muu kumppani voi sisältää digitoinnin, asiakirjojen työnkulun, mobiilin tulostuksen, pilviteknologian ja tietoturvan.
Erillisenä mutta liittyvänä ongelmana raportti osoittaa, että 90 prosenttia yrityksistä on rikottu epävarman tulostuksen vuoksi.
johtopäätös
Raportin lopussa Xerox suosittelee, että kaikenkokoiset yritykset löytävät oikean hallinnoidun tulostuspalvelukumppanin, mutta pienyrityksille tämä ei ehkä ole mahdollista. Raportti tarjoaa arvokasta tietoa niille, jotka eivät voi varaa palkata myös tällaisia palveluja.
Valitsemalla uusimmat tulostimet seuranta- ja seurantaratkaisuilla, toteuttamalla parhaita käytäntöjä hyvän hallintotavan avulla ja kouluttamalla työvoimaa, voit hallita tehokkaasti sääntelemättömään tulostimen käyttöön liittyviä ongelmia. Joissakin ratkaisuissa on standardointiasetukset, joten kaikki kopiot ovat mustavalkoisia, integroituna pilvi- ja mobiiliin työnkulkuun, automatisoimalla työnkulkuja ja koordinoimalla tarvikkeiden ostamista.
Kuva: Xerox
Lisätietoja: Gadgetit 1
