Excel-taulukkolaskenta on ollut monien vuosien ajan sekä ammatillisissa että henkilökohtaisissa piireissä tietojen järjestämiseen, laskemiseen ja esittämiseen.
Ne ovat olleet yleisesti toimiva työkalu moniin eri sovelluksiin, kuten yritysten taloudellisten tietojen säilyttämiseen ja varaston hallintaan.
Ei ole ollut olemassa yhtä teknistä kehitystä, joka olisi voinut korvata laskentataulukot toimiston perustekijänä (muut kuin Microsoft Office ja vastaavat kilpailijat, kuten Google-dokumentit), joten taulukkolaskenta pysyy aktiivisena.
$config[code] not foundMonissa käyttötarkoituksissa laskentataulukot ovat edelleen arvokkaita, mutta on olemassa useita tehottomuutta, jotka estävät niitä olemasta voimalaitoksina, jotka he olivat kerran.
Syyt, miksi sinun pitäisi lopettaa laskentataulukoiden käyttö
Jos olet surkea taulukkolaskentafani, olet luultavasti ravistellut päätäsi siitä, että he hylkäävät ne. On kuitenkin joitakin tärkeitä syitä, miksi sinun pitäisi vähentää laskentataulukoiden luotettavuutta yleisesti:
1. Taulukot ovat alttiita virheille. System ID: n mukaan lähes 90 prosentilla kaikista laskentataulukoista on virheitä. Tämä voi olla virheellinen kaava, virheellinen ilmoitus tai tehoton muotoilu, joka johtaa virheellisiin tulkintoihin. Tämä ei tietenkään ole laskentataulukoiden vika - se on niiden ihmisten vika, jotka niitä hallitsevat. Kuitenkin monet taulukkolaskentaominaisuudet - kuten niiden yksinkertaisuus, malloitavuus, tarkastusten ja tasapainojen puute ja viestinnän puute - helpottavat ihmisten tekemiä virheitä. Koska laskentataulukoita käytetään usein arvokkaisiin tai arkaluonteisiin tietoihin, jopa yksi virhe voi olla kallista täällä, joten riskiä ei kannata.
2. Selkeitä muotoilusääntöjä ei ole. Excel antaa sinulle paljon vaihtoehtoja solujen, rivien, sarakkeiden ja jopa sitä, miten numerot ja tiedot esitetään arkissa. Pinnalla tämä tuntuu hyvältä ominaisuudelta, mutta pelkkä määrä vaihtoehtoja tarkoittaa, ettei ole olemassa mitään selkeää sääntöä siitä, mikä on "oikea" tai "väärin" tietyissä sovelluksissa. Excelissä on joitakin malleja, mutta uudelleen ei ole vakiomuotoa, jota kaikki työntekijät, kumppanit ja asiakkaat voivat seurata. Teille tarkoituksenmukainen muotoilu ei ehkä ole järkevää muille, mikä aiheuttaa sekaannusta ja yhteensopivuusongelmia, kun yrität lähettää tietoja toiselle osapuolelle.
3. Se on liian yleinen, jotta se olisi merkityksellinen useimpiin tehtäviin. Laskentataulukoiden teho on niiden monipuolisuus - mutta se voi olla myös heikkous. Laskentataulukot ovat eräänlainen "kaikkien kauppojen pää, mestari". Ne ovat kunnollisia useissa eri sovelluksissa, mutta ne eivät ole ihanteellinen ratkaisu mihinkään tiettyyn toimintoon. Teknisten työkalujen monipuolisuuden vuoksi, jotka on suunniteltu erityisesti yksittäisiin toimintoihin, laskentataulukot on sijoitettu lähes kaikkiin sovelluksiin, joita voit ajatella. Se on pikemminkin erikoisravintolaa kuin sellaista, joka tarjoaa vähän ruokaa - että erikoistuminen tekee lopputuotteesta paremman.
4. Vain yksi henkilö voi käyttää laskentataulukkoa kerrallaan. Tämä on laskentataulukoiden hieno, mutta voimakas heikkous. Vain yksi henkilö voi työskennellä laskentataulukossa tietyllä hetkellä. Jopa pilvipohjaisten laskentataulukoiden vaihtoehdoissa vain yksi henkilö voi tehdä aktiivisia muokkauksia, kun taas toiset työskentelevät vain katselmalla. Tämän vuoksi tiimisi on äärimmäisen vaikeaa pysyä aktiivisessa, jatkuvassa viestinnässä tai tehdä yhteistyötä yhden valmiin tuotteen kanssa. Nykyaikaisessa maailmassa, jossa on etätyöntekijöitä ja kehittyneempää teknologiaa, tarvitset lisää ratkaisuja helppoon yhteistyöhön.
5. Reaaliaikaiset päivitykset ovat mahdotonta. Forrester Researchin mukaan reaaliaikainen tiedonsiirto ja päivitykset ovat joitakin tärkeimpiä ja tulevia teknologioita vähittäiskaupassa (samoin kuin useilla muilla toimialoilla). Käytettävissä olevien tietojen määrä ja käyttäjien vaatimusten lisääntyminen, kuten varastojen seuranta ja asiakastiedot, tuovat reaaliaikaista suoratoistoa nopeammin ja tarkemmin. Laskentataulukot eivät edistä reaaliaikaisia päivityksiä, niitä ei voida integroida mihinkään muuhun automaattisen päivityksen järjestelmään, ja kuten olemme jo nähneet, vain yksi käyttäjä voi tehdä muutoksia kerrallaan. Reaaliaikaiset päivitykset ovat paljon arvokkaampia.
Mitä käyttää sen sijaan?
Joten on monia hyviä syitä lopettaa laskentataulukoiden käyttäminen, mutta se ei tee tarpeitasi pois. Sinun täytyy edelleen seurata varastoja. Sinun on vielä ilmoitettava taloudesta ja mahdollisuudesta, että tarvitset helpon tavan siirtää vanhat materiaalit uuteen järjestelmään. Mikä voisi olla laskentataulukoiden sijasta?
Yksinkertainen vastaus on erikoistunut ohjelmisto. On olemassa tuhansia seuranta- ja hallintaohjelmistoja, joista osa kattaa yleisesti monia tarpeita (kuten tiimityösovellusohjelmistot) ja joista osa supistuu keskittyneeksi kapealle (kuten kirjanpito-ohjelmisto). Sinun on parasta valita ohjelmistopalvelusarja, a la carte, joka parhaiten vastaa yrityksesi erityistarpeita. Siellä ei ole olemassa yhtä kokoista ratkaisua (miksi laskentataulukot ovat vanhentuneet), joten ostoksia ja harkitse vaihtoehtojasi huolellisesti.
Taulukko Kuva Shutterstockin kautta
4 Kommentit ▼
