Microsoft Teams on Office 365: n viestintäväline, joka antaa pienille yrityksille yksinkertaisen tavan kommunikoida ja tehdä yhteistyötä työntekijöiden kanssa. Niille, jotka eivät ole käyttäneet Microsoft-tiimejä, se voi auttaa saamaan arvokkaita vinkkejä ja oivalluksia asiantuntijoilta, jotta he voivat hyödyntää sitä.
Microsoftin tiimivihjeet
Simona Millham on Microsoft-sertifioitu kouluttaja ja kouluttaja IT-oppimisalustalle CBT Nuggets. Hän jakoi arvokkaita vinkkejä, joiden avulla pienyritysten Microsoft-joukkueet saatiin parhaiten käyttämään Small Business Trends -haastattelussa.
$config[code] not foundMinimoi sähköpostiviestit
Yksi Microsoftin tiimien suurimmista eduista on se, että se sallii yritysten välisen viestinnän järjestämisen yhteen paikkaan sen sijaan, että luotaisiin pitkiin sähköpostiketjuihin, jotka voivat helposti eksyä shufflessa. Jos siis aiot hyödyntää Microsoft-tiimejä, käytä sitä sen sijaan, että käytät sähköpostiviestejä sisäiseen viestintään.
Millham sanoo: ”Jos joku lähettää tiimille sähköpostiviestin, jossa kysytään suhteellisen triviaalista kysymystä, ja jokainen vastaa, se tuottaa paljon sähköpostia. Keskustelut ovat tiimien ytimessä, joten ne on helppo nähdä yhdellä silmäyksellä ja vastata nopeasti.
Jaa keskustelut uusien tiimin jäsenten kanssa
Microsoftin joukkueet voivat myös helpottaa uusien työntekijöiden ottamista käyttöön. Kun teet uuden vuokrata tai lisäät jo olemassa olevan tiimin jäsenen uuteen projektiin, voit jakaa keskustelun kyseisestä langasta tai projektista heidän kanssaan, jotta he voivat päästä helposti kiinni sen sijaan, että ne välittävät heille useita sähköpostiviestejä tai luovuttavat niitä hankalia asiakirjoja.
Stick muutama ryhmä
Microsoftin tiimien avulla voit määrittää organisaationne erilaisia ryhmiä, jotta voit pitää keskusteluja asiaankuuluvien tiimin jäsenten kanssa. Mutta älä mene yli laidan luomalla ryhmiä jokaiselle mahdolliselle työntekijöiden yhdistelmälle heti. Harkitse, kuka työskentelee yhdessä projekteissa useimmiten ja luo vain sellaisia ryhmiä, joilla on järkeä, jotta kaikki eivät pääse hukuttamaan kaikkia vaihtoehtoja. Voit lisätä lisää myöhemmin.
Onko jokaiselle ryhmälle tavoite
Jos yrität selvittää, mitä ryhmiä aloittaa, harkitse, mitä haluat saavuttaa kullekin ryhmälle. Saatat esimerkiksi haluta ryhmää vain ylimmälle johdolle, jota käytät suuria strategisia päätöksiä tehtäessä. Mutta haluat ehkä myös ryhmät vain tiettyihin tarkoituksiin, kuten IT-tuki ja sosiaalisen median markkinointi.
Lisää ryhmiä menemällä
Sieltä voit aina lisätä ryhmiä, kun tiettyjä projekteja vaaditaan. Sano, että sinulla on erityinen asiakasprojekti, johon osallistuu useita osastoja, jotka eivät yleensä toimi yhdessä. Luo ryhmä, joka on juuri tälle instanssille, joten näiden työntekijöiden ei tarvitse viestiä yleisemmässä kierteessä.
Aseta äänikokoukset
Microsoft-tiimit tarjoavat myös äänikokouksen ominaisuuden, jotta voit isännöidä äänikokouksia tietyissä ryhmissä tai vain yhden tai kahden ryhmän jäsenen kanssa. Tämä voi olla erityisen hyödyllinen ominaisuus erityisesti, jos sinulla on tiettyjä jäseniä, jotka työskentelevät etänä. Voit myös käyttää sitä kommunikoida ulkopuolisten asiakkaiden kanssa uuden vierasliittymän kautta.
Luo viestintästrategia
Microsoft-tiimit eivät tietenkään ole ainoa Microsoft-tuote, joka tarjoaa viestintäominaisuuksia, kuten chat- ja äänipuhelut. Mutta Millham varoittaa, ettei hän saa liian paljon kiinni kaikista käytettävissä olevista vaihtoehdoista. Sen sijaan luo erityinen suunnitelma, jossa hahmotellaan, missä tilanteissa käytät Microsoft-tiimejä viestintään verrattuna muihin alustoihin.
Millham selittää: ”Luulen, että yksi suurimmista haasteista on auttaa yrityksiä ymmärtämään, mitä Microsoft Office 365 -työkalua käytetään, kun käytät. Joukkueiden, Yammerin ja Skype for Businessin toiminnot ovat päällekkäisiä, mikä on todella hämmentävää käyttäjille, ja he todennäköisesti tulevat takaisin sähköpostitse ilman ohjeita. Suosittelen siis, että yritys vie jonkin aikaa miettimään, mitkä työkalut sopivat organisaationsa eri osiin parhaiten - ja ajavat joitakin ohjaajia eri käyttäjäryhmien kanssa - ja antavat sitten ohjausta ja tietoisuutta loppukäyttäjille. ”
Testaa viestintästrategiat
Kuten Millham mainitsi, voi olla hyödyllistä testata organisaatiosi erilaisia viestintästrategioita, jotta näet, mikä toimii parhaiten tiettyä tiimiäsi varten. Saatat esimerkiksi huomata, että on järkevää käyttää Skype-sovellusta asiakkaiden puheluihin, jos useimmilla asiakkaillasi on jo Skype-tunnuksia ja et halua kirjautua Microsoft-tiimien asiakkaiden käyttöön. Mutta voit valita, että pidät kaikki sisäiset puhelut tiimeissä yksinkertaisuuden vuoksi. Pysy avoimena työntekijän panokselle, jotta voit optimoida suunnitelmasi heidän tarpeisiinsa.
Pysy ajan tasalla uusilla ominaisuuksilla
Microsoftin joukkueet muuttuvat jatkuvasti ja lisäävät uusia toimintoja, jotka voivat hyödyttää tiimiäsi tai muuttaa tapaa, jolla käytät alustaa. Esimerkiksi Microsoft on parhaillaan parhaillaan integroimassa Skype for Business -toiminnot joukkueisiin. Millham suosittelee Microsoftin joukkueiden dokumentaation ja käytännön ohjeiden tarkistamista saadaksesi lisätietoja ja päivityksiä muutoksista tai uusista ominaisuuksista.
Harjoittele työntekijöitä
On myös tärkeää varmistaa, että työntekijät ymmärtävät, miten voit hyödyntää Microsoft-tiimejä. Tähän tarkoitukseen on käytettävissä runsaasti resursseja. CBT Nuggets tarjoaa yhden vaihtoehdon Microsoft Teams -koulutukseen.
Millham sanoo: ”Pienyritysten omistajille se sisältää katsauksen resursseista, joita kannattaa harkita, kun joukkueet otetaan käyttöön ja kannustetaan käyttäjien käyttöönottoa. Työntekijöille se kattaa, miten kanavia, keskusteluja, kokouksia, tiedostojen jakamista, wikejä ja paljon muuta käytetään. ”
Kuva: Microsoft
1
