Projektinhallinnan pyhä graali: Säästää sekä aikaa että rahaa samalla kun se on erinomainen ja laadukas projekti. Tavoitteena on, että jokainen yritys haluaa saavuttaa, mutta monet eivät tee sitä monista syistä. Olipa resurssien puute, budjetin puute tai tiedon puute liian usein, yritykset sallivat hankkeiden täydellisen kierteen ulottumattomissa, talousarviossa tai eräässä muussa tapassa, jolla hankkeet usein jäävät kiskojen ulkopuolelle.
$config[code] not foundJoten kuinka yleinen on valvonnan ulkopuolisten hankkeiden ongelma, ja mikä tärkeintä, mikä on avain sen estämiseen?
Miten hanke tulee albatrossiin
Muutama vuosi sitten eurooppalaisen palvelustrategian yksikkö teki tutkimuksen selvittääkseen, kuinka monta hanketta ylitti budjetin ja mitä kustannuksia yrityksille maksaa pitkällä aikavälillä. Niiden havainnot olivat äärimmäisempiä kuin ennustettiin:
- Sopimusten kokonaisarvo - 47,65 miljardia dollaria.
- Kustannusten ylitykset olivat 14,54 miljardia dollaria.
- 57% kaikista sopimuksista (105) koki kustannusten ylityksen.
- 33% kaikista sopimuksista (105) kärsi suurista viivästyksistä.
- 30% kaikista sopimuksista (105) lopetettiin.
Harvard Business Review -lehden julkaisemassa tutkimuksessa, jossa analysoitiin yhteensä 1 471 IT-hanketta, havaittiin, että keskimääräinen ylitys oli 27%. Vaikka tämä yksin on huomattava, tutkimuksessa todettiin, että yksi kuudesta hankkeesta ylitti talousarvionsa keskimäärin 200% ja ylittää aikataulunsa lähes 70%.
Mikä oli näiden ongelmien syy? HBR-tutkimuksessa havaittiin useita tekijöitä. Monet heistä joutuivat kuitenkin huonoon suunnitteluun ja tiedon puutteeseen. Jotkin yritykset aliarvioivat huomattavasti tietyn hankkeen kustannuksia ja aikaa. Toiset ostivat oman markkinointiverkonsa, mikä yksinkertaisti sitä, mikä oli mukana ja yliarvioinut omia kykyjään.
Happy Mediumin löytäminen
On sanomattakin selvää, että asianmukainen hankesuunnittelu on välttämätöntä. Mutta mitä se tarkoittaa?
Vaikka kunnianhimoiset tavoitteet voivat kuulostaa hyvältä ehdotusvaiheessa, ne voivat olla tuhoisia koko projektin ajan. Mitä suurempi ja pidempi hanke on, sitä enemmän tilaa on liian korkeiden tavoitteiden jääminen ja hanke ylitti budjetti- ja aikarajoitteensa.
Mutta jopa parhaan suunnittelun kanssa tapahtuu odottamattomia asioita. Tämä voi olla jotain asiakkaan pyytämästä muutoksen laajuudesta odottamattomiin muutoksiin markkinoilla, jotka edellyttävät oikaisua.
Yksi parhaista tavoista vähentää ylimääräisiä projektien kustannuksia ja heikko budjettisuunnittelu voi olla yksinkertaisesti seurata mukana olevien työntekijöiden aikaa ja kustannuksia projektikohtaisesti. Näin projektipäälliköt saavat tarkemman arvion projektin laajuudesta ja siitä, mitä projektissa ja projektin todellisissa menoissa käytetään ajan suhteen. Seuranta-aika voi myös paljastaa, mitkä työntekijät saattavat vaatia hieman ohjausta tai ohjetta hankkeen loppuunsaattamiseksi ammattitaidolla.
Useimmiten hanke ylittää tavoitteensa aikaisemmin kuin myöhemmin. Valitettavasti monet projektipäälliköt seuraavat tiukasti kursseja ja tekevät hyvin vähän analyysiä varmistaakseen, että välitavoitteet vastaavat budjetti- ja aikataulutustavoitteita. Jos olet saavuttanut 10% projektin tavoitteista, mutta olet käyttänyt 15% budjetista, ei ole mitään syytä uskoa, että suuntaus muuttuu ilman väliintuloa ja säätöjä. Ilman oikaisuja voit odottaa, että 20 prosentilla työstä hanke on kuluttanut 30 prosenttia talousarviosta ja niin edelleen. Tällä nopeudella hankkeen toteuttamisajankohtaan mennessä se maksaa 150 prosenttia myönnetystä budjetista.
Jotkut suuntaviivat harkitsemaan
Jokaisen projektin avulla on tärkeää laatia virstanpylväitä saavutetun edistyksen arvioimiseksi ja nähdä, miten tämä edistyminen vastaa hankkeen parametreja ja tavoitteita. Mitä aikaisemmin tämä tehdään, sitä nopeammin havaitaan mahdollisia ongelmia ja voidaan tehdä muutoksia, jotta hanke pysyisi tavoitteen mukaisena.
Älä unohda jäädä säännölliseen viestintään työntekijöiden kanssa projektista, jos he tarvitsevat hieman selvennystä myös virstanpylväissä. Tämä ei ainoastaan takaa hankkeen, vaan lisää myös yhteenkuuluvuutta ryhmätyöskentelyyn.
Hyvällä suunnittelulla ja huolellisella seurannalla yrityksesi voi välttää valitettavaa tilastoa ja saavuttaa tavoitteen säästää aikaa ja rahaa samalla, kun toimitat laadukasta tuotetta tai palvelua.
Kokouskuva Shutterstockin kautta
2 Kommentit ▼
