Nämä järjestelmät kuitenkin väittävät tavallisesti olevan ”asettaneet sen ja unohtaneet sen” tyyppisiä kauppoja. Tämä voi olla harhaanjohtavaa ja johtaa epärealistisiin odotuksiin sekä puutteellisiin toteutusstrategioihin.
Onneksi automatisointijärjestelmistä on mahdollista saada paljon arvoa niin kauan kuin ymmärrät sekä niiden edut että rajoitukset.
On tärkeää ymmärtää, mitkä prosessit voidaan automatisoida luotettavasti yrityksessäsi. Näitä voivat olla esimerkiksi palkka-, laskutus-, kustannuslaskenta-, tietotekniikka- ja Internet-markkinointi, näkymien ja asiakkaiden sitoutumisen hallinta, kilpailukykyisen tiedustelun valvonta ja monet muut. Temppu on määrittää, mitkä prosessit, jos ne on automatisoitu, tarjoavat yrityksellesi eniten arvoa.
Yksi tapa määrittää tämä arvo edellyttää työntekijöiden ajan tarkkaa seurantaa sen määrittämiseksi, käyttävätkö työntekijät paljon aikaa helposti automatisoitaviin prosesseihin. Tällaisissa tapauksissa automatisoidun järjestelmän toteuttaminen tarjoaa usein korkean sijoitetun pääoman tuoton vähentämällä tylsää toimintaa viettämällä aikaa ja vapauttamalla työntekijät työskentelemään muissa tehtävissä.
Tietyn ohjelmiston valitseminen ja toteuttaminen automaatiovaatimusten täyttämiseksi on liian laaja aihe, joka kattaa kokonaan täällä (jossa konsultit tekevät rahaa).
Kun olet määrittänyt, mitkä prosessin prosessit yrityksessäsi voidaan automatisoida, on olemassa muutamia automatisointiohjelmistojen yleisiä parhaita käytäntöjä, joita muistaa:
Integrointitoiminnot
Varmista, että integrointitoiminto on käytössä valitsemassasi järjestelmässä. Nykyaikaisissa liiketoimintaohjelmissa tulisi olla yhteydessä toisiinsa, jotta voit kerätä, hakea ja käsitellä tietoja, vaikka näette sen sopivaksi.
Jos ohjelmassa on paljon omia protokollia, etsi sitten muualle ohjelmistoja, jotka pelaavat mukavasti muiden kanssa.
Pitkäikäisyys
Toinen keskeinen tekijä, joka on otettava huomioon automaatio-ohjelmien valinnassa, on pitkäikäisyys. Uudet ja suhteellisen todistamattomat niche-ohjelmat ovat riskialttiita, koska ne eivät ehkä kestä kauan. Siksi, vaikka ohjelma toimii mainostetun tavoin, saatat juuttua, kun päivitystä tarvitaan ja yritys on mennyt alle.
Kun kyseessä on keskeisten liiketoimintaprosessien automatisointi, on viisasta valita laadukkaista ohjelmista, jotka ovat kestäneet ajan testin. Pienyritykset pitävät usein Quickbooks-palveluita, ADP: tä ja jopa Microsoft Dynamics GP: tä, jotta ne tarjoavat perustan automaatioinfrastruktuurille. Vaikka nämä eivät sovi kaikkien tarpeisiin täydellisesti, kukin ansaitsee huolellisen tarkastelun.
Seuraa ja päivitä
Lopuksi, pidä mielessä, että edes kehittyneimmistä automaatiojärjestelmistä ei voi jäädä ajamaan ilman säännöllistä seurantaa ja päivityksiä. Yleensä ohjelmat on tarkistettava päivittäin, jotta varmistetaan asianmukainen toiminta, jotta mahdolliset ongelmat voidaan korjata nopeasti.
Jos valitsemaasi ohjelmistoon sisältyy huoltosopimus, kannattaa investoida siihen. Automaatiojärjestelmät on arvioitava uudelleen tai päivitettävä vähintään kahdesti vuodessa. Joskus huoltosopimukseen sisältyy automaattisia ohjelmistopäivityksiä, mikä on erittäin arvokas hyöty.
Ohjelmisto muuttuu nopeasti, mikä edellyttää säännöllistä huoltoa, jotta taataan sujuva integrointi päivittäisiin prosesseihin. Jos huomaat ohjelmiston viivästymisen tai ongelmien syntymisen sen jälkeen, kun se on päivitetty, kannattaa ehdottomasti harkita vaihtoehtojen etsimistä. Uuden automaatioohjelman toteuttamisen epämukavuutta lieventää usein lisääntyvä toiminnallisuus.
Automaatio-ohjelmat voivat vaikuttaa merkittävästi yrityksen alimpaan riviin, mutta on tärkeää olla liian optimistinen. Autosi ei aja sinut työskentelemään, ja liesi ei kokki ruokaa yksin. Vain ihmiset voivat ajaa yritystä. Kun ohjelmisto jää jäljelle, huonoja asioita tapahtuu.
Keskity vakaan toteutus- ja ylläpitostrategian luomiseen ja voit virtaviivaistaa prosessejasi lisäämällä voittojasi.
Helppo tapa, kova tapa Shutterstockin kautta
3 Kommentit ▼
