Hallinnollisen avustajan työnkuvauksen kirjoittaminen

Hallinnollisten avustajien tehtävien kuvausten tulee olla räätälöityjä sen henkilön ja organisaation tarpeiden mukaan, jota he avustavat. Heidän on harkittava huolellisesti ja suunniteltava, varsinkin kun sitä voidaan pitää oikeudellisena sopimuksena. Hyvä kuvaus antaa yksityiskohtaisen tehtävälistan ja vertailuarvot hallinnolliselle avustajalle.

Kuvaile työn perusluokat. Niihin olisi sisällyttävä otsikko (esim. VP: n hallintoavustaja), osasto, suora valvoja, yleiset valvonnan alat, tehtävät, työehdot ja pätevyys.

$config[code] not found

Selvitä, kenelle työntekijä avustaa. Tämä estää mahdolliset toimistoristiriidat tulevaisuudessa. Jos tämä avustaja palvelee paikkoja, tee se selväksi. Jos avustaja työskentelee täysimääräisesti yhden johtajan harkinnan mukaan, aseta se kirjallisesti. Ilmoita myös komentoketju ja oikea raportointirakenne.

Määritä ensisijaiset tehtävät. Ole varovainen laiskojen, saalis-kaikkien lausekkeiden suhteen, kuten esimerkiksi "kaikki tarvittavat tehtävät". Ole tarkka. Aikooko hallinnollinen avustaja ajoittaa matkoja, varata majoituksen, ottaa sanelun, ottaa pöytäkirjat kokouksiin, hallita kalenteria, järjestää tiedostojärjestelmiä tai valvoa muita avustajia? Sisällytä ne luodin listaan, jossa jokainen luokka alkaa toimintavälillä (ylläpitää, lajitella, valvoa, luoda, määritellä, muistuttaa jne.).

Määrittele tarvittavat ominaisuudet erinomaisen suorituskyvyn saavuttamiseksi. Niiden tulisi olla mahdollisimman yksityiskohtaisia. Pyydä esimerkiksi asiantuntemusta Word-, Excel- ja Photoshop-ohjelmista tietokoneen lukutaidon sijasta.

Luodaan asianmukainen koulutus- ja kokemustaso. Tämän olisi perustuttava vaadittuihin erityisiin tehtäviin. Joidenkin hallinnollisten avustajien tehtävissä ei tarvita muuta kuin lukion tutkintotodistusta. Korkeakoulututkintoa voi kuitenkin haluta harjoittaa liiketaloudessa tai muuta virallista sihteerikoulutusta. Korkean tason hallinnollisten avustajien kohdalla aiempi kokemus on välttämätöntä.