Tehokkaan raportin kirjoittamisen avain on pitää kiinni tosiseikoista. Keskity tärkeimpiin yksityiskohtiin. Parhaat raportit antavat selkeän ja ytimekäs selityksen käsillä olevasta aiheesta. Monet ihmiset uskovat, että raportin on oltava pitkä ja täynnä yksityiskohtia, mutta tosiasiassa tehokas raportti saa oikeuden asian ytimekkäästi. Ennen kuin aloitat raportin kirjoittamisen, luo ensin luetteloitu luettelo kaikista aiheista, joista sinun on keskusteltava. Tämän jälkeen voit järjestää raportin näiden tietojen perusteella.
$config[code] not foundEsitä raporttisi ennen kuin kirjoitat sen. Luo yleiset osiot ja jaa ne sitten pienempiin osioihin, joiden otsikot ovat kuvailevia ja helposti seurattavia. Tee ääriviivat sisällysluetteloksi ja sisällytä sisällysluettelo raportin alkuun, joten lukija voi helposti viitata raportin tietoihin.
Määritä yleisösi. Kuka lukee tätä raporttia? Tämä auttaa sinua päättämään raportin sävystä. Päätä, onko se epävirallinen tai muodollinen. Kirjoita käytettävästä äänestä riippumatta yksinkertainen ja yksinkertainen kieli. Vältä "yritysten puhetta", ammattikieltä ja suuria sanoja.
Aloita raportti tiivistelmällä. Yhteenveto tärkeimmistä kohdista. Käytä luoteja yksinkertaisuuden vuoksi ja kiinnittämään huomiota raportin päätavoitteisiin. Palaa tähän tiivistelmään, kun raportti on valmis, vahvistaaksesi, että olet ottanut kaikki tärkeimmät tiedot.
Antakaa yksityiskohtaiset tiedot kustakin osiosta, jonka olet kuvannut ensimmäisessä vaiheessa. Jaa ne lyhyiksi kappaleiksi. Kukin kohta ei saa ylittää neljää tai viittä virkettä. Vältä tarkkoja kuvauksia: Ilmoita kohta, asiaankuuluvat tilastot tai ehdotetut toimet ja siirry seuraavaan osaan.
Käytä kuvioita maltillisesti havainnollistaaksesi pisteitäsi. Kaavioita, kaavioita ja valokuvia, jotka tukevat havaintojasi, auttavat lukijaa ymmärtämään käsitteet.
Lue raportti kahdesti ensimmäisen luonnoksen jälkeen. Leikkaa tarpeettomat sanat ja tarpeeton kieli. Oikea kielioppi ja kirjoitusvirheet.
Laita raportin teksti houkuttelevaan malliin, jossa on yksinkertainen kansi. Microsoft Office -palvelussa on ilmaisia raporttimalleja, jotka ovat käytettävissä Microsoft-sivustossa (katso resurssit). Kierrä raportti spiraaliin sitomiseen, jotta lukijat voivat helposti kääntää sivuja.
Kärki
Minimoi sivumäärä, jos haluat raportin olevan tehokas.
Älä anna lukijan kadota tai pelotella raportin pituutta. Haluatko, että ihmiset lukevat raportin kokonaisuudessaan sen sijaan, että yksinkertaisesti luisaisivat sen.
Anna toisen lukijan tarkastella raporttia varmistaakseen, että se välittää tehokkaasti pisteesi.
