Nykyaikaisen teknologian ansiosta paljon toimistoja on nyt lähes täysin paperittomia. Tärkeitä asiakirjoja luodaan, allekirjoitetaan ja lähetetään yksinomaan verkossa, ja ne tallennetaan kaikille osapuolille helposti. Vaikka kaikki liiketoimintapaperit ovat käteviä digitaalisessa muodossa, et ehkä halua päästä eroon tulostimestasi vielä. Kysyimme Young Entrepreneur Councilin asiantuntijapaneelilta seuraavaa:
$config[code] not found”Nyt verkossa on paljon liiketoimintaa, ja monia asiakirjoja ei tule koskaan tulostamaan. Silti on joitakin tilanteita, joissa tarvitaan kopio. Mikä on yksi asiakirja, jossa on aina fyysinen kopio ja miksi?
Asiakirjat, joita sinun pitäisi aina tulostaa
Seuraavassa YEC-yhteisön jäsenet sanoivat:
1. Yrityksen arvot
”Paperin tulostaminen paperille tekee niistä aina hieman todellisempia. Kyky koskettaa ja tuntea, kommentoida tai jopa heittää pois tekee niistä kaikki todellisempia. Henkilökohtaisesti haluan, että yrityksesi arvot tulostetaan ja istuvat pöydällesi tai ripustetaan seinälle, jotta ne pysyvät muistutuksena siitä, mitä olette (ja et ole). ~ ~ Corey Eulas, Factorial Digital
2. Sopimukset
”Yksi dokumenttityyppi, jonka mielestäni sinun pitäisi aina tulostaa ja tallentaa verkossa, on mikä tahansa sopimus. Nämä ovat tärkeitä neuvotteluja ja oikeudellisia asiakirjoja, ja et koskaan tiedä, milloin sinun täytyy mennä takaisin ja viitata siihen. ”~ Jacqueline Marrano, Marrano Solutions, LLC.
3. Lisenssit, luvat ja korotetut sinetit
”Sinun pitäisi säilyttää paperilisenssit liike-elämän lisensseistä ja luvista, koska usein säännöt edellyttävät sitä. Myöskään fyysiset asiakirjat, joissa on alkuperäisen allekirjoituksen tai korotetun sinetin, on säilytettävä ja sijoitettava jonnekin turvalliseksi. Tiivisteillä varustettujen kohteiden jäljentäminen ei näy oikein digitaalisessa muodossa, eikä monien yksiköiden pidettäisi sitä alkuperäisinä asiakirjoina. ”~ Blair Thomas, eMerchantBroker
4. Hätäsuunnitelmat
”On tärkeää ylläpitää fyysistä kopiota kaikista tiedoista tai menettelyistä, joita tarvitaan, jos hätätilanteessa tietokoneen käyttömahdollisuus on mahdotonta. Tähän voisi sisältyä hätätilojen yhteystiedot, paloturvallisuusmenettelyt, toimiston evakuointimenettelyt ja liiketoiminnan jatkuvuussuunnitelmat. ”~ Roger Lee, inhimillinen kiinnostus
5. Tavoitteet
”En enää käytä kynää ja paperia. Kaikki tallennetaan tietokoneeseen tai mobiililaitteeseen. Uskon myös vihreään ja leikkaamiseen paperille. Mutta jos haluaisin tulostaa minkä tahansa paperin, se olisi minun tavoitteeni. Minulla on luettelo neljännesvuosittaisista, vuosittaisista, kolmivuotisista ja 10 vuoden tavoitteista, joita tarkistan joka kuukausi varmistaakseni, että olen tiellä. ”~ Jean Ginzburg, Ginball Digital Marketing
6. Jatka
”Yksi asiakirja, jonka pitäisi aina olla fyysinen kopio, on ansioluettelosi. On aina hyvä, että ansioluettelosi on kanssasi viitteenä haastattelussa. Se osoittaa myös, että olet valmis ja ota tilaisuus vakavasti. ”~ Vladimir Gendelman, Company Folders, Inc
7. Salasanat
“Pidä fyysinen kopio kaikista asiaankuuluvista salasanoista, joita käytät koko päivän ajan. Näitä tietoja ei todennäköisesti pitäisi tallentaa kaikkialla verkossa, jotta estettäisiin hakkerointi- tai identiteettivarkauden mahdollisuus. ”~ Andrew Schrage, Money Crashers Personal Finance
8. Varastosertifikaatit
”Kun liikkeessä on osakkeita liikekumppaneille tai työntekijöille, on tärkeää säilyttää paperikopio ja digitaalinen kopio, jos paperi katoaa. Tyypillisesti työntekijät saavat paperikopion, kun he ovat käyttäneet vaihtoehtoa ostaa varastot. ”~ Syed Balkhi, WPBeginner
9. Kaikki toiminnallasi ratkaisevan tärkeät tiedostot
”On olemassa useita erilaisia asiakirjoja, joita pidämme kätevinä painettuna. Näitä ovat allekirjoitetut asiakassopimukset, henkilöstöhallinnon tiedostot ja puolivuotiskatsaukset, yhtiömme toimintakäsikirjat (yksi työntekijää kohden), yrityksen ydinarvot (ylpeänä ripustettu), visuaaliset myyntipaneelit, keskeiset neljännesvuosittaiset tavoitekehitys ja vaadittavat yrityskohtaiset arvot. vakuutukset ja valtion valtuuttamat henkilöstöjulkaisut. ”~ Joe Beccalori, Interact Marketing
10. Maksutulot
”Vaikka digitaaliset kuitit ovat suuria, on silti hyvä kyky tulostaa kuitit, jos se on tarpeen verotuksellisista syistä tai muista asiakirjoista.” ~ Serenity Gibbons, NAACP
11. Käyntikorttisi
”Pidän aina käyntikortteja kätevänä. Et koskaan tiedä, missä tai milloin tapaat jonkun, kun olet, ja kuka haluaa muodostaa yhteyden kanssasi myöhemmin. Pidän 10 tai niin monissa eri paikoissa, kuten laukku, takki, auto, lompakko, passihaltija, työpöytä ja koti. Varmista myös, että kortit ovat yhtä ikimuistoisia kuin sinä. Ne on helppo menettää, joten tee mitä voit tehdä suunnittelemaan jotain ainutlaatuisuuttasi vastaavaa. ”~ Karlo Tanjuakio, GoLeanSixSigma.com
Kuva Shutterstockin kautta
4 Kommentit ▼
