Prosessiasiakirjojen osalta ei yksityiskohtia ole liian pieni menettelyjen tai työntekijöiden odotusten täyttämiseksi. Mutta milloin se auttaa näkemään tietyt säännöt painettuna? Kysyimme yhdeksältä Young Entrepreneur Councilin (YEC) jäseneltä seuraavaa kysymystä:
”Mitkä asiakirjat ovat varmasti fyysisiä kopioita aina kätevästi toimiston ympärillä ja miksi?”
Tässä on mitä YEC-yhteisön jäsenet sanoivat.
$config[code] not foundFyysiset kopiot asiakirjoista, jotka vaikuttavat:
1. Tehtävä ja yritysarvot
”Tiimimme määritteli kulttuurimme kahdeksaksi vuokralaiseksi” The Modify Way ”, ja ne ovat olleet seinällä siitä lähtien. Tässä asiakirjassa kerrotaan, kuinka fanit, sijoittajat, liikekumppanit ja työntekijät voivat odottaa, että muokkaa joukkue toimii. Kun lähetät sen, voimme pysyä keskittyneinä ja uskollisina itsellemme. Julkistaminen ja näkyvyys pakottavat meidät myös arvioimaan ja päivittämään kulttuurimme kasvun myötä. ”~ Aaron Schwartz, Modify Watches
2. Suunnittelutodistukset
”Branding- ja design-virastona vietämme suurimman osan ajastamme mobiililaitteiden ja verkkojen näytöissä. Mutta usein katsomassa loputtomien tuntien näyttöjä on myös tunne, että olisit vorteksissa. Tulostamme asiakkaillemme tehtävät teokset, kuten logot, väripaletit, langankehykset, mobiilisovellusnäytöt jne., Jotta voimme saada paremman kontekstin ja konkreettisen kokemuksen työhön näytön ulkopuolella. ”~ Sunny Bonnell, motto
3. Kulutulot
”Uskokaa tai älkää, monet organisaatiot vaativat yhä fyysisiä kopioita palautuksista, ja kuittauksen skannaaminen ja lähettäminen sähköpostitse ei yksinkertaisesti tee. Tästä syystä pidän kaikki paperikopiot kansioon, kunnes saan maksun, ja jos kuitti lähetetään sähköpostitse, teen tapana tulostaa sen ja laittaa sen myös kansioon. ”~ Alexandra Levit, inspiraatio töissä
4. Vakuutusdokumentit
”Paperikopioiden säilyttäminen vakuutusasiakirjoista, vaikka sinulla onkin digitaalinen kopio, on erityisen tärkeää, kun ongelmia ilmenee. Jos esimerkiksi tallennat vakuutusasiakirjat toimistokäyttöön tarkoitetulle kiintolevylle, joka myöhemmin muuttuu vioittuneeksi, saattaa olla vaikeaa päästä toiseen kopioon ajoissa. Paperikopion saaminen tärkeistä vakuutusasiakirjoista tarjoaa välittömän pääsyn sähkökatkoksen aikana. ”~ Kristopher Jones, LSEO.com
5. Yrityksemme strateginen suunnitelma
”Strateginen suunnitelmasi on yrityksen opas kasvaa ja menestyä tulevaisuudessa. Jokaisen työntekijän on voitava tutustua strategiseen suunnitelmaan ja tutustua siihen sen varmistamiseksi, että heidän tekemänsä toimet siirtävät yrityksesi eteenpäin.Kun työntekijät osaavat sitoa tehtävänsä strategiseen näkemykseesi, yrityksesi on paljon vakaampi. ”~ Nicole Munoz, Aloita sijoitus nyt
6. Vision-levyt
”Tällä hetkellä kaikki yrityksen asiakirjat ovat virtuaalisia, istuen pilvessä eri alustojen välillä, kuten Google Drive, Dropbox, Adobe Echosign ja Podio. Ainoat fyysiset asiakirjat, joita joku meistä on kätevä, ovat vuoden alussa luotuja visuaaliset levyt. Nämä auttavat muistuttamaan työntekijöitä sekä liike- että henkilökohtaisista tavoitteistaan. Kaikki muu pääsee helposti pilviin. ”~ Marcela De Vivo, Brilliance
7. Ei mitään
”Yritämme tehdä kaiken sähköiseksi ja laittaa kojelautaan. Näin paikalliset ja etätyöntekijät voivat käyttää kaikkea. Meillä on joitakin vaadittuja julisteita työpaikkojen noudattamista varten, varmuuskopioita tärkeimmistä online-asiakirjoista katastrofin sattuessa ja kuitit varastosta. Kaiken kaikkiaan panimme kaikki keskeiset ajatuksemme, materiaalit ja asiakirjat verkossa tiimin käyttöön. ”~ Peter Boyd, PaperStreet Web Design
8. Kaikki veron liittyvät
”Laitoin melko paljon kaikkea salattuihin kiintolevyihin ja pilviin, mutta yksi asia, jonka kieltäydyn repimästä tai uhraamasta fyysisiä kopioita, on mitään verotukseen liittyvää. Tämä tarkoittaa kuitit, laskut, sopimukset, veroilmoitukset, lausunnot, ilmoitukset jne. Säilytän kopiot kotona ja toimistossani turvallisissa paikoissa ja säilytän kaikki tiiviisti järjestettynä, jotta se on helppo ylläpitää. Älä sekoita IRS: n kanssa! ”~ Robby Berthume, Bull & Beard
9. Laillisesti vaaditut julisteet
”Työoikeusjulisteet eivät ole kaikkein jännittävimpiä asiakirjoja, mutta Yhdysvaltojen työministeriö ja valtion työvoimaosasto vaativat työnantajia ilmoittamaan heidät näkyvästi toimistoon. Työskentelyjulisteiden neuvonantaja -työkalun avulla voit tunnistaa tarvitsemasi julisteet tai käyttää vaatimustenmukaisuusjulisteyhtiötä. ”~ Roger Lee, Captain401
Tulostus Paina valokuvaa Shutterstockin kautta
1
