Business etiketti vaikuttaa siihen, miten muut ihmiset näkevät sinut työpaikalla - mukaan lukien työtoverit, esimiehet ja asiakkaat. Jos sinua pyydetään ottamaan pöytäkirja kokoukseen, tärkein asia on pitää ne selkeä, tiivis ja tarkka.
Valmistelu ja perusteet
Aina kun osallistut yrityskokoukseen, tule sinne aikaisin ja valmistaudu mihinkään tehtävään, jonka odotatte tapahtuvan kokouksessa. Jos pidät minuuttia, sinun pitäisi olla kannettava tietokone tai tietokone valmisyhdessä muiden tarvittavien kohteiden, kuten kynien tai tallennuslaitteiden, kanssa. Osallistuminen kirjataan pöytäkirjaan valmistele kirjautumissivu edellä aikaansa. Kirjautumissivulla on oltava jokaisen osanottajan nimi ja tilaa saapumisaikojen merkitsemiseksi.
$config[code] not foundVaikka se on vastoin liike-etikettiä keskeyttämään muita puhujia liikekokouksessa, minuuttitoimittajan odotetaan pitävän täsmällisiä muistiinpanoja siitä, mitä oli sanottu ja tehty kokouksessa. Mahdolliset viralliset ehdotukset on kirjattava sanatarkasti. Puhu ja kysy selventäviä kysymyksiä, jos et kuullut tai ymmärtänyt jotain tarpeeksi hyvin tallentaaksesi sen tarkasti.
Kokouksen suorittavan henkilön tehtävänä on luoda esityslista ja pitää kokousta tiellä. Jos kokous ajautuu pois asennetusta esityslistasta, pöytäkirjojen pitäisi heijastaa tätä. On aina olemassa mahdollisuus, että sinulta kysytään joskus selvitettäväksi, mitä tapahtui kokouksessa. Riippumatta siitä, mitä sinun pitäisi tehdä, varmista, että minuutit ovat kuvaile tarkasti, mitä todella tapahtui ja missä järjestyksessä.
Minuutin ottaminen etiketti
Kokouspöytäkirjat eivät ole vain muistiinpanoja kokoukseen osallistuneiden henkilöiden kannalta. Kokouksen pöytäkirja on a oikeudellinen ennätys Nancy Sylvesterin rekisteröimän parlamentin jäsenen artikkelin mukaisesti.
Sinun ei tarvitse tallentaa kaikkia yksityiskohtia siitä, mitä sanottiin. Lukuun ottamatta virallisia esityksiä, vain tiivistä sisältö. Sisällytä vain yksityiskohdat, jotka ovat edelleen tärkeitä kaikille, jotka katsovat minuutteja. Käytä avainsanoja yhteenvedon jokaisen keskustelun päähän.
Vältä kommentteja, henkilökohtainen mielipide tai kuvaileva kieli. Nämä subjektiiviset ei ole vain, mutta ne voivat hämmentää kommenttejasi myöhemmin. Voit esimerkiksi lisätä muistiinpanon "Mr. Smith jätti kokouksen klo 14.45", mutta sinun ei pitäisi sanoa sitä, koska "herra Smith vihastui Jonesille ja vihastui kokouksesta."
Välttääksesi tarpeettomia kommentteja, älä yritä kuvata kokouksen emotionaalista sävyä millään tavalla. Esimerkiksi "Ms Jones vaati, että myyntiluvut paranevat seuraavalla vuosineljänneksellä" on liian subjektiivinen ja olisi parempi sanamuoto, koska "Jones sanoi, että myyntiluvut paranevat seuraavan neljänneksen aikana." Olkoon tosiasiat puhua puolestaan.
