Manilan kansiot ja arkistokaapit eivät ole välttämättömiä tärkeiden asiakirjojen täydellisen tallentamisen ja järjestämisen kannalta. Asiakirjoja voidaan leikata sähköisesti tai jopa poistaa kokonaan, koska useammat yritykset ja julkiset virastot ovat siirtymässä ympäristöystävällisempiin, paperittomiin yrityksiin, mikä vähentää elektronisia versioita. Sähköinen paperityö vähentää varastointitarpeita, mikä vähentää kustannuksia, säästää aikaa ja hyödyttää ympäristöä. Asiakirjojen skannaus, kopiointi ja arkistointi on helppoa, kun laitteisto- ja ohjelmistoinvestoinnit ovat vähäisiä. Skannerit myydään verkossa, toimistotuotteiden myymälöissä ja jopa tavarataloissa, ja ne ovat edullisia. Jotkut koneet yhdistävät tulostus-, faksaus-, skannaus- ja kopiointitoimintoja.
$config[code] not foundAsiakirjojen skannaaminen
Liitä skanneri tietokoneeseen mukana toimitetulla USB-liitäntäkaapelilla. Asenna ohjaimet asennus-CD-levyllä tai vierailemalla valmistajan verkkosivustolla.
Aseta asiakirja tulostuspuoli alaspäin lasin runkoon.
Kohdista reunat lasikerroksen rungon merkkien mukaan.
Päivän video
Syöttää sinulle SaplingSkannaa yksi sivu kerrallaan sulkemalla kansi ja painamalla “Scan” tai “Start” -painiketta. Asiakirja muunnetaan digitaaliseksi tiedostoksi. Mitä enemmän pisteitä tuumalla tai DPI: llä, sitä suurempi on skannatun asiakirjan yksityiskohdat. Tiedosto muuttuu kuitenkin tarkemmin ja lataaminen kestää kauemmin.
Asiakirjojen kopioiminen
Aseta kopio asiakirjasta lasikopiokoneeseen siten, että reunat on kohdistettu koneen osoittamalla tavalla.
Paina “Copy” tai “Start” -painiketta.
Napsauta hiiren kakkospainikkeella sähköistä asiakirjaa ja valitse Kopioi.
Kopioi sähköinen asiakirja samaan kansioon, olemassa olevaan kansioon tai uuteen kansioon.
Hakemistoasiakirjat
Napsauta Oma tietokone -valikon oikeassa yläkulmassa olevaa kuvaketta, joka näyttää kansiosta, jossa on tähti. Tämä avaa uuden kansion.
Nimeä kansio asianmukaisesti sille tallennettavien asiakirjojen tyypille.
Vedä tiedosto uuteen kansioon pitämällä hiiren vasenta painiketta kansion päällä, siirtämällä nuolta kansioon ja vapauttamalla hiiren vasen painike.
Kärki
Älä säilytä tarpeettomia tiedostoja. Käytä yhtenäistä menetelmää tiedostojen ja kansioiden nimeämiseksi tehokkaimmaksi arkistointia varten. Pidä liittyvät asiakirjat yhdessä. Pidä jatkuva ja valmis työ erillään. Vältä kansioiden täyttämistä. Sen sijaan hajota suuret tiedostot pienempiin, tarkasti nimettyihin alikansioihin.
