Yritykseni, Journyx, on ollut noin kuusitoista vuotta, ja sen aikana olemme selviytyneet historian suurimmista talouden taantumista, samanaikaisesti jännittävän ja kauhistuttavan sosiaalisen median alasta ja suurista siirtymisistä ohjelmistojen ostamiseen ja toimitettu. Emme kuitenkaan aina olleet niin kovia.
Alussa lähdimme lähes täydelliseen epäonnistumiseen pari kertaa.Sillä ei ollut mitään tekemistä tuotteen kanssa; asiakkaat totesivat, että se toimitti luvatut toiminnot ja sitten jotkut. Sillä ei myöskään ollut mitään tekemistä tiimimme kanssa, eikä minkäänlaista häpeällistä sisäpolitiikkaa.
Syy, miksi kerron teille tämän selkätarinan, on, että täällä on opittavaa: meillä ei ollut selkeää näkemystä putkistosta ja kassavirrasta. Meillä oli vaikeuksia ennustaa, kuinka paljon rahaa meillä olisi pankissa useita viikkoja tulevaisuudessa. Se oli vakava ongelma ja valitettavasti yhteinen ongelma. Ehkä jopa yksi, jonka olet kokenut yrityksessäsi.
Erityisesti pienyrityksille ja aloittelijoille on helppo keskittyä täällä ja nyt. Tulevaisuus on abstrakti konsepti yritystason yrityksille, kunnes se ei ole mahdollista. Sinun täytyy keskittyä kasvuun alusta alkaen. Menestys ei ole putken unelma, mutta paradoksaalisesti se voi tuhota sinut, jos et ole valmis siihen.
Emme olleet ensimmäinen yritys, joka kohtasi kasvuvaiheita, joita emme pystyneet käsittelemään, emmekä ole viimeisiä. Onneksi on helppo toteuttaa järjestelmä, joka mahdollistaa älykkään ennustamisen.
Seuraavassa on viisi vaihetta, joiden avulla voit varmistaa, että yrityksesi ei kohdistu samoihin ongelmiin:
1. Seuraa projekteja erikseen
Työntekijöille suunnattujen projektien seuranta on hyvä, mutta saat parhaan mahdollisen hyödyn, kun seuraat jokaisen projektin erikseen. Näin voit tarkastella kutakin projektia ainutlaatuisena tekijänä yrityksen kannattavuudessa. Tämä näkemys on uskomattoman arvokasta resurssien kohdentamisessa, koska tiedät kunkin projektin parametrit suhteessa yrityksen nykyiseen saatavuuteen.
2. Seuraa työntekijöiden tehtäviä ja tuottavuuden muutoksia
Kaikissa organisaatioissa on ilmeistä hyötyä siitä, mitä työntekijät tekevät millä tahansa hetkellä: haluat, että he työskentelevät tehtävissä, jotka ovat todella hyödyllisiä yritykselle. Mutta on myös tärkeää pohtia, mitkä työpaikat ovat tehokkaimpia. Järjestelmän, jonka avulla työntekijät voivat seurata aikaa tietyistä tehtävistä, avulla voit nähdä, missä ne ovat hyödyllisimpiä. Kertoimet ovat sitä, mitä he nauttivat parhaiten. Työntekijöiden työtehtäviä ei tarvitse vaihtaa joka päivä, mutta harkitse muutosta, kun todisteet viittaavat siihen, että he ovat kunnostaneet taitoja uudella alueella ja voisivat olla enemmän käyttökelpoisia muualla.
3. Rakenna aiempien projektien tietokanta
Hankkeiden jääminen on uskomattoman arvokasta, vaikka sen rakentaminen vie jonkin aikaa. Tämän tiedon avulla voit määrittää, kuinka monta ihmistä tavallisesti vie projektin loppuun; parantaa budjettisi tarkkuutta laajuuden perusteella; ja täydellinen aikataulu, joka perustuu hankkeen yleisiin parametreihin. Jopa vähiten tehokkaat hankkeet tulevat arvokkaiksi, koska voit kerätä niistä yhtä paljon tietoa. Tiedät, mitä ei toiminut, mitkä tekijät aiheuttivat sinun menemään yli talousarvion ja oppimaan virheistä.
4. Tunne aina käytettävissä olevat resurssit
Kriittinen osa projektisuunnitelmaa on tiimin luominen. Tämä tehtävä on helpompaa, kun tiedät tarkalleen, kuka on käytettävissä (tarvitsemasi taidot) ja mikä on heidän aikataulunsa projektin keston ajan. Jos sinulla on automatisoitu projektinhallintajärjestelmä, työntekijäaikataulut näkyvät helposti ja mahdolliset lomapaikkahakemukset otetaan huomioon. Tiedätte myös tehtävät, joita muut työntekijät työskentelevät, jotta voit välttää resurssien venyttämistä liian ohuiksi tai yksilön jakamista tehtäviin, joihin ne eivät sovi.
5. Seuraa jatkuvasti resurssien käyttöä suhteessa budjettiin ja aikatauluun
Jos verrataan aikaa ja resursseja, jotka on käytetty projektiin verrattuna prosentteihin, voit nähdä, mitkä hankkeet ottavat liian paljon resursseja kannattavaksi. Näin voit jakaa resursseja projekteihin tarpeelliseksi tai jopa tappaa hankkeita, jotka ovat liian pitkälle menneet yrityksesi hyödyksi. On aina parempi määritellä ongelmat varhain, ja dynaaminen seurantajärjestelmä antaa tämän käsityksen. Joskus on parasta leikata tappioita ja siirtyä eteenpäin; kustannukset voivat nopeasti kiertää hallinnan, jolloin tilanne pahenee.
Vaikka on mahdollista seurata näitä järjestelmiä perustoiminto-ohjelmien avulla (käytimme Excel- ja QuickBook-ohjelmia varhain), automatisoidut, ohjelmoitavat järjestelmät vähentävät huomattavasti luettelointiaikaa ja virheitä. Riippumatta siitä, mitä menetelmää käytät, käynnistä ASAP, jos et ole vielä. Kasvun pitäisi olla jännityksen syy, ei huolenaihe.
1
