Hallinnolliset apuohjelmat tai avustajat, kuten heitä kutsutaan myös, tarjoavat toimisto- ja logistiikkatukea, jota toimisto tarvitsee toimiakseen. Perusvelvollisuudet riippuvat työn kuvauksesta, mutta yleisesti ottaen työnantajat pitävät parempana tietotekniikkakoulutuksina tietotekniikkaan perehtyneitä ehdokkaita, innokkaita organisaatiomielisiä ja edistyneitä monikäyttöominaisuuksia. Johtajat eivät aina ole käytettävissä valvomaan jokaisen projektin osaa, joten myös itsenäinen työskentely on tärkeää.
$config[code] not foundPerusvaatimukset
Alkuperäiset vaatimukset riippuvat työstä. Pääsymäärät ovat yleensä avoinna lukion valmistuneet perus toimisto-, tietokone- ja englannin kielioppi taitoja. Näiden aiheiden luokat ovat saatavilla paikallisyhteisön korkeakouluissa ja teknisissä kouluissa. Nämä laitokset houkuttelevat myös lääketieteellisiä ja lakisääteisiä sihteereitä, jotka tarvitsevat oppia teollisuuteen liittyvää ammattikieltä, toteaa työministeriön toimiston. Monet väliaikaiset sijoitusvirastot tarjoavat samanlaista koulutusta; kuitenkin työnantajat suosivat yleensä kandidaatin tutkintoa johtotehtävissä.
Koordinointi ja aikataulutus
Puhelimen vastaamisesta tapahtumakalentereihin päivittämällä hallinnolliset avustajat ovat tiiviisti mukana kaikissa toimiston merkittävissä organisaatioissa. Saapuvan postin ja faksien reitittäminen asianomaiselle henkilölle on osa työtä, kuten myös tapaamiset ja henkilökunnan kokoukset. Suurempien organisaatioiden, kuten korkeakoulujen tai julkisten laitosten, avustajat toimivat usein myös yhteyshenkilöidenä heidän pääjohtajiensa ja järjestöjen eri osastojen välillä.
Päivän video
Syöttää sinulle SaplingKirjeenvaihto ja viestintä
Muistojen, raporttien ja muiden toimistoasiakirjojen muokkaaminen ja laatiminen on toinen keskeinen tehtävä, jonka johtajat määrittävät hallinnollisille avustajille. Korkeamman tason työpaikoilla on monimutkaisempia tehtäviä. Esimerkiksi johtaja avustajat voivat suorittaa tutkimuksia ja valmistella esityksiä ja laskentataulukoitaja koulupiirin avainhenkilöt voivat odottaa koostavan, muokkaavan ja tuottavan aineistoja osastojen, osastojen ja koulujen julkaisuihin - sekä tiedotteita, koodeja, uutiskirjeitä ja suorituskykyohjelmia.
Asiakassuhteet
harkinnan ja hyvä tuomio ovat olennaisia ominaisuuksia hallinnollisille avustajille, jotka toimivat työnantajan julkisena kasvona. Tämä rooli liittyy usein kysymyksiin vastaamiseen ja tyytymättömien asiakkaiden auttamiseen. Esimerkiksi kiinteistönhoitoyhtiön toimiston avustajan odotetaan tallentavan vuokralaisen valituksen yksityiskohdat ja auttavan ratkaisemaan ongelmansa. Avustajat tarvitsevat ylivoimaisia ongelmanratkaisu- ja konfliktinratkaisutaitoja tällaisten tilanteiden käsittelemiseksi.
Tietojenkäsittely ja tietojen hallinta
Hallinnollinen avustaja ylläpitää organisaation institutionaalista muistia hänen tietojenkäsittely- ja tietokannan hallintaosaamisensa avulla. Esimerkiksi koulupiirissä avustaja voi koordinoida ja ylläpitää tiedostoja ja hakemistoja. Sitä vastoin asunnon yhdistys voi odottaa, että avustajat järjestävät ja hallinnoivat yleistä kirjeenvaihtoa, laskuja, avainhenkilöitä, pieniä käteistuloja ja työmääräyksiä sekä organisaation sisäisiä asiakirjoja. Suuremmissa organisaatioissa avustajat voivat hallita varastotiloja tai yritysten kirjastoja.
