Jos pidät muita pienyritysten omistajia, olet todennäköisesti viettänyt yhä enemmän aikaa online-kokouksissa viime vuosina. Tällaisiin kokouksiin liittyy kuitenkin hankalia tilanteita, kun taas konferenssipöydän tai asiakkaan toimiston ympärillä pidetty vanha koulukokous on ehkä muistettava. Varmistaaksesi, että olet kohtelias kaikille muille kokousosallistujille, tässä on 50 vinkkejä online-liiketoiminnan kokoustietoketiin.
$config[code] not foundOnline Business Meeting Etiquette Vinkkejä
Vain aikatauluta tarvittavat kokoukset
Ensimmäiset säännöt kokouksista, jopa verkossa, ovat, että niiden pitäisi toimia erityisenä tarkoituksena. Jos se on jotain, jonka voit lähettää nopeasti sähköpostitse tai ratkaista toisella, vähemmän aikaa vievällä tavalla, älä tee tiimistäsi aikaa istua koko kokouksen kautta.
Kutsu olennaiset ihmiset
Vastaavasti kokoukseen tulisi sisällyttää vain ne, jotka ovat todella tärkeitä keskustelulle. Jos kutsut jonkun, joka ei ole oikeassa asiaa koskevassa kysymyksessä, tuhlaat vain aikaa.
Älä kutsu ennalta ilmoittamattomia vieraita
Sinun pitäisi myös tehdä selväksi kaikille osallistuville, jotka kaikki ovat vierasluettelossa. Et halua, että kukaan olisi yllättynyt, kun kokous alkaa.
Kysy ihmisiltä ajoitusta
Verkkokokouksissa voi myös olla hyvä idea kysyä olennaisilta osallistujilta, kuinka monta kertaa ne työskentelevät niiden sijaan, että ne ajoittaisivat ja kutsuvat ihmisiä.
Lähetä virallinen kutsu
Kun olet valinnut ajan ja päivämäärän, voit lähettää virallisen kutsun Google-kalenterin kaltaiselle ohjelmalle, jotta ihmiset voivat helposti varata kyseisen ajan.
Vahvista tarvittaessa
Jos olet suunnitellut kokouksen hyvissä ajoin etukäteen, voit myös vain nopeasti vahvistaa niiden henkilöiden kanssa, joiden kanssa olet tavannut, noin päivän etuajassa vain varmistaaksesi.
Lähetä erityinen ohjelma
Ennen kokousta, ainakin muutama päivä tai viikko ennen kuin mahdollista, lähetä kaikille osallistujille esityslista yksityiskohtaisesti, mitä kokouksessa käsitellään.
Tarjoa aikataulu
Sinun pitäisi myös sisällyttää ajat esityslistallesi, jotta osallistujilla on mahdollisuus suunnitella loput päivästään.
Anna ihmisten tietää mitä odottaa
Jos tarvitset ihmisiä, joilla on kokouksessa kokousasiakirjoja tai muita materiaaleja, niin kokouksessa, olipa kyseessä tärkeä asiakirja tai asiakastieto, tee se selväksi etukäteen.
Varmista, että kaikki voivat käyttää online-konferenssihuoneita
Jos pidät virtuaalikokousta, kannattaa tarkistaa kaikkien kanssa etukäteen varmistaaksesi, että heillä on pääsy ohjelmaan, jota aiot käyttää. Kerro heille runsaasti aikaa, jos heidän täytyy ladata sovellus, jotta voit osallistua kokoukseen.
Testaa etukäteen
Sinun on myös hyvä kokeilla omaa kokousohjelmaa tai ohjelmaa etukäteen vain varmistaaksesi, että kokous sujuu sujuvasti.
Onko sinulla sopiva käyttäjänimi ja valokuva
Jos käytät kokouksiin sellaista ohjelmaa kuin Skype, varmista, että käyttäjätunnuksesi ja valokuvasi sopivat ammatillisiin kokouksiin.
Vahvista aikavyöhykkeet
Virtuaalisissa kokouksissa sinun on myös oltava selvillä aikavyöhykkeestä, kun suunnittelet. Älä vain oleta, että uudet yhteystiedot ovat aikavyöhykkeesi.
Näytä ajoissa
Olitpa kokouksessa tai vain osallistumalla vieraana, sinun täytyy näyttää ajoissa. Realistisesti sinun pitäisi olla hieman varhain vain olla turvallinen.
Soita, jos sinulla on ristiriita
Jos sinulla on hätätilanteessa tai konfliktissa, joka saa sinut ohittamaan kokouksen tai viivästymään, sinun on annettava isäntä tai osallistujille mahdollisimman pian tietoa. Jos konfliktisi syntyy kokouksen päivänä, se tarkoittaa, että sinun täytyy soittaa henkilölle, jotta voit olla varma, että he saavat viestin.
Odota, että kaikki saapuvat
Kun olet valinnut tai tullut online-konferenssihuoneeseesi, tervetuloa ihmisiä, kun he näkyvät, mutta odota, että kaikki tietävät osallistuvat ennen kuin todella sukellat.
Valitse hiljainen sijainti
Vaikka sinulla voi olla online-kokouksia pohjimmiltaan mistä tahansa, on parasta valita jossakin hiljaisuudessa, jossa ei ole paljon häiriötekijöitä tai melua.
Määritä volyymit heti
Kun kaikki näkyvät online-konferenssissa, pyydä kaikkia tervehtimään äänenvoimakkuutta, jotta voit tehdä tarvittavat muutokset heti.
Pukeutua asianmukaisesti
Jos olet osallistunut videoneuvotteluun, sinun on harkittava ulkonäkösi. Se ei ehkä ole yhtä tärkeää kuin henkilökohtaisissa kokouksissa. Mutta sinun täytyy silti katsoa ammattimaisia.
Tee esittely
Jos olet kutsunut ihmisiä, jotka eivät ehkä tunne toisiaan online-kokoukseen, varmista, että esität heidät henkilökohtaisesti tai annat heille mahdollisuuden esitellä itsensä kokouksen alussa.
Muista nimiä
Oletteko tapaamassa jonkun ensimmäistä kertaa tai seitsemännen kerran, muistat nimiä ja käytät niitä, kun tervehdys ihmiset voivat mennä pitkälle.
Pysy aiheella
Kokouksen aikana saatat aika ajoin mennä sivukeskusteluihin. Mutta varmista, että aina johdatat keskustelun takaisin päätehtävään ja pidät silmällä kelloa, jotta voit olla kohtelias kaikkien aikojen suhteen.
Puhua kovaäänisesti
Kun puhut kokouksen aikana, muista ilmoittaa ja puhua äänekkäästi, jotta jokainen voi kuulla sinut.
Älä keskeytä muita
Ja kun toiset puhuvat, anna heidän lopettaa aina ennen kuin annat ajatuksen omasta.
Vältä puhumista heti
Kun kysymys on koko ryhmälle, voit välttää hankalat keskeytykset odottamalla toista puhua. Jos muut tekevät niin heti, odota vuorosi. Jos kukaan ei puhu, olet hyvä mennä.
Kysy ennen pitkien ajatusten jakamista
Jos sinulla on pitkä ajatus tai ajatus jakaa, kysy, onko se oikein tehdä etukäteen, jos olet ajoissa lyhyt. Voit aina kiertää sen sähköpostitse myöhemmin tai jakaa toisen kokouksen.
Mykistä, kun et puhu
Voit välttää taustamelujen häiritsemisen muille, kun vain mykistät itsesi, kun et puhu melko paljon aikaa.
Kuuntele tarkasti
Vaikka muut puhuvat, varmista, että kuuntelet itseäsi. Et halua menettää jotain ja tuoda sen myöhemmin kysymykseen.
Näytä, että kuuntelet
Sinun pitäisi myös näyttää ihmisille, joita kuuntelet puhuessaan, jos olet videoneuvottelussa. Älä haudata päätäsi muistiinpanoihisi. Katsokaa niitä ja harjoittele aktiivista kuuntelua.
Huolehdi huumorista
Jos tunnet tarvetta käyttää huumoria kokousten aikana, varmista, että se sopii yleisölle. Tämä on paljon helpompaa, kun puhut vain tiiviille tiimin jäsenille. Käytä kuitenkin varovaisuutta, kun tapaat asiakkaita tai ihmisiä, joita et tiedä hyvin.
Anna kopioita olennaisista asiakirjoista
Jos viittaat kokouksessa tärkeisiin asiakirjoihin, lähetä nämä kohteet kokouksen osanottajille ennen tai sen aikana, jotta he voivat saada ne viitteeksi.
Ole valmis esitysmateriaaleilla
Ja jos tarvitset laitteita esityksen tekemiseksi, varmista, että kaikki on hyvässä kunnossa etukäteen, jotta et tuhlaa aikaa yrittää saada se toimimaan.
Tunne yleisösi
Valmistellessasi esitystasi tai muita esityslistan kohteita on myös tärkeää, että otat yleisösi huomioon ja palvelette viestisi nimenomaan heille. Älä tuhlaa ihmisten aikaa kentillä, jotka eivät ole merkityksellisiä. Älä käytä myöskään ääntä tai aihetta, joka ei todennäköisesti vetoaa niihin henkilöihin, joiden kanssa olet tavannut.
Laita puhelin pois
Sinun pitäisi myös pitää puhelimesi hiljaisena kokousten aikana, jotta se ei keskeydy.
Vältä hermoja
Joissakin tapauksissa on luonnollista tavata osallistujia hermostuneiden tapojen harjoittamiseen, kuten kynien napsauttamiseen tai höyrystämiseen. Mutta tee tietoisia pyrkimyksiä välttää niitä ammattikokouksissa.
Älä syö, kun puhut
Sinun tulisi myös välttää syömistä online-kokousten aikana. Joten sinulla on välipala etukäteen.Ja vain siemailla vettä, kun joku on vuorossa puhumaan tarvittaessa.
Onko sinulla aika asettaa kysymyksiä
On myös hyvä, että ihmisillä on aikaa esittää kysymyksiä, jos olet johtava kokousta. Ja jos olet osallistumassa, varmista, että löydät tämän mahdollisuuden esityslistalle, jotta tiedät milloin kannattaa tuoda esiin pisteitä.
Älä hallitse kysymysten osaa
Kun kyseiset kysymykset tulevat esiin, voit esittää yhden tai kaksi kysymystä. Mutta älä hallitse keskustelua. Anna myös muille mahdollisuus.
Tarjoa luottoa ideoille
Jos nostat jotain sellaisen kokouksen aikana, joka ei ollut ideasi alun perin, varmista, että annat luoton alkuperäiselle. Jos et ole, ihmiset vain ottavat sen huomioon.
Keskustele henkilökohtaisista asioista kokouksen jälkeen
Jos jotain sellaista tapahtuu ryhmäkokouksen aikana, joka on todella merkityksellinen vain sinulle ja toiselle henkilölle, tee aikaa keskustella siitä myöhemmin sen sijaan, että ottaisit kaikkien muiden aikaa.
Älä soita ihmisille
Saatat myös joskus törmätä tilanteisiin, joissa tiimin jäsen tekee virheen, joka vaikuttaa kielteisesti kokoukseen. Mutta älä käytä kokoontumisaikaa luentoon. Soita henkilökohtainen tapaaminen tämän henkilön kanssa keskustelemaan tarvittaessa.
Pidä pää kylmänä
Ja riippumatta siitä, kuka olet tekemisissä, älä menetä temperamenttia kokouksen aikana.
Anna taukoja pitkiä kokouksia varten
Jos isännöit muutaman tunnin tai useamman kokouksen järjestettävän kokouksen, aseta aikataulun mukaiset taukot esityslistallesi, jotta ihmiset voivat tarttua jotain syömään, tarkistaa puhelimensa ja käyttää kylpyhuoneen.
Lopeta aika
Pidä koko ajan koko ajan silmällä kelloa, joten voit varmasti lopettaa kokouksen, kun sanoitte.
Anna ihmisille mahdollisuus lähteä
Jos sinulla ei ollut sattumalta mahdollisuutta keskustella kaikesta, mitä halusit varattuun aikaan, voit kysyä ihmisiltä, haluavatko he pysyä kokouksessa. Mutta antaa ihmisille mahdollisuus lähteä ajoissa, jos heillä on aikaisemmat sitoumukset.
Kiitos kaikille osallistumisesta
Jos kutsut kokouksen, varmista, että sanot myös kiitos kaikille, jotka osallistuivat ennen lähtöä.
Ole tietoinen muista kielistä ja kulttuureista
Joissakin tapauksissa saatat myös löytää itsesi tapaamisen eri taustoista ja kulttuureista. Ole siis tietoinen heidän kielestään ja tavastaan parhaalla mahdollisella tavalla ennen kokousta.
Seuraa muistiinpanoja
Kokouksen jälkeen on hyvä jakaa joitakin muistiinpanoja tai muistutuksia ihmisten kanssa sähköpostitse. Tai jos sinulla ei ole mitään erityistä seurannassa, lähetä nopea kiitos.
Vältä kokoustietojen jakamista muiden kanssa
Kun kyse on kokouksista, käsiteltävien kohteiden tulisi pysyä osallistujien ryhmässä, ellei olet selittänyt toisin. Älä siis jaa tietoja muiden kanssa, jotka eivät olleet läsnä.
Täytä kaikki toiminnot
Ja jos olet vapaaehtoisesti suorittanut tehtävänne kokouksen jälkeen, varmista, että seuraat näitä asioita nopeasti.
Videoneuvottelukuva Shutterstockin kautta
Lisää: Suosittuja artikkeleita Kommentoi ▼
