Aika on yksi arvokkaimmista varoista yritysten omistajille. Mutta niin monta aikaa tuhlata tehtäviä tehtäväluettelossasi, sinun täytyy ottaa hallintaan työsi tai se hallitsee sinua. Onneksi teknologia voi auttaa.
$config[code] not foundTässä on 10 yleistä aikaa tuhlaavaa tehtävää automatisoida aikaa vapauttamaan:
Sähköpostin lajittelu
Ennen kuin lähdet vastaamaan sähköposteihin, se auttaa järjestämään ne. Yksi parhaista tehokkuuden liikkeistä, joita voit tehdä, on käyttää sähköpostiohjelman etiketti-, tag- ja / tai kansiotoimintoja. Näin voit käsitellä tärkeitä sähköposteja ensin ja vähemmän tärkeitä sähköpostiviestejä myöhemmin (tai ehkä koskaan). Sen avulla voit myös erottaa sähköpostit tehokkuudesta.
Jotkin viestit saattavat vaatia välitöntä vastausta, kun taas toiset voivat odottaa. Tai haluat ehkä keskittyä sähköposteihin, jotka liittyvät yhteen tiettyyn projektiin kerrallaan. Nämä tilanteet ovat täydellinen merkityille kansioille.
Sähköpostialustat, kuten Gmail, voivat automaattisesti lajitella sähköpostit kansioihin valitsemiesi sääntöjen mukaisesti. Esimerkiksi viikoittaiset uutiskirjeet voivat mennä yhteen kansioon. Sähköpostit asiakkailta voidaan lähettää ensisijaiseen kansioon tai merkitä "tärkeiksi".
Vastaaminen sähköpostiviesteihin
Kun on aika vastata sähköpostiviesteihin, on todennäköisesti joitakin vastauksia, jotka ovat samoja tai ainakin samanlaisia. Saatat esimerkiksi lähettää vastaavia vastauksia mahdollisten asiakkaiden tai suuren yleisön tiedusteluihin.
Näissä tapauksissa voit säästää paljon aikaa käyttämällä Gmailin säilytettyjä vastauksia tai Outlookin sähköpostimalleja.
Lähetys sosiaaliseen mediaan
Henkilökohtainen osallistuminen sosiaaliseen mediaan on tärkeää - ja sinun ei pitäisi ohittaa sitä. Tämä ei tarkoita sitä, että sinun täytyy tehdä jokainen asia manuaalisesti.
Kun lähetät yleisiä päivityksiä, linkkejä tai vastaavaa sisältöä, aikataulutusohjelmat, kuten puskuri ja HootSuite, voivat säästää aikaa ajoittaessasi virkaa koko viikon ajan. Etkä mene edestakaisin sivustojen ja sovellusten välillä, hallitset kaikkea kojelaudasta.
Blogging-alustat, kuten WordPress ja verkkokaupan sivustot, kuten Etsy, tarjoavat myös mahdollisuuksia lähettää uusia linkkejä tai tuotteita automaattisesti sosiaalisen median sivustoille.
Lopuksi, jos haluat mieluummin kurota kolmannen osapuolen sisältöä seuraajille, kuten 99 dollaria sosiaalisia lähteitä ja julkaisee sisältöä sosiaalitilillesi ohjeiden mukaan. Se vapauttaa sinut työskentelemään sosiaalisen strategian parissa kuin toteutuksen yksityiskohdissa.
Aikataulujen määrittäminen
Oletko koskaan mennyt edestakaisin aikataulemaan tapaamisia useiden kiireisten ihmisten kanssa - kamppailee löytääksesi päivämäärän ja kellonajan, joka toimii kaikki ovat kalentereita? Se voi olla turhauttavaa.
Jos suunnittelet paljon tapaamisia, voit viettää tuntikausia vuosittain tällä aikahukkauksella. Sen sijaan, miksi et toteuta online-aikataulutusohjelmaa kuten ScheduleOnce?
Liitä nykyinen kalenteri yksinkertaisesti sovellukseen. Hyvä ajoitussovellus integroituu suosittuihin kalentereihin, kuten Outlookiin ja Google-kalentereihin. Pyydä sitten kolmansia osapuolia käymään verkossa katsomalla, mitä aikataulusi on käytettävissä, ja valitse sopivat päivämäärät ja ajat.
Joissakin älykkäissä ihmisissä on myös linkki online-kalenteriinsa sähköpostin allekirjoituksissaan - leikkaamalla vielä yksi vaihe ulos prosessista.
Vältä tuhlaa aikaa ja vertailla sähköposteja. Kokousten ajoitus ei ollut koskaan niin helppoa kuin ajoitussovelluksessa.
Toistuvien laskujen lähettäminen
Jos laskut asiakkaita tai asiakkaita saman verran kuukaudessa, on helppo automatisoida se. Jotkin kirjanpito-ohjelmistot, kuten Xero, voidaan perustaa säännöllisten toistuvien laskujen tuottamiseen ja lähettämiseen sähköpostitse. Jotkin järjestelmät lähettävät myös muistutuksia, jos laskua ei makseta ajoissa.
Tai ehkä sinulla on asiakkaita toistuvissa luottokorttien laskutusjärjestelyissä, kuten tilauksissa. Tällöin voit ladata asiakkaan kortin kuukausittain jotain sellaista kuin Freshbooks tai PayPal.
Monet pienet yritykset ovat valitettavasti löysät lähettämisessä ja laskutoimituksissa. Automatisointi säästää tietenkin aikaa. Se tekee myös vähemmän todennäköiseksi, että tämä tärkeä tehtävä putoaa halkeamien läpi.
Sivuston liikennetiedotusten automatisointi
Yksi parhaista tavoista oppia houkuttelemaan lisää verkkosivujen liikennettä on ymmärtää nykyinen liikenne paremmin. Sinun täytyy tietää, mikä toimii tänään - ja mikä ei. Toisin sanoen, sinun täytyy olla hyvä käsitellä sitä, mitä kävijät etsivät, miten he pääsevät sivustoosi ja mitä he tekevät, kun he pääsevät sinne. On tärkeää tarkistaa tämä säännöllisesti, jotta voit mitata edistystä.
Mutta Google Analytics -tietojen valtavien määrien seulonta vie aikaa. Ja saatat viivyttää.
Sen sijaan ota aika - kerran - perustaa raportit keskeisistä tilastoista. Sitten lähetätkö nämä raportit sinulle ja / tai muille tiimillesi kerran viikossa. Voit lähettää ne PDF-muodossa tai CSV-taulukkona.
Nämä toistuvat Google Analyticsin liikennetiedotukset säästävät pitkällä aikavälillä valtavaa aikaa. Google Analyticsin hallintapaneelin vieressä ja seulomalla tietoja manuaalisesti (kun muistat!) Saat joka viikko raportin, jonka avulla voit nopeasti tarkastella tai peittää tiimikokouksia.
Asiakastuen viestinnän käsittely
Pienyritykset pääsevät yleensä pisteeseen, jossa asiakaskysymysten käsittely säännöllisen sähköpostin kautta muuttuu raskaaksi. Voit kopioida ja liittää sähköpostiviestien tietoja muihin ohjelmistojärjestelmiin, kuten tilausten syöttöjärjestelmään tai yhteystietokantaan.
Vielä pahempaa on, että tärkeät viestit haudataan yhden työntekijän postilaatikkoon. Toisilla yrityksellä ei ole näkyvyyttä, ellet muista muokata manuaalisesti työtovereita pitämään ne silmukassa.
Help desk -ohjelma, kuten Groove, voi olla pelastaja. Ohjauspiste tai lippujärjestelmät saavat asiakasviestinnän yhdeksi keskeiseksi paikaksi ja ilmoittavat automaattisesti kaikille oikeat tiimin jäsenet.
Siirry sitten paremmin - käytä Zapierin kaltaista työkalua integroimaan asiakaspalvelun viestinnät muiden käyttämiesi järjestelmien kanssa. Zapierin avulla voit lähettää viestinnän kirjanpito-ohjelmistoon (esimerkiksi päivittää asiakkaan yhteystiedot). Tai lähetä se projektinhallintajärjestelmään (esimerkiksi jos tarvitaan erityistä tilin ylläpitoa).
Integroitumalla muihin järjestelmiin vältät päällekkäistä tietojen syöttöä, tai mikä vielä pahempaa, sekaannusten ja virheiden tuhlausta.
Seuranta-markkinointiviestien automatisointi
Markkinointiautomaatio-ohjelmat, kuten Infusionsoft, voivat auttaa pieniä joukkueita saamaan vipuvaikutusta. Voit määrittää markkinointikampanjoita, joissa on useita viestejä jokaiselle vaiheelle.
Oletetaan esimerkiksi, että sivustoosi tulee näkymä ja täyttää lomakkeen, jolla voit ladata ilmaisen paperin. Voit lähettää sarjan seurantakommunikaatioita tämän johtamisen tukemiseksi ilman, että tarvitset manuaalisesti sähköposteja joka kerta. Se on vipuvaikutus!
Online-lomakkeiden täyttäminen
Aina, kun yrität kirjautua uuteen verkkoalustaan, palveluun, uutiskirjeeseen tai mihin tahansa, joka vaatii rekisteröintiä, täytät todennäköisesti lomakkeen.Yhden lomakkeen täyttäminen täällä tai siellä ei ole paljon. Mutta yhdessä ne lisäävät yhden aikaa, joka tuhlaa elämäsi tehtäviä.
Ohjelmat, kuten Roboform, voivat automaattisesti täyttää nämä lomakkeet. Sinun ei tarvitse syöttää samoja tietoja uudestaan ja uudestaan.
Tietojen varmuuskopiointi
Tiedot ovat yrityksesi tärkeimpiä omaisuuksia. Siksi säännölliset varmuuskopiot ovat niin tärkeitä. Mutta ihmiset unohtavat tai eivät yksinkertaisesti vie aikaa suorittaa tämä tehtävä säännöllisesti.
Pilvipohjaiset palvelut, kuten Carbonite ja Dropbox, tarjoavat ratkaisuja, jotka varmuuskopioivat tiedostosi automaattisesti pilviin.
Google Drive ja Microsoft OneDrive -palvelun avulla voit määrittää, että kaikki asiakirjat tallentuvat automaattisesti pilviin. Voit myös määrittää automaattiset varmuuskopiot paikallisesti Windows- tai Apple Time Machine -palvelun kautta.
Automatisoi nämä 10 aikahäviötehtävää ja etsi sitten 10 enemmän automatisoimalla. Muutama minuutti vapautui täällä ja siellä lopulta lisätään jopa tunteja. Nämä ovat tunteja, joilla voit palata ja nauttia elämästä.
Väsynyt töissä Kuva Shutterstockin kautta
5 Kommentit ▼
