Yksi suurimmista haasteista, joita monet yritykset kohtaavat, kun ne yrittävät pysyä tiettyjen hallituksen asetusten mukaisena, toteuttavat asianmukaisesti aikarajoitusohjelmiston. Laaja valikoima vaihtoehtoja, kuten matalan teknologian ja huipputeknologian, voi olla haaste määrittää oikean ohjelmiston, oikeat menetelmät ja parhaat käytännöt yrityksen laajuisen toteuttamiseksi.
Seuraavassa tarkastellaan joitakin aikalehtien parhaita käytäntöjä, jotka sisältävät joitakin keskeisimmistä ja tärkeimmistä käytännöistä, joilla voit löytää oikean ajan seurantaohjelmiston organisaatiosi.
$config[code] not foundToteuta aikojen seuranta ylhäältä, alas
Mikään ei voi demoralisoida työntekijöitä enemmän kuin tuntuu, että on olemassa kaksinkertainen standardi, varsinkin kun on kyse niiden ajan seurannasta. Kun pomo ei edistä vain ajan seurantaa, vaan käyttää sitä, tämä korostaa työntekijöille ajan seurannan merkitystä kaikille.
On olemassa monia luovia tapoja pitää koko organisaatio vastuullisena. Mainostoimisto Colle + McVoy toteutti pelipäiväjärjestelmän, mutta ohjelmistoratkaisun, jonka avulla yrityksen laajuinen olutjäähdytin voi avata joka perjantai, edellyttäen, että kaikki työntekijätaulukot toimitetaan ajoissa.
Adweekin mukaan:
"Colle + McVoy on rakentanut ihmeellisen koneen, jota kutsutaan TapServeriksi -" monikerroksiseksi oluen käyttöönottojärjestelmäksi ", joka käyttää RFID: ää ja räätälöityjä ohjelmistoja varmistaakseen, että olet lakannut olemasta laiska git, lopettanut aikaohjelmasi ja ansainnut vapaan pintin.”
Erityisesti jotakin sellaista, joka on potentiaalisesti epäsuosittu ajallisen seurannan avulla, tietäen, että pomo arvostaa sitä, että se tekee sen itse ja soveltaa samoja sääntöjä koko yrityksen alueella, voi olla voimakas motivaatio kaikille muille tehdä osansa.
Tarjoa tarvittava koulutus
Viestintä on kaikkea. Varmista, että jokainen ymmärtää, mikä on tarkka ajan seuranta, voi muuttaa tapaa, jolla työntekijät reagoivat uuteen aikalehtipolitiikkaasi harppauksin. Huolimatta työntekijän hyvistä aikeista, jos he eivät ymmärrä, mitä on kyse, se voi johtaa virheisiin ja puuttuviin tietoihin aikalehtiä.
Tämä on erityisen tärkeää yrityksille, jotka työskentelevät valtion virastojen kanssa, joilla on joko tunti- tai palkkatyöntekijätyyppejä tai muita organisaatioita, joilla on tiukat aikarajoitusvaatimukset. Asianmukainen koulutus voi usein merkitä eroa vaatimusten täyttämisen ja arvokkaan sopimuksen menettämisen välillä.
Automatisoi koko prosessi
DCAA News on organisaatio, joka tarjoaa tietoa urakoitsijoille, jotka haluavat tulla DCAA-yhteensopiviksi ja turvallisiksi hallituksen sopimuksiksi. Koska DCAA-yhteensopivuuden ylläpito edellyttää tarkkaa ajan seurantaa, kannattaa huomata yksi suosituksista, jotka DCAA-uutiset tekevät:
”… Ohita manuaalinen kirjanpito; helpottaa elämääsi automatisoidulla ohjelmistojärjestelmällä, joka on DCAA-yhteensopiva. Nämä ohjelmistopaketit voivat ilmoittaa, mitä tietoja on seurattava, automatisoida hyväksynnät, sallia työntekijöiden kellon sisään tai ulos mistä tahansa, luo laskut, mahdollistaa lataukset QuickBooksiin, raitojen jättämisen ajan, voi luoda erittäin yksityiskohtaisia tilapäisiä raportteja, antaa salasanan suojaa ja niin edelleen. Nämä ohjelmistopaketit voivat antaa esimiehille johtajille enemmän konkreettisia tehtäviä, ja samalla he voivat tarkastella tarkkoja aikalehtitietoja. "
Yritysprosessien automatisointi ei ainoastaan takaa hallituksellesi sopivan, mutta se auttaa myös massiivisesti pitämään yrityksesi tiedot turvassa. IBM: n tekemän tutkimuksen mukaan "95 prosenttia kaikista tietoturvatoiminnoista aiheuttaa inhimillisiä virheitä." Niin, se on erittäin korkea.
Prosessien automatisointi ei pelkästään lieventää kyseistä tietoriskiä, vaan auttaa myös pitämään yhteensopivan, ja niin kauan kuin henkilöstösi koulutetaan kunnolla seuraamaan näitä uusia järjestelmiä, organisaatiosi pystyy hyödyntämään parhaiten työaikataulukkojärjestelmääsi.
Siirry tuntihenkilöstöön
Vaikka palkattu työntekijä voi kuulostaa hyvältä teoriassa, käytännössä järjestely toimii harvoin työnantajalle tai työntekijälle. Työntekijälle on aivan liian helppoa hyödyntää ei-tuloslähtöistä palkkaa, kun taas monet työnantajat yrittävät saada enemmän kuin rahansa arvoinen työntekijältä. Tuloksena on usein sotahyökkäys, jossa tuottavuus on lopullinen onnettomuus.
Huhtikuu Dykman, kirjoittamalla Get Rich Hitaasti kuvailee joitakin näistä haasteista:
"Toisessa työpaikassa minulle kerrottiin, että palkka merkitsi sitä, että" jos suljamme toimiston aikaisin, maksatte vielä. "Mutta me suljimme toimiston ehkä kaksi tai kolme iltapäivää vuodessa, ja siellä oli paljon, monia tapahtumia, jotka vaativat 8 tuntia tuntia. Kun panin 22 tunnin päivän erityisen suurelle tapahtumalle. ”
Paljon parempi ratkaisu on siirtää kaikki työntekijät tuntipalkkioon, jossa kukin osapuoli ymmärtää selkeästi, mitä odotetaan ja jossa on paljon vähemmän tilaa hyödyntää toista.
Tallenna aika päivittäin
Yksi suurimmista virheistä, joita monet tekevät, on tallentaa aikalehtiä viikon lopussa. Monet meistä tuskin muistaa, mitä meillä oli eilen aamiaisella, puhumattakaan muistaa ja luoda koko työpäivän sen jälkeen. Hyvän kirjanpidon ja parhaiden käytäntöjen ylläpitämiseksi varmista, että jokainen yritys tallentaa työaikataulukonsa vähintään kerran päivässä.
Toisaalta, helpottaaksesi sitä, varmista, että aikataulun tallennusprosessi ei ole niin mutkikas, että se on suuri urakka tehdä niin. Aikataulun tallentamisen pitäisi kestää vain muutama minuutti päivässä.
Vaikka nämä aikalehtien parhaat käytännöt eivät todellakaan ole tyhjentäviä, ne ovat joitakin tärkeimpiä ja valitettavasti unohdettuja.
Jos organisaatiosi pystyy toteuttamaan nämä tiedot, kun aikataulujärjestelmää toteutetaan, ja voit jatkaa viestintää selkeästi ja tehokkaasti työntekijöiden kanssa - yrityksesi toimii paremmin sitä varten.
Sekuntikello Kuva Shutterstockin kautta
7 Kommentit ▼
