Miksi palkkahallinto on yksi tehtävä, jonka pitäisi ulkoistaa

”… Yrityksellä oli yksi henkilö, joka suoritti kaikki palkkahallintatoiminnot. Yhtiö on nyt ulkoistanut toiminnot tulevan ajattelun seurauksena. He päättivät ulkoistaa tehtävät pienentääkseen palkkasumman käsittelyn riskiä, ​​hallita kasvua ennakoimalla lisääntynyttä palkkahallintovastuuta, jota tarvitaan, kun yritys kasvaa ja palkkaa enemmän työntekijöitä, ja pysyä teknologian, kuten maksukorttien, kanssa. ja suora talletus. ”

Ihannetapauksessa ulkoistaminen saavuttaa kolme päätavoitetta:

• Se vapauttaa aikaa ja resursseja keskittyä enemmän ydinliiketoimintaan.
• Se antaa sinulle mahdollisuuden käyttää enemmän teknologiaa ja asiantuntemusta palkkahallinnon suorittamiseen.
• Se vähentää kustannuksia ja riskejä.

Tarkastellaan kaikkia näitä etuja tarkemmin ja mitä ne tarkoittavat.

1. Keskity parempaan ydinliiketoimintaan

Palkkasumma on yksi niistä kriittisistä toiminnoista, jotka eivät voi suoraan lisätä myyntiä. Mutta se tehdään huonosti, se voi laittaa yrityksesi loukkaantuneeseen maailmaan.

Ja ennen kaikkea se voi viedä sisäistä aikaa ja huomiota pois ydintoiminnoista.

Yritysten on noudatettava monenlaisia ​​lakeja työntekijöiden osalta - liittovaltiosta, valtiosta ja paikallisesta. Niiden käsittelyyn tarvitaan paljon aikaa ja huomiota.

On olemassa ilmeisiä oikeudellisia vaatimuksia, kuten veroilmoitus ja rahalähetys. On olemassa vaatimuksia verojen pidättämisestä työntekijän palkasta ja myös työnantajan verojen osuuden laskemisesta. Joissakin tapauksissa on olemassa sähköisiä arkistointivaatimuksia. Sinun on myös tiedettävä, milloin tiedosto on - liittovaltion, valtion ja paikallisella tasolla.

Verot ovat kuitenkin vasta alkua.

”Työnantajana on myös ymmärrettävä palkka- ja tuntilainsäädäntö. Esimerkiksi sinun on tiedettävä, milloin sinun on maksettava ylitöitä ”, sanoi Andy Childs, Paychexin varatoimitusjohtaja, hiljattain haastattelussa Small Business Trendsin kanssa. Paychex on yksi maan suurimmista palkkahallintopalveluista, ja se palvelee lähes 600 000 pientä ja keskisuurta yritystä. Palkka- ja tuntisäännöt, Childs, voivat olla erittäin teknisiä.

Sitten voi olla uusia vuokrausraportointivaatimuksia ja valtion vaatimuksia työttömyyskorvauksen ja työntekijöiden korvausvakuutuksen suhteen.

Childs korosti, että vielä suurempi ongelma on odottamaton velvoitteita.

”Olet ehkä varannut jonkin verran aikaa viikossa palkanlaskennan suorittamiseen. Sitten saat odottamattoman yllätyksen IRS: n ilmoituksen muodossa. Mutta se ei ole vain se, että IRS ilmoittaa sinulle, että olet velkaa. Nyt sinun täytyy käydä läpi tietueesi ja tutkia, että olet todella tehnyt rikkomisen. Yhtäkkiä olet mukana riitojen ratkaisussa, Childs sanoi.

Ja se ei koskaan tapahdu pienen yrityksen omistajalle sopivaan aikaan, hän lisäsi.

2. Pääset asiantuntemukseen ja teknologiaan

Toinen syy ulkoistaa on saada asiantuntemusta ja teknologiaa.

Työnantajien on käsiteltävä lähes 10 000 liittovaltion, valtion ja paikallista verotuslaitosta Yhdysvalloissa. Vaikka useimmat pienet yritykset eivät tarvitse noudattaa kullakin lainkäyttöalueella, se viittaa kuitenkin lakien monimutkaisuuteen. Ja joka vuosi otetaan käyttöön satoja uusia lakeja ja määräyksiä.

Suuremmalla puolella toimiville pienille yrityksille (50 kokopäiväistä työntekijää ja ylöspäin) vain edullinen hoitolaki asettaa huomattavia raportointi- ja vaatimustenmukaisuusvaatimuksia. Esimerkiksi Childs osoitti IRS-lomakkeita 1094-C ja 1095-C. Näissä lomakkeissa työnantajien on todistettava, tarjosivatko he kokopäivätyöntekijöille mahdollisuuden osallistua vakuutukseen, joka tarjoaa vähimmäisvaatimukset.

”Nämä eivät ole yksinkertaisia ​​lomakkeita”, Childs lisäsi. (Paychex on perustanut terveydenhuollon uudistusvelvollisuutta koskevan online-resurssikeskuksen lain monimutkaisuuden vuoksi.)

Yhtä tärkeää kuin asiantuntemus on uusi tekniikka. Nykyään työnantajat luottavat teknologiaan toimimaan tehokkaammin. Liiketoiminnan kasvaessa työnantajilla on enemmän työntekijätietoja, joita tarvitaan myös raportointiin. Teknologian puute on esteenä liiketoiminnan kasvun skaalautumiselle.

Työntekijät odottavat myös teknologiaa. Työntekijät haluavat nykyään vaihtoehtoja, kuten suoraa talletusta ja itsepalvelumahdollisuuksia heidän palkkalistoillaan verkossa. Työnantajat, jotka eivät pysty tarjoamaan tällaisia ​​vaihtoehtoja, voivat olla epäedullisessa asemassa.

Tämän lisäksi mobiililaitteiden käytön räjähdysmuoto on uuden teknologian odotuksen taso. Mobiilikäyttö on yhä nousussa palkanlaskennassa, mutta se kasvaa nopealla nopeudella Paychexissa, sanoi Childs.

Työnantajat käyttävät mobiililaitteita tarkastelemaan tiettyjä raportteja ja etsimään tietoja, kuten kuinka paljon rahaa he tarvitsevat pankissa palkka-ajankohdissa, hän totesi. Työntekijät myös alkavat käyttää mobiilisovelluksia tarkistaakseen omia tietueitaan.

Childs odottaa palkkasumman mobiilikäytön kasvavan edelleen, koska se vapauttaa yritysten omistajat ja johtajat poistumaan toimistosta.

”Paychexin mobiilipalkka-sovellusten avulla voit tehdä melkein mitä tahansa rannalta - jos haluat,” lisäsi Childs.

3. Vähennä kustannuksia ja riskejä

Ulkoistaminen palkanlaskenta voi myös auttaa vähentämään kustannuksia ja rajoittamaan riskejä. Keskimäärin Childs sanoi, että yritykset maksavat työntekijöille yli 4 prosenttia, koska työntekijän aika on tarkka ja aika tarkka.

”Vain tarkempi aika- ja läsnäoloennätysratkaisu voi säästää rahaa”, hän lisäsi. (Paychexilla on tässä kustannussäästölaskin.)

Sitten sinulla on mahdolliset rangaistukset raportoinnin ja muiden vaatimusten rikkomisesta. IRS: n lukujen mukaan 40 prosenttia pienyrityksistä maksaa keskimäärin 845 dollaria vuodessa myöhästyneistä tai virheellisistä ilmoituksista, Childs totesi.

Tänään on ulkoistettuja ratkaisuja yrityksille, jotka ovat yhtä pieniä kuin yksi työntekijä. Ratkaisut ovat edullisia, alkaen pienistä yrityksistä alle 50 dollaria kuukaudessa tarpeiden mukaan.

Hyvä palkkahallinnon tarjoaja tarjoaa valmiuksia, jotka ylittävät sen, mitä voit tehdä itse. Jos et ole harkinnut ulkoistettua ratkaisua, tee tänä vuonna vuosi, jona vaihdat. Se antaa sinulle mielenrauhan omistajalle ja vapauttaa aikaa yrityksessäsi.

Vinkkejä Outsourced Payroll Providerin valitsemiseksi

Jos harkitset palkkahallinnon ulkoistamista, sinun on tarkasteltava sitä tyypilliset kolme pistettä tarkastelet, kun valitset minkä tahansa palveluntarjoajan:

• hinta
• palvelu
• maine

Mutta palkanlaskennassa on myös muita seikkoja, joita kannattaa harkita:

Palveluntarjoajan turvallisuus ja luotettavuus

Annat palkkasumman tarjoajalle työntekijöiden nimet, osoitteet, sosiaaliturvatunnukset ja pankkitilin numerot. Annatte valtakirjan, jolla voit tehdä hakemuksia puolestasi.

Siirry tarjoajan kanssa, joka on taloudellisesti vahva ja jolla on hyvät valvontatoimet.

Muuten voit löytää yrityksesi sitovasti, kuten jotkin Etelä-Carolina-yritykset, kun pieni perheyritys palkkasi 11 miljoonan dollarin varastamista asiakkailta.

Vuonna 2014 Employee Services Netin asiakkaat olivat järkyttyneitä huomatessaan, että palkkasummapalvelun tarjoaja oli käyttänyt rahaa rahoittamaan ylimääräisiä henkilökohtaisia ​​elämäntapoja sen sijaan, että ne siirtyisivät veroviranomaisille. Ne asiakkaat - kaikki pienyritykset - joutuivat kohtaamaan IRS-toimintaa. Miksi? Koska työnantaja on viime kädessä vastuussa, vaikka palkanlaskija varastaisi heiltä. (IRS: llä on vinkkejä yrityksen suojaamiseen, jos ulkoistat palkanlaskennan.)

Seuraa ennätyspalvelualan yrityksiä kuin sinun

Onko palkkasummapalveluntarjoajalla vahva kokemus yrityksesi koosta? Onko palveluntarjoaja kokenut yrityksesi?

Täydentävät palvelutarjonta

Harkitse laajempia palveluja, joita saatat tarvita yrityksesi kasvaessa, kuten etuudet ja henkilöstöpalvelut. Voiko palkkalistoalan yritys tarjota niitä?

Sääntelyvaatimukset

Onko palkkasummapalveluntarjoajalla resursseja pysyä mukana kasvavilla työllisyyttä, terveydenhuoltoa ja veroja koskevilla lakeilla ja asetuksilla?

tekniikka

Arvioi palkanlaskentayhtiön teknologia, mukaan lukien sen mobiili valmius. Onko palkkahallintoyritys investoimassa uuteen teknologiaan? Voivatko he seurata teknologiaa, koska sen kysyntä työnantajalla ja työntekijän puolella kasvaa?

Kirjanpitäjän rajapinnat

Voiko kirjanpitäjäsi saada helpon pääsyn palkanlaskuun ja siihen liittyviin tietueisiin sovittelu- ja veroilmoituksia varten?

Palkkakuva Shutterstockin kautta