Kerro meille, jos tämä kuulostaa tutulta. Tarvitset jokaisen osallistumaan suureen kokoukseen tai neuvottelupuheluun, mikä tarkoittaa, että jokainen tulee olemaan poissa työpöydästä muutaman tunnin ajan. Kokous on tärkeä, mutta niin on myös työ, jonka kokous keskeyttää.
On olemassa tapoja, joilla voit käsitellä molempia tarpeita työssä. Alla on vinkkejä siitä, miten kokouksia pidetään, ja samalla pitää tuotantoa radalla, parantamalla tehokkuutta, automaatiota ja käyttämällä tekniikkaa.
$config[code] not foundtehokkuus
- Tarkista sisäiset prosessit. Sinulla voi olla joitakin tehtäviä, jotka ovat osa päivittäistä rutiinia, jota voit tehdä ilman. Kun tiedät, mitä ne ovat, voit erottaa tärkeät tehtävät niistä, jotka eivät enää ole tarpeellisia.
- Delegoida. Muista kommunikoida tiimisi kanssa siitä, mitä he voivat tehdä hankkeiden virtaviivaistamiseksi. Tiedä, mitä voit tehdä itse, ja mikä vaatii vahvistuksia.
- Ottaa taukoja. Tämä saattaa kuulostaa ristiriitaiselta, mutta joskus sinun täytyy lopettaa työskentely. Kuten Forbes sanoo: ”Kun istuttava, rasva-proteiinien lipoproteiini (LPL), joka vastaa rasvan hajottamisesta verenkierrossa ja muuntaa sen energiaksi, laskee merkittävästi, mikä aiheuttaa rasvasolujen rakentamisen. Lyhyesti sanottuna liikkeen puute vastaa energian vähenemistä. ”
- Suunnittele päiväsi lounaalla. Monet meistä ovat aamulla terävämpiä, joten käytä tätä aikaa työhön, joka vaatii syvällistä analyysiä ja ajattelua. Kirjoita raportit ja kriisinumerot heti, kun istut. Lounaan jälkeen, kun olet tankkautunut, keskity asioihin, jotka edellyttävät vuorovaikutusta ja jakamaan ideoita, kuten kokouksia ja neuvottelupuheluja.
- Tee luettelo. Laita kaikki mitä sinun tarvitsee tehdä tärkeysjärjestyksessä ja siihen kuluvassa ajassa. Kun tarkistat jokaisen tehtävän, voit selvittää, mitkä kellonajat ovat tuottavimpia.
automaatio
- Automatisoi sosiaalisen median tehtävät. HootSuite on luultavasti tunnetuin, mutta on myös monia muita sosiaalisen median sovelluksia ja työkaluja. Esimerkiksi puskurin avulla voit ajoittaa viestejä tietyn mallin mukaan. Joten jos halusit sanoa esimerkiksi arkisin klo 10.00, puskuri voi auttaa sinua tekemään niin. Toinen foorumi, Dlvr.it, mahdollistaa sivustosi synkronoinnin Facebookissa, Twitterissä ja LinkedInissä.
- Luo malleja yleisesti käytetyille asiakirjoille. Oletetaan, että lähetät samanlaisen laskun tai kirjeen joka viikko. Voit säästää aikaa luomalla mallin tälle, ja sinun tarvitsee vain täyttää tarvittavat nimet, päivämäärät ja numerot.
- Käytä online-kalentereita pilvessä ja jaa ne. Kokouksissa istuminen voi kestää aikaa, mutta kokousten aikataulu voidaan tehdä. Voit kertoa kollegoillesi ja asiakkaillesi, mitä teet, ja kun teet sen, voit tallentaa paljon edestakaisia sähköpostiviestejä ja puheluita.
- Automatisoi asiakkaiden seuranta ja vastaavat tehtävät. Kun olet tarkastellut sisäisiä prosesseja, saatat huomata, että on olemassa useita toistuvia aikahäviöitä, joita voit automatisoida 30 minuutissa tai vähemmän.
- Luo "purkitetut" sähköpostivastaukset sähköpostiviesteihin, jotka vaativat saman vastauksen toistuvasti. Näin sinun ei tarvitse kirjoittaa samaa sähköpostiosoitetta joka kerta, kun vastaat. Tai vielä parempi, jos sinulta kysytään sama kysymys kerta toisensa jälkeen, luo usein kysyttyä koskeva sivu tai asiakirja ja julkaise se verkossa tai toimita se kollegoillesi, joten vastaukset ovat saatavilla ja viestintävaatimukset vähenevät.
tekniikka
- Aseta tarkistuslistat Cloudiin, jotta voit ottaa ne mukaasi ja jakaa niitä. Forgettilla voit jakaa niitä tai pitää ne yksityisinä, ja voit jopa lisätä animoituja gifejä. Checklissa on monia samoja ominaisuuksia ja voit luoda PDF-versioita listoistasi.
- Tutustu makroihin (eli pikakuvakkeisiin). Microsoft Wordin kaltaisilla ohjelmilla on makroja sisäisenä ominaisuutena, jonka avulla käyttäjät voivat suorittaa rutiinitehtäviä automaattisesti. Niitä on helppo luoda ja muokata. Jotkut ovat riittävän helppoja (ohjaus i kursivointi). Kun olet saanut kädensijan, säästät aikaa kirjoittaessasi. Lisätietoja Microsoft Makron makrojen luomisesta on Microsoft Office -sivuston tukisivulla. Tallenna tämä tieto asiakirjana ja jaa se kollegojesi ja henkilökunnan kanssa, jotta he voisivat tehostaa heidän tarpeitaan.
- Jos haluat oppia tekemään malleja Wordissa, Excelissä tai Powerpointissa, sinun on parasta nähdä, mitä Office sanoo. Tämä artikkeli on myös hyödyllinen, koska siinä keskitytään tiimityöskentelyyn.
- Käytä laskenta- ohjelmistoa laskutus- ja laskutustöiden tehostamiseksi. Ei ole tarpeen luoda manuaalisesti laskuja asiakkaille, jotka laskutetaan saman verran kuukausittain samasta palvelusta.
- Käytä sähköpostiosoitteesi etikettejä, kansioita ja tunnisteita. Tämä auttaa lajittelemaan ja järjestämään kohteita, ja mikä tärkeintä, se auttaa viestien nopeaa hakua.
Tapaamisissasi tapahtuu tärkeitä asioita, eikä ole hyvä ajatus mennä niihin huolissaan siitä, mitä teiltä puuttuu. Noudattamalla muutamia näistä vinkkejä siitä, miten kokouksia pidetään, voit vähentää joitakin pienempiä tehtäviä toimiston ympärillä, jotta voit keskittyä suurempiin tehtäviin hallituksen huoneessa.
Kokouskuva Shutterstockin kautta
Lisää: Sponsored 2 Kommentit ▼
