Muodollisen muistion kirjoittaminen koteloilla ja alustoilla

Virallisen muistion kirjoittaminen on tehokas tapa kommunikoida yrityksen sisällä. Kirjoita muistio luotettavalla äänellä, jonka tarkoituksena on ilmoittaa lukijalle eikä pelotella sitä. Muistiin sisältyvät lisätiedot tunnetaan liitetiedostona ja kotelot sisältyvät tyypillisesti kirjaimiin. Muodollinen muistio sisältää erityisiä osioita ja sisältää sekä kirjailijan että avustajan nimikirjaimet lopussa. Vaikka useimmat muistiinpanot ovat yhtä sivua tai vähemmän, muista liittää yhteenveto kappale muistion loppuun, jos se on pidempi kuin yksi sivu.

$config[code] not found

Luo muistion otsikko, joka sisältää osiot "Vastaanottaja", "Alkaen" ja "Aihe". Päätä, kenen on vastaanotettava muistion kopio. Jos olet liittänyt liitteitä, päättää, kuka tarvitsee saada liitetiedostot, ja joka tarvitsee vain muistion kopion, jotta he ovat tietoisia tiedoista ja että liitetiedostot on jaettu (esimerkiksi esimies on luonut liitteen ja ei välttämättä tarvitse kopiota). Sisällytä kaikkien nimet, jotta saat muistion otsikon kohdassa "Vastaanottaja". Henkilöt, joille haluat kopioida, ovat muistion lopussa olevan muistion "cc" -osassa muistion lopussa. Saattaa olla myös ihmisiä, joille haluat yksityisesti ilmoittaa muistiosta. Nämä vastaanottajat kopioidaan sokeasti. Heille annetaan kopio muistiosta, mutta niitä ei mainita julkisesti "To" - tai "cc" -osiossa.

Kirjoita muistion runko selkeästi ja lyhyesti. Käytä suoraa ja muodollista kieltä, mutta pidä muistio kuulematta pelottavalta tai häpeälliseltä. Pitempien muistioiden tulisi sisältää kappaleiden otsikot, jotta ne ovat helpompi lukea.

Lopeta muistio. Muistion rungon päätyttyä kirjoittajan nimikirjaimet tulisi ilmestyä, ja avustajan nimikirjaimet ovat leikkauksen jälkeen "XX / yy." Kirjoittajan nimikirjaimet on aktivoitu; avustajan asiat ovat pieniä kirjaimia. Sen alapuolella kahden välilyönnin tulisi olla sana "Liitteet (x)", jossa on useita suluissa olevia liitteitä, jos useampi kuin yksi. Seuraavaksi on luettelo henkilöistä, joille haluat kopioida hiiltä, ​​tai "cc". Sen pitäisi olla luettelomuodossa. Sokeilla kopioidut henkilöt on kirjoitettava käsin niiden kopioihin. Muista sisällyttää "bcc", jotta he tietävät, että ne on kopioitu nimettömästi. Muistion kirjoittajan tulee aloittaa hänen nimensä otsikon "From" -osiossa ennen muistion jakamista.

Kärki

Säilytä ylimääräinen kopio tai kaksi muistiosta tiedostosta, jossa on liitetiedostoja, jos joku muu on lisättävä jakelulistaan.

Korjaa muistiinpano, joka koskee kirjoitusvirheitä, jotka tarkentavat tarkistuslomakkeita.

Useimmissa tekstinkäsittelyohjelmissa on muistion malli, jos yrityksesi ei ole määrittänyt sitä käytettäväksi.

Varoitus

Varmista, että olet sisällyttänyt kaikki vastaanottajat muistion kohtaan "Vastaanottaja".

Muistioita tulisi käyttää vain yrityksen sisäiseen viestintään. Viestintä toimittajien tai asiakkaiden kanssa olisi kirjoitettava kirjaimella.