Jos olet yksi niistä miljoonista työntekijöistä, jotka viettävät keskimäärin 21 prosenttia ajastaan kokouksissa, tiedät, että he ovat aikaa vieviä ja usein ryöstävät päivittäistä tehtäväluetteloa.Et ehkä kykene perumaan kaikkia niitä (vaikka jotkin yritykset tavoittelevat kokousvapaita päiviä), mutta voit tehdä niistä tuottavampia. Näin voit johtaa kokousta, joka ei aseta työtoverisi nukkumaan tai tuhlaa jonkun aikaa.
$config[code] not foundAseta esityslista
Kuulostaa helposti, eikö? Mutta jos sinulla ei ole aikataulua, jossa luetellaan tiettyjä kohteita, on hyvä mahdollisuus, että kokous vie pois aiheen ja keskustelut kääntyvät pelin pisteistä pieniin valituksiin. Ohjaa lähettämällä esityslistalle osallistujille etukäteen. Pyydä kaikkia tulemaan valmistautumaan käsittelemään mukana olevia asioita ja tarjoamaan myös osallistujille mahdollisuuden lisätä viime hetken esityslistan, jos he kokevat sen olevan ehdottoman tärkeää keskustelulle.
Pyydä kaikkia osallistumaan
Esityslistalle asetetaan ja pyydetään kaikkia valmistautumaan, ottamaan ylimääräinen askel ja määrittelemään jokaiselle kokouskohtaiset tehtävät. Se voi olla niin yksinkertaista kuin kaikkien viettää yksi minuutti alussa esittelemällä heidän työnsä / tiiminsä tärkeimmät kohokohdat viime viikolla tai kuukaudella. Kokouksissa, joissa käsitellään meneillään olevia hankkeita, kaikkien on ehkä valmistauduttava keskustelemaan havainnoista tai tarjoamaan korjauksia. Olen esimerkiksi työskennellyt yrityksessä, jossa työntekijät tekivät keittiön sotkua, eikä HR: n muistutuksia ole ratkaissut ongelmaa. Johtoryhmä kutsui kokouksen keskustelemaan ratkaisuista. Meille kaikille käskettiin tulla vähintään kaksi ajatusta. Näin voimme puhua konkreettisten ideoiden kautta ja päätimme jatkaa kahta parasta. Lisäbonuksena suoritimme tehtävän 45 minuutin kuluttua sille varatusta kokonaisajasta.
Päivän video
Syöttää sinulle SaplingJätä kannettavat tietokoneesi työpöydällesi
Jollei ole käynnissä kokousta ja annat mahtavaa esitystä (ei toista PowerPointia), oja kannettava tietokone. Asiantuntijat yksityiskohtaisesti selittävät, miten tuijottaa näytöt haittaavat vuorovaikutusta ja empatiaa, mikä vaikeuttaa yhteisymmärrystä. Lisäksi häiriötekijät tuhlaavat aikaa ja tekevät näistä kokouksista pidempään kuin tarvitaan. Jos haluat ottaa muistiinpanoja, käytä kynää ja paperia, tutkimukset ovat havainneet, että ihmiset, jotka kirjoittavat asioita vanhanaikaisella tavalla, säilyttävät kuitenkin enemmän tietoa.
Pidä osallistujalistan lyhyt
Et tarvitse koko ryhmän panosta suunnittelun alkuvaiheissa. Vaikka et halua jättää pois ihmisiä, jotka ovat kriittisiä prosessin kannalta, sinun ei tarvitse 50 henkilöä. Päätä kriittiset sidosryhmät jokaisesta kokouksesta. Jos kyseessä on pitkäaikainen hanke, nämä sidosryhmät siirtyvät projektin mukana, mutta kysyvät itseltäsi seuraavat kysymykset ennen kutsun lähettämistä: Onko henkilö aiheen asiantuntija, tekevätkö ne talousarvioon tai rahoitukseen liittyviä päätöksiä, ja tarvitaanko niitä tässä vaiheessa prosessin? Muista, että vain siksi, että joku ei kuulu kokoukseen, ei tarkoita, että niitä ei pidä päivittää. Määritä tietyt ihmiset jakamaan tietoja ydinryhmän ulkopuolella sen varmistamiseksi, että joukkueet eivät tunne olevansa jääneet pimeään.
