Yksi useimpien pienyritysten omistajien stressaavimmista aikoista on, kun kassavirta kiristyy, koska maksut eivät tule asiakkailta. Ei välttämättä, että yrityksesi ei ole liikkunut sujuvasti, vaan koska asiakkaasi eivät maksa hyvissä ajoin.
Tässä laskutuksen ja maksamisen oppaassa haluamme jakaa kanssasi joitakin parhaita käytäntöjä asiakkaiden laskutukseen. Lisäksi haluamme jakaa tapoja varmistaa, että maksat ajoissa (tai mahdollisimman lähellä), joten sinun ei tarvitse huolehtia kassavirrasta.
$config[code] not foundKäytä laskutusohjelmistoa
Laskutusohjelmiston käyttäminen, kuten Hiveage, tarjoaa yrityksellesi useita etuja. Aloittelijoille se osoittaa asiakkaillesi, että kirjanpito on ammattimainen ja järjestetty. He tietävät myös, että he eivät voi luistaa halkeamia ja jättää maksun.
Loppujen lopuksi voit helposti seurata tiettyjen asiakkaiden tarjoamia erikoistarjouksia, kuinka nopeasti tai hitaasti asiakkaat maksavat, mitkä laskut ovat erääntyneet ja paljon muuta.
Voit myös suorittaa yksityiskohtaisia raportteja, jotka auttavat sinua, kun asiakkaat ovat kiinnostuneita laskutuksesta ja maksuhistoriasta. Voit myös suorittaa nämä raportit, kun asiakkaat protestoivat saamiensa tuotteiden tai palveluiden määrää suhteessa laskutettuihin määriin.
Keskustele Laskutus Tiedot Start
Kun alat työskennellä uuden asiakkaan kanssa, on hyvä saada laskutuksen yksityiskohdat mahdollisimman pian. Jotkut asiakkaat pysäyttävät laskun maksun yksinkertaisesti siksi, että yksi asia, kuten ostotilauksen numero, puuttuu. Tässä on määritettävä alusta alkaen, jotta laskutuksen onnistunut tulevaisuus varmistetaan.
Tarvitsetko asiakkaasi W-9: ää yhteistyössä? Haluatko asiakkaasi jokaisesta laskusta tiettyä projektin nimeä tai PO-numeroa? Onko asiakkaalla useita yritystietoja ja tarvitset tietyn laskutuksen oikean reitityksen? Etsi nämä asiat, jotta heillä ei ole oikeutettua syytä viivästyttää maksuja.
Useimmat asiakkaat ovat hyviä laskutuksen yhteydessä verkossa sähköpostitse. Mutta jotkut haluavat silti saada tämän paperikappaleen postitse. Lähetä laskusi vastaavasti.
Eri asiakkailla on erilaiset säännöt laskutuksen osalta. Joidenkin laskujen on oltava yrityksen omistajan hyväksyttävissä, ja sitten ne laskevat kirjanpitoon. Toisten täytyy mennä kirjanpitoon CC: llä projektinhallintaan, jonka kanssa työskentelet, jotta he voivat lähettää OK: n kirjanpitoon.
Joskus sinulla on asiakas, jossa lasku on lähetettävä PDF-muodossa yhdelle henkilölle hyväksyttäväksi. Sitten se on lähetettävä toiselle henkilölle hyväksyttäväksi. Lopuksi se on lähetettävä ulkopuoliselle kirjanpito-osastolle sähköisesti.
Selvitä, mitä prosessi on asiakkaallesi ja seuraa sitä.
Määritä selkeästi ehdot
Yllättäen jotkut ihmiset eivät määritä maksuehtoja. He vain jättävät oletusarvon saatuaan laskun. Jos maksuehtojasi ei tarvitse maksaa, sinun on muutettava ne laskussa. Muuten ihmiset olettavat, että et ole muuttanut maksuehtoja oletusasetuksista ja muodostavat omat maksuehtonsa.
Maksuehtoja puhuttaessa yksi tapa varmistaa, että maksat ennen työn tekemistä tai tuotteen lähettämistä on tarjota alennusta ennakkomaksusta. Asiakkaasi rakastavat tilaisuutta säästää vähän, ja rakastat sitä, että sinun ei tarvitse huolehtia jäykistymisestä.
Määritä selkeästi, milloin odottaa laskutusta
Kerro asiakkaillesi etukäteen, että laskutat tavallisesti kuukauden lopussa, kuukaudessa, kuukauden keskellä, viikoittain, kahdesti viikossa tai projektin päättyessä. Näin he tietävät, milloin he voivat odottaa saavansa laskun, ja toivottavasti myös sen etsimisestä.
Tarjoa enemmän kuin yksi tapa maksaa
Vain koska 90 prosenttia asiakkaistasi käyttää PayPalia tai maksaa verkossa, ei tarkoita muita 10 prosentin tahtoa. Kun asiakkaat voivat maksaa luottokortilla tai tarkistaa, voit poistaa suurimman osan maksujen esteistä useimmille asiakkaillesi.
Varmistaaksesi, että asiakkaat voivat maksaa haluamansa tavan, kirjoita sähköpostiosoitteesi laskuun ja ota käyttöön lisämaksuvaihtoehdot, jotta he voivat maksaa verkossa PayPalin ulkopuolella.
PayPalin hyvät luottokortin käsittelyvaihtoehdot ovat Stripe, Braintree ja Authorize. Kaikilla kolmella on samanlainen hinnoittelu 2,9% + 0,30 dollaria per tapahtuma. Lisämaksuihin sisältyy seuraavat.
- Braintree ei peri niistä perittävistä ensimmäisistä 50k: sta transaktiomaksuja. He veloittavat 1 prosentin lisämaksun kansainvälisistä valuuttatoimista.
- Braintree ja Stripe veloittavat 15 dollarin palautusmaksun.
- Stripe veloittaa lisäksi 2% kansainvälisistä valuuttatoimista.
- Valtuutuksen maksu on 49 dollarin asetusmaksu, 25 dollarin kuukausittainen yhdyskäytäväpalkkio, 1,5% kansainvälisten tapahtumien arviointimaksu ja 25 dollarin takaisinmaksu.
Joten miten valitset? Seuraavassa on joitakin kysymyksiä, joita voit kysyä yrityksestänne.
- Haluatko hyväksyä maksut puhelimitse tai mobiililaitteellasi henkilökohtaisesti?
- Haluatko vain hyväksyä tavalliset luottokorttimaksut (Visa, Mastercard, Discover, AMEX jne.) Tai haluatko hyväksyä myös uudemmat maksutavat, kuten Apple Pay, Bitcoin tai Venmo?
- Tarvitsetko tilauslaskun? Vaihda maksuvaihtoehdot?
- Onko sinulla asiakkaita maailmanlaajuisesti ja maissa, jotka eivät voi käyttää PayPalia?
Kun olet saanut vastaukset näihin kysymyksiin, sinun pitäisi pystyä vastaamaan maksuprosessorien ominaisuuksiin tarpeisiisi ja selvittämään, mikä niistä on yrityksellesi sopiva.
Huomaa myös, että jos sinulla on asiakkaita, jotka eivät maksa PayPalin kautta, koska heillä on jotain PayPalia vastaan, he eivät ehkä pidä Braintrestä, koska Braintree on ostanut PayPalin kautta.
Vahvista, että lähetit laskun
Tiedät, että voit riippua laskutusohjelmistostasi. Siksi et välttämättä tee tätä, koska et usko ohjelmistoon, mutta saat enemmän ensimmäisen muistutuksen siitä, että olet lähettänyt laskusi.
Kun olet lähettänyt laskun ensimmäiselle asiakkaalle, lähetä sähköpostiviesti henkilölle, jonka oletetaan vastaanottavan laskun, ja kuka tahansa, joka tarvitsi kopioida siihen, jonka olet juuri lähettänyt laskuun. Se voidaan sisällyttää tavalliseen mainintaan, joka liittyy projektin päivityksiin.
Sinun on yleensä tehtävä tämä vain ensimmäistä kertaa asiakkaiden tai asiakkaiden kanssa, jotka maksavat säännöllisesti. Ensimmäisen kerran asiakkaiden avulla voit varmistaa, että laskutustiedot ovat oikein.
Lähetä hellävaraiset muistutukset
Kaikki eivät maksa 100% ajoissa. Jotkut ihmiset ovat oikeutetusti niin kiireisiä, että he unohtavat laskun vahingossa. Aluksi haluat olettaa, että laskusi on unohdettu vahingossa ja kehystää muistutukset vastaavasti.
Kun lähetät laskun uudelleen, joitakin hyviä tapoja lähestyä laskun muistutusta ovat seuraavat, mukaan lukien joitakin erityistilanteita koskevia sanamuotoja.
- Huomasin, että et ole vielä katsonut laskuani. Vain jos se ei tule oikein, lähetän sen uudelleen. Liittän myös kopion PDF-muodossa erillisessä sähköpostiviestissä. Et koskaan tiedä sähköpostin roskapostisuodattimilla näinä päivinä.
- Tiedän, että olet ollut kiireinen uuden hankkeen käynnistyessä äskettäin. Siinä tapauksessa, että se haudattiin postilaatikkoon, täällä on laskuni viime kuukauden työstä.
- Toivottavasti sinulla oli hyvä matka! Tiedän, että olet todennäköisesti saanut paljon kiinni, joten halusin varmistaa, että tämä oli listan yläosassa, koska se on ollut 30 päivää.
- Tämä on vain ystävällinen muistutus viime kuukaudesta laskusta. Aika lentää, mutta koska se on ollut 30 päivää, ajattelin kertoa teille.
Useimmiten tämän pitäisi ratkaista ongelma, ja sinun pitäisi saada vastaus - ja maksu. Jos et saa vastausta yhdeltä henkilöltä, voit aina lähettää lempeän muistutuksen jollekin toiselle. Anna sen henkilön tietää, ettet ole kuullut takaisin laskustasi ja että haluat varmistaa, että se on tehnyt sen.
Jos sinulla ei ole henkilökohtaisia muistutuksia, se on myös hyvä. Voit lähettää sen sijaan automaattisia muistutuksia!
Laita jalka alas
Jos edellä mainitut muistutukset jäävät huomaamatta, saatat joutua hieman aggressiivisemmiksi. Tämä on erityisen tärkeää, jos lasku on erääntynyt vakavasti. Joitakin asioita on harkittava ennen tämän tien ottamista.
- Haluatko tämän yrityksen pysyvän asiakkaana? Jos teet niin, olosi myötätuntoinen hitaalla maksulla saattaisi saada tulevaisuuden uskollisuutensa.
- Voitteko pysäyttää toimituksen tai palvelut maksamatta jättämisen vuoksi? Jälleen kerran tämä valinta voi tulla siihen, haluatko tämän yrityksen pysyvän asiakkaana.
Noudata näitä vastauksia. Aloita lähettämällä laskusi uudelleen sekä digitaalisesti että postitse. Soita asiakkaalle ja kerro heille, että ymmärrät, että asiat voivat olla kovia, mutta olet suorittanut sovitut palvelut tai lähettänyt tuotetiedot. Nykyinen maksu maksetaan välittömästi.
Kyllä, tämä voi olla epämukavaa. Mutta se on myös liiketoimintaa. Et todennäköisesti ole ainoa toimittaja, jonka asiakkaasi viivästyttää maksuja, joten et ole ainoa, joka valvoo ongelmaa. Mutta jos olet ainoa, joka painostaa heitä, saat todennäköisesti maksun ensin. Tai ainakin ensin sen jälkeen, kun olennaiset apuohjelmat, vuokrat ja muut laskut maksetaan.
Jatkuva asia voi olla turhauttavaa sekä teille että asiakkaillesi, mutta se voi olla avain maksamisen saamisessa. Jotkut pienyritysten omistajat ovat ilmoittaneet maksavansa kaksi vuotta laskun maksamisen jälkeen. Vaikka myöhästyminen ei ole koskaan hyvä, se on parempi kuin koskaan.
Lasku Kuva Shutterstockin kautta
Lisää: Suosittuja artikkeleita 9 Kommentit ▼
