Sähköisen toimiston tänä päivänä on mahdollista pitää itsestäänselvyytenä paperihakemuksen käsite. Tehokkaiden toimistokäytäntöjen kehittäminen voi auttaa pitämään tärkeät asiakirjat saatavilla ja aktiiviset asiakirjat helposti löydettävissä. Riippumatta siitä, kuinka paljon dokumentaatioita tehdään tietokoneissa, on aina tietty määrä, joka on tulostettava ja arkistoitava käsin. Jatka toimiston arkistointia ja voit käyttää tehokkaampaa toimistoa.
$config[code] not foundvastuu
Riippumatta siitä, kuinka yksityiskohtaisesti toimiston arkistointipolitiikka voi olla, joku on vastuussa politiikan täytäntöönpanosta päivittäin, jotta se olisi tehokas. Toimeksiannon antava viranomainen voi vaihdella riippuen esitettävän informaation määrästä, arkistointijärjestelmän monimutkaisuudesta ja siitä, kuinka usein tietoja haetaan ja jotka on toimitettava uudelleen.
Hyvällä arkistointipolitiikalla arkistointi on tehtävä vain vastuuhenkilön toimesta. Jos joku muu poistaa asiakirjan, on oltava sääntö, jonka mukaan asiakirja asetetaan "in" -koriin, jonka vastapuoli voi jättää. Jos arkistoinnista vastaa useita henkilöitä, sinun on luotava jokaiselle kansiolle järjestelmä, jossa viimeinen henkilö, joka on jättänyt jotain, on allekirjoitettava nimikirjaimillaan. Hyvän arkistointijärjestelmän ylläpitämiseksi vastuulliset henkilöt on pidettävä vastuullisina.
Värikoodaus
PowerHomeBiz.comin mukaan yksi tavoista pitää tiedostosi järjestyksessä on värikoodaus. Voit värittää kooditiedostoja käyttämällä värillisiä välilehtiä tai ostaa eri värejä sisältäviä kansioita, joita voit käyttää kaapissa.
Kun erotat värin, voi olla tehokkaampaa käyttää värikoodausjärjestelmää kattavampiin nimikkeisiin ja sitten eri järjestelmään alaotsikoille. Esimerkiksi kaikki taloudelliset asiakirjat voidaan asettaa vihreisiin tiedostoihin, mutta verotietoihin liittyvillä asiakirjoilla olisi oma järjestelmä. Kokeile värikoodausjärjestelmääsi. Vihreitä kansioita voidaan käyttää rahoitusasiakirjoihin, mutta verotukseen liittyviin tietoihin voidaan laittaa punaisia välilehtiä.
Päivän video
Syöttää sinulle SaplingAktiivinen ja arkistointi
Käytetyimmät tiedostosi ovat niitä, joita tulisi pitää aktiivisina, ja ne, joita ei mainita säännöllisesti, voidaan arkistoida. Aktiivinen tiedostojärjestelmä on dynaaminen ja jättää tilaa laajennukselle ja lisäykselle. Kun asiakirja on pidetty aktiivisen vaiheen ulkopuolella, se siirretään arkistointiin. Pidä aktiiviset tiedostosi saatavilla niille, jotka niitä tarvitsevat, ja pysy aktiivisten tiedostojen järjestämisessä päivittäin.
