Olet luultavasti jo käyttänyt "pilviä" (eli menossa verkossa) toimiakseen joitakin liiketoimintasi näkökohtia.
Mutta kuten Microsoft Worldwide SMB: n varapuheenjohtaja Thomas Hansen selittää, vaikka olet myynyt pilvestä, se saattaa tuntua pelottavalta aloittaa - tai tehdä enemmän.
Hän kannattaa lisätoimien toteuttamista. Aloita pieni. Tee sitten enemmän aikaa.
$config[code] not foundJoten ajattelin rakentaa tätä ajatusta esittämällä 10 asiaa, joita voit tehdä - alkaa tänään - hypätä pilviin tai lisätä pilvisovellusten käyttöä. Valitse muutama näistä taktisista vaiheista ja voit säästää aikaa, käyttää yritystäsi tehokkaammin ja vähentää usein kustannuksia:
1) Määritä oletustiedostojen tallennuspaikka pilvelle
Yksi asia on puhua keskitetystä online-tiedostojen tallennuksesta. Mutta se on toinen asia, jos sinun ja henkilöstönne on ryhdyttävä lisätoimenpiteisiin siirtääksesi tiedostoja verkossa olevaan pilvipalvelualustaan koko ajan.
Ajattele sitä. Jos sinä ja henkilökunta tallentavat ensin paikalliselle kiintolevylle tai laitteelle, se vie kaksinkertaisen ponnistuksen kääntääksesi ja tallentaa nämä tiedostot pilvitiedoston tallennukseen myöhemmin.
Mutta voit asettaa sen ja unohtaa sen, joten sinun ei tarvitse tehdä ylimääräisiä toimenpiteitä. Ja tärkeät yritystiedostot varmuuskopioidaan automaattisesti prosessissa.
Määritä tietokoneet vain siten, että jokaisen työntekijän oletussijainti tiedostojen tallentamiseksi on yrityksen valitsema online-tallennusratkaisu.
Jos esimerkiksi käytät Microsoft OneDriveä pilvivarastointiratkaisuna, se on helppo määrittää Windows 8: ssa. Napsauta "PC Settings" ja näet OneDrive-valikon. Sieltä voit napsauttaa päälle / pois -painiketta, jolloin OneDrive on oletussijaintisi tiedostojen tallennukseen.
Tai tee haku internetissä ohjeita siitä, miten se muutetaan valitsemallesi alustalle tietyllä laitteella. Pilvivarasto voidaan asettaa useiden laitteiden oletusarvoiseksi tallennuspaikaksi.
2) Siirry halpaan hedelmään: pilvipohjainen sähköposti ja asiakirjat
Toinen looginen paikka on aloittaa pilvipohjainen sähköposti- ja asiakirjaympäristö, kuten Office 365. Jos et ole jo tehnyt tätä, haluan kertoa teille, että liiketoiminnan edut ovat melko pakottavia.
Ensinnäkin se auttaa sinua ja tiimiasi henkilökohtaisella tuottavuudella. Jos käytät useita laitteita (kuten minä!), Voit käyttää kaikkia toimistosi tyyppisiä asiakirjoja ja sähköposteja riippumatta siitä, mitä laitetta käytät. Konferenssiin meneminen ja kannettavan tietokoneen tai tabletin ottaminen kanssasi? Kun pilven tuottavuusalusta on Office 365: n kaltainen, sinulla on kaikki mitä tarvitset vain kirjautumalla sisään. Sinun ei enää tarvitse siirtää tiedostoja peukaloista tai synkronoida laitteita myöhemmin.
Toiseksi se auttaa tiimityöskentelyssä. Yrityksessäni suurin osa tiimin jäsenistä työskentelee etänä kotoa. Voimme kuitenkin vielä käyttää tiedostoja ja samoja työkaluja, vain yhdistämällä selaimen tai mobiilisovelluksen.
Käytämme esimerkiksi jaettuja kalentereita laajasti. Tällä tavoin voimme seurata yrityksen määräaikoja, jotka vaikuttavat useisiin henkilöihin ja osastoihin tai ottavat ne mukaan, keskittää muistutukset ja näkevät aikataulun saatavuuden yhdellä silmäyksellä.
Käytämme myös jaettua asiakirjayhteistyötä - kirjaimellisesti päivittäin. Mitä me teemme, pidämme kokouksia neuvottelupuhelun tai videoneuvottelun kautta, ja sitten ryhmä tarkastelee ja muokkaa yhtä asiakirjaa, kun olemme konferenssissa. Tai otamme kokouksen muistiinpanot keskeiseen jaettuun asiakirjaan. Se säästää paljon aikaa. Kokousten muistiinpanoja ei tarvitse myöhemmin reitittää. Meidän ei tarvitse huolehtia siitä, mikä asiakirjan versio on uusin, koska me kaikki luomme ja muokatamme samaa asiakirjaa.
Lisäksi voit jakaa kustannukset kuukausittain. Ei ole suurta etukäteen lisenssimaksua - se on paljon helpompi budjetoida ja varaa.
3) Luo keskitetty online-arkistointijärjestelmä
Kun kaikki tallennetaan pilviin, tarvitset yksinkertaisen tavan, jolla joukkueesi löytää tavalliset tiedostot.
Voit tehdä tämän luomalla online-arkistointijärjestelmän. Järjestä päivittäin kasvavan määrän dokumentteja ja tiedostoja.
Käytä useita selkeästi merkittyjä kansioita. Järjestätkö työsi projektiin? Asiakkaat? Osastojen mukaan? Luo yrityksellesi järkevä järjestelmä.
Yritysten koko arkistointijärjestelmällä tiimi säästää useita tunteja, joita he muutoin käyttävät etsimään kohteita tai kopioimaan ponnisteluja, koska he eivät löydä jotain.
4) Kannusta asiakkaitaan ja urakoitsijoita jakamaan pilvi
Kuinka monta kertaa löydät itsesi sähköpostitse tiedostoja edestakaisin? Sitten sinun täytyy metsästää sähköpostiviestejä myöhemmin löytääksesi tarvitsemasi tiedoston.
Säästät aikaa jakamalla tiedostoja suoraan pilven kautta.
Et välttämättä voi pakottaa kolmannet osapuolet käyttämään pilvipalvelujasi, miksi et kysy? Ilmoita nopeasti edut, kuten "Haluamme jakaa ja muokata tiedostoja OneDrive: llä tai Dropboxilla tai muulla alustalla, koska se säästää aikaa metsästämällä sähköpostiviestejä. Voinko jakaa tämän kanssasi siellä?
Jotkut eivät viihdytä tiedostoja tällä tavalla. Mutta saatat olla yllättynyt, jos mainitset sen vaihtoehtona.
5) Käytä sähköisiä allekirjoituksia
Lähetätkö tai vastaanotatko paljon allekirjoituksia vaativia asiakirjoja? Jos näin on, sinä ja tiimisi viettävät paljon aikaa sähköpostitse, tulostamalla, allekirjoittamalla, skannaamalla, faksaamalla - tiedät poran.
Vinkki: tarkista pilvipohjaiset, sähköisen allekirjoituksen sovellukset. Ajattele, Hello Sign tai DocuSign. Myös muita sähköisen allekirjoituksen vaihtoehtoja on paljon.
Ne säästävät paljon aikaa. Sen lisäksi, että sähköisen allekirjoituksen sovellukset vievät osan viivytystekijästä, koska voit allekirjoittaa asiakirjan välittömästi, vaikka se olisi tien päällä, eikä odota, kunnes olet lähellä tulostinta tai faksilaitetta.
He ottavat myös suurimman osan ongelmista kiertää asiakirjoja allekirjoittamista varten. Ne ohjaavat asiakirjat kaikille osapuolille allekirjoituksia varten ja jopa lähettävät muistutuksia.
6) Luo digitaaliset omaisuuden kirjastot pilvessä
Saanen kysyä teiltä kysymyksen: kuinka paljon aikaa vietät metsästykseen tai huolintayritysten digitaalisiin varoihin?
Puhun teidän logostasi, tuosta esitteestä, jonka otit näyttelyyn muutama vuosi sitten, hallituksen esittämän mallin, jota käytit viime vuonna, tyhjän suorituskyvyn arviointilomakkeen, virallisten yrityskuvien, johtotehtävien, lehdistösarjojen ja muiden varojen.
Jos yrityksesi on aikaisemmin ollut minun kaltaiseni, käytät aivan liikaa aikaa kaivaaessasi tällaista materiaalia.
Luo digitaalisten hyödykkeiden kirjasto. Määritä pilvipalvelualustalle yhteinen jaettu kansio tai kansioita. Nyt nämä varat ovat käytettävissä kenelle tahansa, joka tarvitsee niitä missä tahansa ja milloin tahansa. Niiden ei tarvitse metsästää heitä tai vaivaudu jonkun toisen etsimään niitä.
7) Muunna yksi tärkeä liiketoimintajärjestelmä pilveksi
Sinun ei tarvitse käsitellä kaikkia liiketoimintajärjestelmiäsi ja siirtää kaikki pilviin kerralla. Aloita katsomalla kolme tärkeintä järjestelmääsi. Tämä voi olla QuickBooks, yhteystietokanta ja varastonhallintajärjestelmä.
Jos käytät edelleen näiden järjestelmien paikallisia tai työpöytäpohjaisia versioita, arvioi pilvipohjaisten (online) versioiden etuja. Pilviversioiden avulla voit saada koko tiimille mahdollisuuden saada tietoa ja tehdä yhteistyötä paremmin. Ja pilvijärjestelmät helpottavat tietojen siirtämistä yhdestä järjestelmästä toiseen, poistamalla päällekkäistä tietojen syöttöä ja yhdellä järjestelmällä olevien tietojen silo-vaikutuksen.
Mikä sovellus toimittaa suurimman bangin siirtymällä pilviin? Kysymys on.
8) Vaaditaan, että Cloud-updated Malware Protection on kaikille työntekijöille
Tämä on erityisen tärkeää etätyöntekijöille.
Suuryrityksillä on tyypillisesti yrityksen IT-osasto, joka perustaa yritysverkoston, joka suojaa haittaohjelmia.
Pienillä yrityksillä ei kuitenkaan ole verkkoa.
Tai pieni yritysryhmä työskentelee usein ihmisten kanssa, jotka eivät ole heidän verkostossaan. Etätyöntekijät voivat muodostaa yhteyden omilta laitteiltaan kotoa käyttäen julkista pilviä. He yksinkertaisesti kirjautuvat internetin kautta.
Siksi on tärkeää, että jokainen, joka käyttää järjestelmiäsi tai tietojasi tai jakaa tiedostoja, on päivittänyt haittaohjelmien suojausta säännöllisesti uusien haittaohjelmien allekirjoitusten avulla pilven kautta.
Microsoft tarjoaa sisäisen Windows Defender -tuotteen pöytätietokoneisiin ja Windows-pohjaisiin laitteisiin - ja se on ilmainen. Varmista, että se on käytössä. Tai sinulla on toinen haittaohjelmien suojaus vaihtoehto.
Lisäksi, kun Windows 10 tulee ulos myöhemmin tänä vuonna, se lisää Windows Update -ohjelman kautta sisäänrakennettuja suojausominaisuuksia. Windows 10 tarjoaa myös vaihtoehdon Windows Update for Business. Tämä tarjoaa nopeamman pääsyn tietoturvapäivityksiin ja kriittisiin korjauksiin ja hallintaan päivitysten käyttöönotossa IT-järjestelmänvalvojille. Jos sinulla on esimerkiksi tietotekniikkaosasto, se pystyy toimittamaan korjaustiedostoja syrjäisille sivustoille käyttäen rajoitettua kaistanleveyttä.
9) Asenna pilvipohjainen puhelinjärjestelmä
Harkitse joko VoIP-puhelupalvelua tai ohjelmistopohjaista virtuaalikytkentäpaneelia ja puhepostijärjestelmää.
Pilvipohjaisten puhelinjärjestelmien avulla voit saada etätyöntekijöille mahdollisuuden käyttää keskusjärjestelmää - erittäin alhaisin kustannuksin. Tämä on erityisen tärkeää pienille yrityksille, joilla on syrjäisiä työntekijöitä tai kotona työskenteleviä. Vaikka tiimin jäsenet käyttävät omia mobiililaitteitaan, voit silti liittää kaikki keskuslaajennuksiin ja yrityksen puhepostilaatikoihin.
Saat myös ammatillisen vaikutelman automaattisen äänen tervehdyksen muodossa.
Vastaajaviestit voidaan ohjata äänitiedostoina sähköpostitse, joten ne voidaan välittää muille tiimin jäsenille.
Saat myös käyttötilastoja, joiden avulla voit nähdä, miten tiimisi käyttää puhelinta - sopii erinomaisesti esimerkiksi asiakastukitoiminnon hallintaan.
10) Käytä videoneuvotteluja
Viimeisenä mutta ei vähäisimpänä, virtuaalikokousten laajaa käyttöä videon kautta. Jos jo käytät niitä, fantastinen - tee enemmän niistä.
Video tuottaa henkilökohtaisen vuorovaikutuksen vaikutuksen asiakkaisiin ja myyntimahdollisuuksiin ilman henkilökohtaisen matkustamisen kustannuksia.
Videoneuvottelut ovat myös mahtavia joukkueelle. Ihmiset, jotka työskentelevät kotona tai sijaitsevat eri toimistoissa, saattavat tuntua eristyksiltä. Tämä voi olla demotivoituva. Sähköposti ja pikaviestit ovat hyödyllisiä, mutta ne eivät korvaa tiimin jäsenen äänenvaimennuksen kuulemista tai pomo-hymyn näkemistä. Video saa ihmiset tuntemaan itsensä mukaan. Se tasoittaa tietä työskennellä yhdessä.
Monet pienet yritykset käyttävät Skypeä, koska se on ilmainen ja niin monet ihmiset käyttävät sitä henkilökohtaisiin tarkoituksiin, joita he jo tuntevat. Riippumatta siitä, mitä neuvotteluratkaisua valitset, tee se vain.
Toivon, että nämä 10 ajatusta kannustavat sinua tekemään enemmän pilvellä - tai vahvista, että yrityksesi on hyvässä kunnossa pilvessä.
Älä käsittele kaikkia näitä. Valitse vain yksi tai kaksi - ja aloita.
Tämän kirjoituksen aikana Anita Campbell osallistuu Microsoft Small Business Ambassador -ohjelmaan.
Low Hanging Fruit Photo Shutterstockin kautta
3 Kommentit ▼
