Toimistotyöntekijät avustavat toimistohenkilöstöä. He pitävät kirjaa ja arkistointijärjestelmiä ja ovat usein vastuussa tietojen syöttämisestä.He voivat ylläpitää tietokannan asiakkaista tai inventaariosta ja tuottaa kirjeenvaihtoa postitse, ja he lukevat ja lähettävät sähköpostia oikeaan osastoon. Kaiken toimiston ylläpitäjän yleisenä tavoitteena on helpottaa esimiehen työtä.
Tietokannanhallinta
Toimistohallinnon työntekijän ei yleensä odoteta rakentavan tietokantaa, vaan sen on annettava tiedot ja pystyttävä soittamaan tietueita, jotka täyttävät tietyt kriteerit hetkessä. Niiden on myös tuotettava tietokantoihin perustuvia raportteja. Nämä raportit välitetään yleensä ylimmälle henkilöstölle tai esitellään konferenssissa.
Kirjeenvaihdon valmistelu
Kirjeenvaihto voi olla yksittäinen kirje tai kaikille asiakkaille tarkoitettu uutiskirje. Toimiston hallintohenkilöstön on laadittava muistioita ja ilmoituksia ja lähetettävä ne kaikille henkilöstölle. Toimiston hallintohenkilöstön odotetaan käsittelevän sähköpostiviestejä ja jompikumpi vastaus välittää sähköpostin asianomaiselle osastolle.
Päivän video
Syöttää sinulle SaplingAikataulun hallinta
Varauspäivät, suunnittelukonferenssit ja henkilökunnan tiedottaminen aikatauluista merkitsivät perinteisesti kaikkien tapaamisten kirjoittamista keskeiseen päiväkirjaan ja viikoittaisten tai päivittäisten päivitysten lähettämistä henkilöstölle. Nyt suurin osa ajoituksista suoritetaan sähköisesti tietohallintaohjelmilla, kuten Outlook, iCal tai Eudora. Näin toimiston hallintohenkilöstö voi päivittää ja julkaista useita kalentereita sähköisesti. Näin muut henkilöstön jäsenet voivat tarkistaa kalenterit samanaikaisesti ja tehdä tarvittaessa muutoksia.
Vastaa puhelimiin
Toimiston hallintohenkilöstö vastaa puhelimiin ja käsittelee asiakkaita tai siirtää ne osastolle, joka vastaa paremmin heidän kyselyjään. Toimiston hallintohenkilöstön tehtävänä on myös tallentaa yksityiskohtaisia viestejä sekä soittajan yhteystiedot.
