Hallintoavustajat tukevat toimeenpanevan tason ammattilaisia, kuten toimitusjohtajia, talousjohtajia, varatoimitusjohtajia ja johtajia. Toimihenkilöiden avainhenkilöstö voi suorittaa tutkimusta, valmistella tilinpäätöstä ja analysoida raportteja sekä perusoperaatiotehtävien, kuten suunnittelukokousten ja matkajärjestelyjen, ohella. Toimeenpanevan hallinnon avustajan pitäisi pystyä ajattelemaan strategisesti ja tarjoamaan ratkaisuja sen sijaan, että yksinkertaisesti suorittaisi pyyntöjä.
$config[code] not foundtehtävät
Johtoryhmän apulaispalvelija tarjoaa peruspäällikön tukea, kuten puheluiden vastaamista ja ohjaamista, vierailijoiden tervehdyttämistä, kirjeenvaihdon avaamista ja jakelua, kokousten suunnittelua, toimistotarvikkeiden arkistointia ja tilaamista. Korkeamman tason tehtäviin kuuluvat kirjanpito, muistioiden kirjoittaminen ja jakelu sekä markkinointimateriaalien, kuten esitysten luominen.
Hallintoavustajaa voidaan myös kutsua suorittamaan tehtävät, jotka vastaavat alhaisempia johtotehtäviä. Näihin tehtäviin kuuluvat raporttien lukeminen, analysointi ja kirjoittaminen, markkinatutkimuksen suorittaminen, toimistolaitteiden hankinta tai vuokraus ja tarvikkeiden hallinta. Hän voi myös olla vastuussa alemman tason toimihenkilöiden koulutuksesta ja valvonnasta.
Skills
Monitoiminta- ja ajanhallinta ovat keskeisiä taitoja johtotehtävissä, koska häntä voidaan kutsua suorittamaan useita tehtäviä samassa ajassa. Toimeenpanevan hallinnollisen avustajan tulisi olla toimistokokemusta ja tietoa hallinnollisista menettelyistä, kuten henkilöstöhallinnon ja resurssien koordinoinnista. Muita taitoja ovat asiakaspalvelu, tehokas ymmärtäminen ja viestintä lukemisessa ja kirjoittamisessa sekä ongelmanratkaisu.
Päivän video
Syöttää sinulle Saplingtekniikka
Tietotekniset taidot ovat välttämättömiä hallintoavustajalle. Hänen pitäisi olla tyytyväinen työhön tarvittavaan tietokonealustaan. Jos hän on ammattitaitoinen tietokoneessa, mutta asema vaatii työtä Macintosh-tietokoneessa, hänen olisi harkittava koulutusta. Hänellä pitäisi olla useita sovellusohjelmistotietoja. Hallinnollisten avustajien käyttämiin sovelluksiin sisältyvät taulukkolaskenta, esitys, tekstinkäsittely, sähköposti, kirjanpito ja tietokantaohjelmistot. Häneltä voidaan myös vaatia käyttämään skanneria ja suorittamaan tulostimen ja kopiokoneen perushuolto.
Koulutus ja kokemus
Hallintoavustaja ei ole lähtötaso, ja yleensä tarvitaan tiettyä koulutusta ja työkokemusta. Korkeakouluopetusta tarvitaan, ja jotkut korkeakoulut voivat olla edullisia. Osakkuusyrityksen tutkinto voisi olla toivottavaa. Jotkut työnantajat voivat mieluummin valita kandidaatin tutkinnon. Työnantajat voivat myös suosia koulutustaustaa ja aiempaa kokemusta yrityksen toimialasta.
