Toimiston henkilökunta tukee yrityksen osastoja. He suorittavat monenlaisia tehtäviä ja käsittelevät suurimman osan liiketoiminnasta tulevista paperityöistä. Toimiston henkilökunta vastaa puhelimiin ja tervehtii kävijöitä. Ne käsittelevät paperityötä ja toimittavat tarvittavat asiakirjat oikeaan paikkaan.
Vastaanotto- ja vastaanottovirkailijoiden tehtävät
Monissa toimistoissa on vastaanottovirkailijoita ja avustajia, jotka vastaavat puhelimiin ja näyttävät saapuvat puhelut. Heidän on tiedettävä tiedot yrityksestä, jotta he voivat vastata kysymyksiin, jotka tulevat sisään. He ohjaavat puhelut ja ottavat viestejä, kun henkilökunta ei ole käytettävissä. Monet yritykset saavat suuria määriä puheluita, ja vastaanottovirkailijoiden on voitava käsitellä niitä oikein ja tehokkaasti. Työpöydän henkilökunta tervehtii kaikkia vierailijoita, työtovereita ja yrityksiä vierailevia asiakkaita. Ne näyttävät ja määrittelevät välittömästi, minkä tyyppistä pääsyä kävijä tarvitsee. He ovat vastuussa turvallisuudesta, kun kävijä on saatettava rakennuksesta.Jotkut työntekijät pitävät tapaamispäiväkirjoja, joissa on tietoja siitä, kuka odottaa tiettyinä aikoina ja mistä ne lähetetään.
$config[code] not foundPaperityön käsittely
Paperityötä koskevat tehtävät vaihtelevat yrityksen luonteen mukaan. Lääketieteellisissä asetuksissa on luotava, päivitettävä ja arkistoitava tietueet; laskutustiedot on hankittava; ja vakuutusyhtiön paperityöt täytetty ja jätetty. Oikeudellisessa toimistossa asianajajien asiakirjojen laatiminen voi olla tarpeen; jotkut asianajajat voivat ohjata toimistohenkilökuntaa suorittamaan tutkimusta oikeudellisten lehtien avulla. Oppilaitoksessa toimistohenkilöstön on ehkä päivitettävä opiskelijatietueita ja radan luokan aikatauluja. Jotkut työntekijät saattavat joutua päivittämään palkanlaskennan tiedot ja maksamaan laskut. Muut toimihenkilöt saattavat joutua syöttämään laskut, ostotilaukset ja muut kirjanpitoasiakirjat tietokonejärjestelmiin. Asiakirjojen arkistointi ja skannaus ovat muita yhteisiä toimistotoimintoja. Toimihenkilöt käsittelevät myös saapuvia ja lähteviä viestejä.
Päivän video
Syöttää sinulle SaplingKoordinoiva ja aikataulutus
Jotkut toimistohenkilökunnat tukevat yrityksen johtajuutta. Nämä henkilöstön jäsenet koordinoivat neuvottelupuheluja ja voivat toimia muiden toimihenkilöiden valvojina. Ne voivat tarkastella muistioita, kirjeitä ja muita saapuvia vastauksia priorisointia varten. He valmistelevat tulevien kokousten esityslistoja ja kirjoittavat kaikki tarvittavat tiedot kokouksista ja neuvottelupuheluista. He ottavat sanaa kirjeistä ja muistioista ja järjestävät kaikki tarvittavat asiakirjat tiedostoihin. He suunnittelevat ja koordinoivat mahdolliset matkajärjestelyt ja voivat varata hotelleja, vuokra-autoja ja ravintoloita.
Toimistolaitteet
Toimiston henkilökunta hallitsee tavallisesti toimistotarvikkeita yhtiön varastotilassa. Niiden on ehkä tilattava paperia, tulostimen mustepatruunoita, kynät, lyijykynät, muistilaput, korostimet, kirjekuoret, kirjelomakkeet ja muut liiketoiminnan suorittamiseen tarvittavat tarvikkeet. He kutsuvat huoltoyrityksiä tarkistamaan faksilaitteita ja tulostimia tarpeen mukaan. Uusien toimistolaitteiden ja -asennusten hankinta on tyypillisesti joku toimistossa.
2016 Palkkatiedot sihteereille ja hallinnollisille avustajille
Sihteerit ja hallinnolliset avustajat ansaitsivat keskimäärin 38 730 dollarin palkka vuonna 2016 Yhdysvaltojen työministeriön toimiston mukaan. Pienellä tasolla sihteerit ja hallinnolliset avustajat ansaitsivat 25 prosentin palkkion 30 500 dollaria, mikä tarkoittaa, että 75 prosenttia ansaitsi enemmän kuin tämä määrä. 75. prosenttipalkka on 48 680 dollaria eli 25 prosenttia ansaitsee enemmän. Vuonna 2016 Yhdysvalloissa työskenteli sihteerinä ja hallinnollisena avustajana 3 990 400 henkilöä.
