Sähköposti voi olla tärkeä, mutta jos et kommunikoi oikein, saatat todella vahingoittaa liiketoimintaa.
On olemassa joitakin sähköpostiviestien etikettisääntöjä ja -ohjeita, joiden avulla voit varmistaa, että sähköpostiviestisi on vankka. Tässä on 50 vinkkiä.
Liiketoiminnan sähköpostin etikettivinkkejä
Onko sinulla ammatillinen sähköpostiosoite
Ennen kuin aloitat sähköpostin lähettämisen, sinun on varmistettava, että todellinen sähköpostiosoitteesi on sopiva. Ihannetapauksessa sinulla on virallinen sähköpostiosoite, joka päättyy yrityksen URL-osoitteeseen. Mutta jos käytät henkilökohtaista Gmail-tiliä tai jotain vastaavaa, varmista, että pidät sen yksinkertaisena nimesi tai nimikirjasi sijaan sen sijaan, että yrität saada söpöjä tai hauskoja.
$config[code] not foundLisää suora aihe
Kussakin sähköpostiviestissä sinun on sisällytettävä aihe, joka kuvastaa tarkasti sähköpostin sisältöä. Vain muutama sana yhteenveto antaa vastaanottajalle käsityksen siitä, mitä odottaa ennen kuin he todella lukevat viestisi.
Käytä vain vastausta, kun tarvitset
Kun saat sähköpostiviestejä, joissa on mukana kaikki organisaationne tai jopa muutama henkilö, saatatte houkutella sisällyttämään kaikki vastauksesi. Mutta tämä voi johtaa siihen, että ihmisille hukkaa aikaa, jos viesti ei ole niille merkityksellinen. Käytä siis hoitoa ja vastaa vain, kun se on ehdottoman välttämätöntä.
lukea korjausvedoksia
Et halua viettää aikaa sähköpostin lähettämiseen vain, jos se on täynnä oikeinkirjoitus- ja kielioppivirheitä. Joten kestää minuutin oikoluku ja oikeinkirjoituksen tarkistus ennen lähettämistä, jotta voit tarttua mahdollisiin virheisiin.
Lue Tone uudelleen
Mutta sinun pitäisi myös lukea viestiäsi mielessäsi siitä, miten vastaanottajasi lukee sen. Joskus sävy voi kadota sähköpostitse. Joten varmista, että se lukee miten aiotte.
Pidä mielessäsi Manners
Ja tietysti sinun pitäisi sisällyttää mielihyvää, kuten kiitos, ja kiittää teitä jokaisessa viestissä.
Pidä se enemmän virallisina asiakkaille / esimiehille
Sähköisen viestinnän osalta on paljon erilaisia muodollisuuksia. Varmista, että harkitset suhteesi jokaisen henkilön kanssa ennen kuin saat liian mukavan. ”Hei kaverit” voi olla sopiva tervehdys ystävillesi. Mutta kun olet tekemisissä asiakkaiden kanssa, haluat ehkä pitää sen hieman ammattimaisemmaksi.
Käytä muodollisuutta uusille yhteystiedoille
Samoin on hyvä pitää asiat melko muodollisina ihmisten kanssa, joille lähetät sähköpostiviestejä ensimmäistä kertaa, kunnes tutustut niihin riittävän hyvin muuttamaan sitä.
Käytä hyväksyttävää tervehdystä
Tarkemmin sanottuna haluat harkita kunkin henkilön tervehdyksiä. Yleensä kannattaa pitää ”Hei…” ihmisille, joita tiedät melko hyvin. ”Hei” ja täydelliset nimet sopivat paremmin asiakkaille tai ensimmäistä kertaa kosketuksiin.
Pysy asiassa
Sähköpostisi todellisessa rungossa haluat pitää sen mahdollisimman lyhyenä. Älä tee vastaanottajaa lukemaan romaania vain selvittämään, mikä on tärkein asia.
$config[code] not foundHajota pitkät viestit
Jos sinulla on useita pisteitä, voit hajottaa tekstin eri kappaleilla tai parillisilla numeroilla, jotta se olisi helpompi lukea.
Ole selkeä toimintakehotuksessasi
Harkitse myös sitä, mitä haluat vastaanottajan tekemän viestin kanssa. Jos etsit heitä vastaamaan tiettyyn tietoon, kerro heille, että ne ovat sähköpostisi lopussa.
Käytä hoitoa lyhenteillä ja jargonilla
Jos olet sisällyttänyt sähköposteihin mitään lyhenteitä tai toimialakohtaista ammattikieltä, ota huomioon vastaanottajan tiedot. Jos olet tekemisissä esimerkiksi eri toimialojen asiakkaiden kanssa, saatat haluta lisätä hieman enemmän tietoa kuin olisit työskennellyt työtoverisi kanssa.
Harkitse sulkemista
Sitten jokaisen sähköpostiviestin lopussa haluat valita sopivan loppuraportin. Käytä jotain "kiitos" tai "paras" yrityksille tarkoitetuista sähköpostiviesteistä.
Lisää allekirjoituslohko
Voit myös sisällyttää allekirjoituslohkon, joka sisältää lisää tietoja sähköpostisi alareunassa. Lisää nimi ja yhteystiedot.
Tee huomautus kaikista liitetiedostoista
Jos liität sähköpostiviestiin asiakirjoja, anna vastaanottajalle tietää, mitä se on, joten heidän ei tarvitse avata sitä vain selvittämiseksi.
Älä unohda liittää
On myös melko yleistä, että ihmiset sanovat liittävänsä jotain ja sitten unohtavansa tehdä sen. Joten tarkista ennen lähettämistä.
Tarkista tiedoston koko
Mutta varo, kun liität suuria tiedostoja. Tee niin vain silloin, kun se on ehdottoman välttämätöntä. Tai voit kokeilla kuvia uudelleen tai jakaa tiedoston pienempiin kappaleisiin, jotta se olisi helpommin hallittavissa.
Zip Suuret tiedostot
Kun sinun täytyy liittää suuria tiedostoja, aseta ne.zip-tiedostoon, jotta vastaanottajasi olisi helpompi.
Kysy ensimmäisistä liitteistä
Hyvä käytäntö on myös kysyä vastaanottajalta, jos on hyvä lähettää suuri tiedosto etukäteen. Ja sitten selvittää, milloin olisi paras aika lähettää tällainen tiedosto.
Kysy Tiedostotyypit
Tarkista myös, mitä ohjelmia vastaanottajilla on pääsy, jotta voit olla varma, että ne voivat avata lähettämiesi liitetiedostojen.
Lähetä PDF-tiedostoja mahdollisuuksien mukaan
Mutta PDF-tiedostot ovat helposti nähtävissä millä tahansa laitteella. Jos mahdollista, lähetä PDF-tiedostoja tiettyä ohjelmaa vaativien tiedostojen sijasta.
Älä avaa liitteitä ihmisiltä, joita et tiedä
Yhtälön toisella puolella, kun saat liitteen sähköpostiviestissä, jota et odottanut, varmista, että avaat sen. Jos et ole varma jostain, kysy lähettäjältä liitetiedostoa ennen kuin avaat sen.
Älä jaa luottamuksellisia tietoja
Koska sähköpostit on niin helppo välittää ja jakaa tai vahingossa lähettää väärälle henkilölle, se ei ole oikea muoto luottamuksellisten tai luottamuksellisten tietojen jakamiseen.
Käytä varovaisuutta huumorin kanssa
Saatat myös olla houkutusta lisätä hieman hauskaa tai huumoria sähköposteihin. Mutta koska sähköpostiviestien ääni voi olla vaikea tulkita, varmista, että se on hyvin selvää tai pitää vitsejä ihmisille, joille olet todella tyytyväinen.
Pysy poissa Silly Fontsista
Sähköposti ei myöskään ole oikea paikka, jolla voit luoda mainoksia muotoiluelementeillä. Kiinnitä klassisia ja helposti luettavia fontteja.
Stick mustalla ja valkoisella
Samoin pysy poissa ainutlaatuisista kirjasinten väreistä ja taustakuvioista. Klassinen musta ja valkoinen on helpoin lukea.
Rajauspisteiden käyttö
Huutomerkit voivat auttaa sinua välittämään jännitystä. Mutta älä käytä niitä yli tai viestisi ei näytä olevan ammattimainen.
Käytä varovaisuutta kaikkien korkkien kanssa
Kaikki korkit voivat myös lisätä jonkin verran huomiota. Mutta se voi myös törmätä huutamaan. Joten jos se on todella tarpeen, harkitse kursiivia tai jotain sen sijaan.
Käytä vain hymiöitä joidenkin ihmisten kanssa
Hymiöiden ja hymiöiden kohdalla pidä ne keskusteluissa ystävien ja läheisten työtovereiden kanssa, joiden tiedät, etteivät ne tulkitse väärin tai näe niitä epäammattisina.
Mieti erilaisia kulttuureja ja kieliä
Saatat myös joskus vastata eri kulttuureista tai taustoista. Muista siis harkita, että kun käsittelet vastauksiasi, et loukkaa tai sekoita ketään.
Astu takaisin ennen kuin lähetät emotionaalisia viestejä
Jos et löydä itseäsi tilanteessa, jossa sinun täytyy lähettää vihainen tai muutoin emotionaalinen sähköpostiosoite, kirjoita viestisi sitten askeleen pois, jotta päätäsi poistettaisiin. Tarkista sitten viesti myöhemmin ja varmista, että se todella on, mitä haluat sanoa.
Vastaa satunnaisiin viesteihin
Jos saat sähköpostiviestin, jota ei ole tarkoitettu sinulle, vastaa lähettäjälle, jotta he voivat nopeasti ilmoittaa heille.
Vahvista kuittaus viestien osalta, joita et pääse heti
Ja jos saat sähköpostiviestin, joka on tarkoitettu sinulle, mutta et voi vastata siihen välittömästi, anna lähettäjän tietää, että olet saanut sen ja milloin voit saada sen.
Aloita uusi sähköpostiketju uusille aiheille
Kun lähetät jonkun, joka vastaa usein, voi olla houkuttelevaa pitää vain yksi ketju jatkuvasti. Mutta tämä voi vaikeuttaa keskustelujen järjestämistä. Aloita siis uusi ketju jokaiselle uudelle aiheelle.
Vain etukäteen lähetettävät viestit, kun niitä tarvitaan
Välittäminen voi olla hyödyllinen ominaisuus sähköpostin käyttäjille. Mutta sitä voidaan myös käyttää liikaa. Joten ennen kuin lähetät viestejä, varmista, että ne ovat todella tarpeellisia, joten et pommita ihmisiä sähköpostilla.
Lisää henkilökohtainen viesti lähetettäessä
Kun pitää tarpeellisena lähettää sähköpostiviestejä, lisää ylhäältä henkilökohtainen viesti selittämään sen sijaan, että vain osuisi eteenpäin ja saisit vastaanottajan lukemaan koko sähköpostin ilman kontekstia.
Tarkista sisältö ennen välittämistä
Jos lähetät uutiskirjeen tai kaikenlaista tietoa, jota et voi henkilökohtaisesti taata, tarkista tarkkuutta, jotta et menettäisi kenenkään aikaa tietojen kanssa, joita ei ole korjattu.
Älä lisää henkilöitä sähköpostilistoihin, joita he eivät ole rekisteröityneet
Jos sinulla on ryhmäsähköpostiketjuja tai -listoja, jotka lähetät sähköpostiviestejä säännöllisesti, lisää ihmisiä vain luetteloon, jos he ovat antaneet sinulle luvan.
Pyydä kohteliaasti ottamaan vastaan luettelot, joita et ole rekisteröitynyt
Ja jos olet koskaan lisännyt luetteloon, jota et ole rekisteröitynyt, älä pelkää ottaa yhteyttä lähettäjään ja kysyä kohteliaasti, että otat sen pois.
Anna ihmisille riittävästi aikaa vastata ennen muistutusten lähettämistä
Jos olet lähettänyt sähköpostia ja et ole saanut vastausta, saatat haluta lähettää nopean muistutuksen. Varmista vain, että olet antanut henkilölle päivän tai kaksi vastausta, riippuen siitä, kuinka kauan se kestää tavallisesti.
Tarkista roskapostikansio
On myös hyvä tarkistaa roskapostikansiosi tai roskapostikansiosi ennen kuin lähetät muistutuskirjeitä ihmisille - vain jos he ovat jo lähettäneet sen.
Käytä lomamatkoja
Kun lähdet lomalle tai ulos toimistosta yli päivän tai kaksi, määritä automaattinen vastaus tai poista viesti, jotta ihmiset saavat nopean vastauksen sähköpostitse.
Anna ihmisten tietää, milloin vastaat
Ilmoita kyseisessä viestissä päivämäärä, jonka olet palaamassa toimistoon, ja kun odotat voivasi palauttaa sähköpostiviestit, jotta he tietävät, milloin odottaa vastausta.
Anna heille toinen yhteys kiireellisiin asioihin
Ja jos jokin tiedustelu on erityisen kiireellistä, sisällyttäkää yrityksessäsi toinen yhteyshenkilö, johon he voivat ottaa yhteyttä.
Lisää sähköpostiosoite viimeiseksi
Jos olet laatimassa uutta sähköpostia, aloita aihe ja sisältö, ennen kuin lisäät vastaanottajan sähköpostiosoitteen. Tämä estää sinua lähettämästä sitä vahingossa liian aikaisin.
Tarkista vastaanottaja kaksinkertaisesti
Haluat myös varmistaa, että lähetät sen oikeaan henkilöön. Tarkista siis aina ennen lähettämistä.
Kolminkertainen tarkistus Nimi-oikeinkirjoitus
Palaa takaisin ja tarkista vielä kerran, että kirjoitit henkilön nimen oikein sähköpostiisi. Et voi olla liian varovainen tässä tapauksessa.
Varmista, että nimesi näkyy oikein
Varmista myös, että oma nimi näkyy oikein allekirjoituksessa ja lähettäjän kentässä.
Poista tarvittaessa nopeasti
Joillakin Gmailin kaltaisilla sähköpostiohjelmilla on ominaisuus, jonka avulla voit poistaa lähetetyt sähköpostit, jos teet sen heti. Joten jos unohdit kaksinkertaisen tarkistuksen, poista sähköposti nopeasti ennen kuin se todella saa vastaanottajalle.
Sähköpostin lähetys Shutterstockin kautta
Lisää: Suosittuja artikkeleita 9 Kommentit ▼
