Yksi hallinnon eri tasoilla työskentelevän henkilöstön tehtävistä on kertoa tiedotustilaisuuksia poliittisille päättäjille, jotka käyttävät muistioita opetakseen itseään asioista ja ohjaamaan heitä protokollien, menettelyjen ja lakien muodostamisessa. Tiedotustilaisuus on tiivis yhteenveto asiasta tai tapauksesta, joka esittää lukijalle kehotuksen toimia. Onnistunut muistio vakuuttaa lukijan toimimaan antamalla konkreettisia todisteita, joita on helppo ymmärtää ja arvioida.
$config[code] not foundAloita muistio kirjoittamalla "Vastaanottaja:" ja "Alkaen:" Lisää lähettäjän ja vastaanottajan nimi kaksoispisteiden jälkeen. Kirjoita seuraavaan riviin muistion kirjoittamisen päivämäärä. Viimeistele tämä kohta kirjoittamalla "Aihe:", jota seuraa aihe, johon muistio viittaa.
Määritä toimenpide, jonka haluat lukijan ottavan muistion ensimmäiseen virkkeeseen tai kappaleeseen.
Säilytä lukijan huomiota käyttämällä lyhyitä, lyhyitä kappaleita, jotka ovat enintään 5 lauseita. Ilmoittaessasi syyt toimiin luetelkaa jokainen syy erilliseen kohtaan.
Käytä empiirisiä todisteita saadaksesi lukijalle ehdotetun toimintatavan tarpeen. Esimerkiksi mainitaan alhaisen tulotason asuntotilastot, kun pyritään muuttamaan tiettyä kaavoituspolitiikkaa. Vältä yleistyksiä, joita et voi tukea tosiseikoilla.
Kuvaile vaihtoehtoisia toimintatapoja tai toimintalinjoja, joissa kuvataan kunkin edut ja haitat.
Vältä tarpeettomia sanoja tai muodollisia ilmaisuja, esimerkiksi "keskustelumme mukaan" ja teknistä ammattikieltä, kun mainitset tosiasioita ja lukuja. Käytä yksinkertaista ja suoraa kieltä, jota jokainen lukija voi ymmärtää.
Käytä aktiivista ääntä, toisin kuin passiivista, koko muistiossa, jotta voit rohkaista toimia. Jos tiedät muistion vastaanottajan hyvin, käytä ensimmäisen persoonanimiä, kuten "I" ja "me", koska ihmiset tekevät todennäköisemmin jotakin niille, joita he tuntevat tuntevansa henkilökohtaisesti. Korosta tällaisia henkilökohtaisia yhteyksiä edelleen käyttämällä supistuksia, kuten "Olen".
Toistakaa uudelleen tarvetta toimia muistion lopussa. Muista ilmoittaa, onko toimien määräaikaa täytettävä.
Varoitus
Valvontamuistiin, joka on yli kaksi sivua pitkä, tulee raportti, jonka lukija ei todennäköisesti lueta heti vastaanottamisen jälkeen.
