"Tiedostoon" osoitetulla työpaikalla tapahtuvalla viestinnällä on noudatettava työtietojen prosessia ja rakennetta sekä liiketoiminnan kirjeenvaihdon perusmuotoa. Tiedostojen muistiinpanot on tarkoitettu dokumentoimaan sellaisia toimia kuin henkilöstön muutokset tai työllisyyspäätökset. Lisäksi ne säilyttävät henkilöresursseihin ja työpaikkatutkimuksiin liittyvät tosiasiat ja olosuhteet.
Vastaanottaja
Vaikka muistiosi on tarkoitettu dokumentoimaan tiedosto, voi silti olla vastaanottajia, jotka saavat suoraan viestin kopion. Jos esimerkiksi dokumentoit työntekijän tiedoston, joka koskee hänen harkintansa edistämistä, saatat haluta sisällyttää hänen nykyisen ohjaajansa ja valvojan, jolle hän raportoi uudessa roolissa. Lisäksi anna työntekijälle kopio muistiosta.
$config[code] not foundArkaluonteinen tieto
Herkistä tiedoista tehdyt työpistemuistutukset olisi osoitettava vain niille, joiden tarvitsee tietää, ja muistutukset on merkittävä selvästi "luottamuksellisiksi", jos ne sisältävät tietoja, joita ei saa keskustella henkilöstön ja työntekijän valvojan kesken. Joissakin tapauksissa arkaluonteisia asioita käsitteleviä muistioita ei pitäisi sijoittaa työntekijän tiedostoon lainkaan. Esimerkiksi työpaikalla tehtävien tutkimusten, kuten seksuaalisen häirinnän, tapauksessa muistiinpano menee tutkintatiedostoon eikä työntekijän henkilötiedostoon.Tutkintatarkoituksiin tehtävät muistiinpanot ovat luottamuksellisia ja niitä voivat käyttää vain henkilöt, joilla on tarvittava tieto, kuten henkilöstöhallinto, yritysjohtajat ja omistajat tai lakimies.
Muistion sisältö
Ellei tämä muistio ole osa jatkuvaa kirjeenvaihtoa, sinun on ehkä kuvattava olosuhteet tai selitettävä asiakirjan syy. Jos se on henkilökohtainen asia - muu kuin tutkimus - aloita muistio työntekijän nimestä, osastosta, asemasta ja työsuhteen pituudesta. Jos esimerkiksi tiivistät työntekijän siirtopyynnön, ensimmäisessä kohdassa on oltava asianmukaiset tiedot, kuten työntekijän asema ja asema tai osasto, jolle hän pyysi siirtoa. Muistiossa olisi myös tietoja siitä, onko hänen siirtopyyntöä myönnetty, harkittu tai evätty.
Jakelu ja arkistot
Jos kirjoitat työntekijän tiedostoon, muistion kopion pitäisi siirtyä HR-kirjeenvaihtotiedostoon osana jakeluluetteloa. Lisäksi työntekijä saa kopion ja niin myös muut osapuolet, jotka saattavat olla tietoisia työntekijöiden tiedoista, ellei muistio ole osa luottamuksellista työpaikan tutkimusta. Tällöin ainoastaan HR: llä ja tutkimuksessa työskentelevällä henkilöstöllä olisi oltava pääsy muistioon. Kun muistion sisältävä tiedosto lähetetään arkistoihisi, HR-osasto säilyttää kopion yksikön yleisessä kirjeenvaihtotiedostossa olevasta muistiosta.
